Быть или не быть электронным трудовым книжкам?

Быть или не быть электронным трудовым книжкам?

• История вопроса.
• Законодательство об электронных трудовых книжках.
• Порядок перехода на электронные трудовые книжки и к чему готовится работодателю. 
• Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки.
• Новая отчетность.
• Будет ли экономическая выгода от перехода на электронные трудовые книжки.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Электронные трудовые книжки

Правительство России в июле внесло в Госдуму пакет законопроектов о введении электронных трудовых книжек. Изменения предлагаются внести в Трудовой кодекс РФ, федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", а также в КоАП в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности, либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений.

На сегодняшний день Госдума на пленарном заседании 21 ноября приняла во втором чтении законопроекты об электронных трудовых книжках. Вот собственно, кратко об истории вопроса.

Проект № 748684-7, которым  вносятся изменения в Трудовой кодекс, и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде.

Проект № 748744-7,  которым вносятся изменения в федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводит обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

Третий законопроект № 748758-7 вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений, либо представление неполных или недостоверных сведений, который внесен в Государственную Думу и подготовлен к рассмотрению в первом чтении.

Проект Федерального закона N 748684-7 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)" пока действительно только «проект», но, довольно таки, активно обсуждается как профессиональным сообществом, так и рядовыми гражданами.

Закон об электронных трудовых книжках давно ждет бизнес, подчеркнул председатель Госдумы. "Возможности для перехода на "цифру" у компаний есть, а главное - этот закон даст возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме, - пояснил он журналистам. - Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников".

Ну, о том, что «бизнес» спит и видит, как бы ему расходы сократить, мы с вами знаем, и, собственно, все те из нас, кто занимается планированием расходов на персонал, работает с бюджетированием, разрабатывает системы оплаты труда, как раз на эту тему то и работают.

 А тут раз, и целые отделы кадров «уйдут в цифровое небытие»…Я за развитие передовых, и даже цифровых технологий. Но где же эти роботы, которые собеседования проводят, и армия рекрутеров, которые остались без работы?

Думаю, что никакого «освобождения» отдела кадров не будет. Период внедрения, как и любой проект, затянется просто из-за того, что, работники не всегда с энтузиазмом воспринимают изменения, тем более трудового законодательства. Страшно представить, но 60! миллионов граждан (озвученная цифра в прессе) могут написать заявления об отказе от электронной трудовой книжки в 2020 году! И это работа ляжет на плечи отделов кадров. Так что ожидается не уменьшение, а увеличение трудозатрат. По крайней мере, в ближайшие год- два.

А сейчас, конечно, надо разработать изменения в ЛНА, продумать и известить сотрудников о предстоящих изменениях в части ведения трудовых книжек, чтобы это было уже от организации, а не из публичных источников информации. Уведомления ведь надо будет делать письменно, форму можно уже сейчас разработать и продумать, и начать  оповещать всех сотрудников.

Несомненно, есть ряд преимуществ в электронных трудовых книжках: это и удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности, дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства, дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

Есть и не явные положительные моменты: предполагается, что минимизируется мошенничество с получением пенсий, с фиктивным трудоустройством…

К недостаткам можно отнести, опять же «человеческий фактор». При заполнении данных, например, при трудоустройстве, не ту букву может написать, как сам специалист, так и, собственно, сотрудник. Ну, а исправлять, как мы знаем, нужно будет уже «очно».

Так же есть риск утечки данных, так же, как «утекают» наши с вами данные с многочисленных онлайн ресурсов. Сервера, тоже, кстати, бывает, выходят из строя. Так что, коллеги, есть нам, о чем подумать, давайте будем «проактивными» и подготовимся, как следует.

Естественно, изменится и отчетность. Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. Кстати, даже если за прошедший месяц никаких изменений (прием на работу, увольнение, перевод и прочие) не произошло, то сведения все равно  надо будет подавать.

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников подготовлены. Но окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

Правительство считает, что экономия составит сотни миллионов рублей. А вот нам и тема для дискуссии: давайте посчитаем? И кто посчитает затраты на модернизацию информационной системы ПФР?

Тем не менее, процесс перехода на электронные цифровые книжки является частью нацпроекта "Цифровая экономика". Планируется, что переход будет плавным, так что как у работодателя, так и у сотрудника, надеюсь, будет время проникнуться этой темой, подготовиться. Удачи нам всем!