Бланк для самофотографии рабочего времени сотрудника отделов продаж

Данный бланк для самофотографии рабочего времени был использован как один из инструментов крупного исследования затрат рабочего времени сотрудниками отделов продаж регионального медиахолдинга (общая совокупность выборки  - 77 человек, это все сотрудники нескольких отделов продаж). 

К исследованию затрат рабочего времени в отделах продаж и решению задачи самофотографии рабочего времени нас подтолкнули следующие обстоятельства:
1. Недавнее внедрение в работу отделов продаж CRM системы. Многичисленные отзывы сотрудников о том, что работа с CRM отнимает много времени. 
2. Большая текучесть кадров в отделе продаж, предположительно, в связи с неадекватной организацией труда. 
3. Менеджеры постоянно жаловались на то, что им приходится делать очень много непрофильной работы, вместо того, чтобы заниматься собственно продажами. 

Цели самофотографии рабочего времени были следующие:
1. Понять общую картину использования рабочего времени сотрудниками отделов продаж.
2. Выявить процессы, значимо влияющие на эффективность использования рабочего времени. 
Методом исследования  - стала фотография и самофотография рабочего времени сотрудников отдела продаж.

Само исследования было разбито на несколько этапов:
1. Сплошная самофотография рабочего времени всеми сотрудниками отделов продаж с использованием данного бланка. Данный вид исследования рабочего времени проводился в течение 1 дня три раза в месяц в разные периоды цикла продаж (начало месяца - отчетный период, середина месяца - текущие продажи, конец месяца - сбор денег).
2. Фотография рабочего времени сотрудников контрольной группы. В данную группу вошли 2-3 сотрудника отдела продаж, заинтересованные в повышении эффективности персонального тайм-менеджмента. Фотографию их рабочего времени проводил сторонний специалист. 
3.  Сплошная фотография рабочего времени  сотрудников отдела продаж сторонним специалистом. 

В результате анализа и обобщения всей собранной информации были получены интересные выводы:
1. Самую большую часть  затрат рабочего времени менеджеров составляет  т.н. офисная некоммуникативная непрофильная  деятельность (проще говоря - бумажно-компьютерная работа)
2. Коммуникации с клиентом составляют лишь четверть затрат рабочего времени менеджеров по продажам.
3. Работа в  CRM не занимает много времени, как жаловались менеджеры. Кроме того, есть корреляция затрат времени на  CRM и эффективности продаж. 
4. Менеджер оперирует большим количеством неструктурированной информации, тратя время на ее обработку. "Упаковав" данную информацию в удобные формы, можно сэкономить рабочее  время сотрудников. 
 
На основе этих выводов руководство Холдинга предприняло ряд серьезных шагов в области изменения организации труда сотрудников отделов продаж, но  это уже другая история. 
 

Уважаемый сотрудник отдела продаж!

Холдинг «К» проводит исследование затрат рабочего времени в отделах продаж в целях оптимизации и повышения эффективности труда сотрудников.

Просим вас заполнять предлагаемую ниже форму в течении всего рабочего дня и тщательно фиксировать все типы затрат рабочего времени.

В графе индекс наименований затрат рабочего времени нужно ставить номер затрат рабочего времени из предложенного  перечня.

Перечень наименований затрат рабочего времени:

1. Производственные контакты с другими подразделениями Холдинга
2. Личные контакты (контакты не по поводу работы) 
3. Встреча с клиентом
4. Организационная подготовка к встрече с клиентом (распечатка материалов, запись на водителя  и пр.)
5. Передвижение в пространстве (поездка к месту встречи)
6. Контакты с руководством (планерки, совещания, беседы)
7. Работа в CRM системе
8. Работа в компьютере, но не в CRM (электронная почта, презантации, подготовка документов)
9. Работа с документами (заполнение, подпись, согласование).
10. Телефонные переговоры с клиентом
11. Телефонные переговоры прочие
12. Обслуживание рабочего места
13. Обед
14. Медиапланирование
15. Прочий отдых и личные нужды
16. Иное  - пояснение в свободной форме. 

В графе «Время начала операции» фиксируется точное время, когда вы приступили к выполнению данного действия.

В графе «Продолжительность» укажите сколько времени (иногда примерно) у вас это отняло.

В столбце «Примечание» - любую информацию, которую считате ценной для анализа затрат рабочего времени.

Шаг замера времени — 10 минут, т.е. фиксируются операции, которые длились в пределах или более 10 минут.

Приносим извинения за доставленные неудобства и дополнительные обязанности к вашей ежедневной работе

Просим отнестись к мероприятию ответственно и с пониманием!

Спасибо!