Кадровое делопроизводство #Чек-листы 13 июля 2026

Чек лист «Обязательные кадровые документы в 2026 году»

376

4 минуты чтения

Бесплатный чек-лист для владельцев бизнеса и HR Вы уверены, что у вас всё в порядке с кадровыми документами?
Даже одна пропущенная позиция — это штраф до 100 000 ? по ст. 5.27 КоАП РФ. Я подготовила практический чек-лист на 2026 год — с отсылками к ТК РФ, учётом последних изменений и фокусом на реальные риски.

Популярное по теме

377

Посмотреть чек-лист

Малый бизнес может не применять унифицированные формы (Т-1, Т-2 и др.), но обязан соблюдать содержание по ТК РФЭлектронные трудовые книжкиОбязателен, если режим отличается от стандартного (5/2, 8 часов)Обязательные кадровые документы в 2026 году

Для всех работодателей: ИП и ООО с наёмным персоналом

Важно: отсутствие любого из этих документов — основание для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ:

— до 100 000 ? для юрлица,

— до 30 000 ? для должностного лица,

— до 50 000 ? для ИП (с 2024 г. штрафы для ИП приравнены к юрлицам при повторном нарушении).

I. ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ (ЛНА)

(обязательны, если применяются к трудовым отношениям)

Документ	Основание в ТК РФ	Обязательность
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	ст. 189, ст. 22 ТК РФ	Обязателен для всех работодателей с наёмным персоналом
Положение об оплате труда	ст. 135 ТК РФ	Обязателен, если система оплаты сложнее фиксированного оклада (премии, надбавки, KPI и т.д.)
Положение о премировании	ст. 135, ст. 191 ТК РФ	Обязателен, если премии выплачиваются регулярно или системно
Политика в отношении персональных данных	ФЗ-152 + ст. 88 ТК РФ	Обязательна при сборе/обработке ПДн (имя, паспорт, СНИЛС и т.д.)
Положение о коммерческой тайне	ст. 243 ТК РФ	Не обязательно, но обязательно для применения дисциплинарной ответственности за разглашение
Положение об охране труда	ст. 212 ТК РФ	Обязателен для всех работодателей (включая офисы)
Положение о командировках	ст. 166–169 ТК РФ	Не обязателен формально, но обязателен фактически, если есть командировки (иначе нарушение порядка возмещения расходов)

Все ЛНА доводятся до сведения сотрудников под подпись (ст. 22, ст. 136 ТК РФ). Без подписи — не могут применяться.

II. ДОКУМЕНТЫ ПО КАЖДОМУ СОТРУДНИКУ

Документ	Основание	Комментарий
Трудовой договор (в 2 экз.)	ст. 57, ст. 67 ТК РФ	Подписан обеими сторонами. При дистанционной работе — в электронной форме с ЭЦП (ст. 312.2 ТК РФ)
Приказ о приёме на работу	ст. 68 ТК РФ	Форма свободная или по унифицированным формам (Т-1)
Личная карточка	ст. 66 ТК РФ	Обязательна. Можно в электронном виде (с 2024 г. разрешено ведение в ЭДО)
Должностная инструкция	ст. 57 ТК РФ (п. 2 ч. 2)	Обязательна, если упомянута в трудовом договоре.
Журнал ознакомления с ЛНА	ст. 22, ст. 136 ТК РФ	Подпись по каждому акту (можно в личной карточке или отдельно)
Согласие на обработку ПДн	ФЗ-152 + ст. 88 ТК РФ	Обязательно при приёме

III. ДОКУМЕНТЫ ПО РАБОЧЕМУ ВРЕМЕНИ И ОПЛАТЕ

Документ	Основание	Комментарий
Штатное расписание	ст. 57 ТК РФ	Обязательно (указывает структуру, должности, оклады)
График работы / сменности	ст. 100, ст. 103 ТК РФ	Обязателен, если режим отличается от стандартного (5/2, 8 часов)
Табель учёта рабочего времени	ст. 91 ТК РФ	Ведётся ежемесячно даже при окладе
Расчётные листки	ст. 136 ТК РФ	Выдаются ежемесячно (можно в электронном виде с согласия сотрудника)

IV. ОХРАНА ТРУДА И БЕЗОПАСНОСТЬ

Документ	Основание	Комментарий
Инструктажи по ОТ (вводный, первичный)	ст. 225 ТК РФ	Обязательны даже для офисных сотрудников
Журналы инструктажей	ст. 225 ТК РФ	С подписями
Специальная оценка условий труда (СОУТ)	ст. 212, ст. 213 ТК РФ	Актуальный отчёт (действует 5 лет) или декларация соответствия (если все условия допустимые)
Медосмотры	ст. 213 ТК РФ	Только для вредных/опасных производств и отдельных профессий (водители, пищевики и др.)

V. ПРОЧИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Документ	Основание	Комментарий
Приказы по кадровым событиям (отпуска, больничные, увольнения)	ст. 122, ст. 184, ст. 84.1 ТК РФ	Обязательны
График отпусков	ст. 123 ТК РФ	Утверждается до 17 декабря предыдущего года
Архив уволенных сотрудников	Постановление Правительства № 1157 (ред. 2023)	Хранится не менее 50 лет (для большинства случаев)

VI. НОВОВВЕДЕНИЯ 2024–2026 ГОДОВ

Изменение	Что делать
Электронные трудовые книжки	С 2021 г. — по умолчанию. Если сотрудник выбрал бумажную — ведите обе формы
Электронные документы в ЭДО	С 2024 г. разрешено вести весь кадровый документооборот в электронном виде при наличии СКЗИ и согласия сотрудника
Упрощённая отчётность для МСП	Малый бизнес может не применять унифицированные формы (Т-1, Т-2 и др.), но обязан соблюдать содержание по ТК РФ

Что проверить в первую очередь?

1. Есть ли ПВТР и Положение об оплате труда?

2. Подписаны ли трудовые договоры со всеми?

3. Есть ли штатное расписание и график отпусков?

4. Проведены ли инструктажи по ОТ?

5. Все ли ЛНА доведены до сведения под подпись?

Помните: наличие полного пакета документов — это не бюрократия. Это ваша юридическая защита от:

штрафов Роструда,
исков по неправомерному увольнению,
споров по оплате труда и премиям,
претензий по охране труда.

Нужна помощь с восстановлением или актуализацией документов? Готова провести аудит кадровой документации и подготовить недостающий пакет «под ключ» с учётом всех требований 2026 года.

Поделиться статьей

Интересует аудит или разработка документов?

Опишите вашу задачу и я сделаю вам расчет бесплатно

Автор материала - Виктория Китаева

Помогаю с кадровым учетом