Организационная диагностика компании или что покупает клиент?

Организационная диагностика является первым  необходимым этапом в процессе  управленческого консультирования,  и отказ от него может привести к потере средств, сил и времени на устранение или исправление не тех проблем или не тех причин имеющихся проблем!

Что такое диагностика?

Если обратиться к медицинскому термину – то это процесс распознавания болезни и установление диагноза!

То же происходит и в результате организационной диагностики – распознается болезнь (проблема), устанавливается диагноз (т.е. причина) и назначается лечение (даются рекомендации).

«Зачем нужна организационная диагностика?» – спросите вы – «Мы и так знаем все свои проблемы! Вот их и надо устранять! Что тут еще диагностировать?»

Ответим сразу, что профессиональный консультант не возьмется устранять вашу ПРОБЛЕМУ!  Он будет выяснять  ПРИЧИНЫ И ПОСЛЕДСТВИЯ  ВАШЕЙ ПРОБЛЕМЫ, и предлагать варианты для ее устранения. Ведь настоящая организационная проблема – это Трудность по преодолению трудностей.  И ответ на вопрос «Почему вы затрудняетесь в решении этой проблемы (трудности)?» как раз и дает направление для поиска настоящих решений, поскольку  главная цель диагностики – это повышение управляемости организацией и выявление резервов для ее повышения. 

Бизнес как автомобиль

Чтобы  объяснить  необходимость и важность организационной диагностики  рассмотрим такой пример.

Ни для кого не секрет, что даже очень хорошие автомобили иногда начинают некорректно работать, например, появляется какой-то стук  или шум, и Вы понимаете что, что-то не так, и необходимо срочно что-то предпринимать, поскольку последствия этого стука могут быть  совсем не приятные. Вы принимаете решение ехать на станцию техобслуживания, и там первое, что Вам предлагают сделать, это – провести ДИАГНОСТИКУ автомобиля, чтобы точно ОПРЕДЕЛИТЬ ПРИЧИНУ(Ы) ваших жалоб! Возникнет ли у Вас желание отказаться от диагностики и сразу заняться ремонтом? «Конечно же, нет, т.к. пока непонятно что ремонтировать!» – скажете Вы, и будете совершенно правы!

Предвидим Ваш вопрос – «А вдруг, у меня уже была подобная проблема или поломка, зачем мне делать еще раз диагностику - надо сразу делать ремонт, так уж точно и быстрее и экономней!» - «Да, вероятно Вы правы – так совершенно точно экономней!!!». А Вы не задумывались, почему у Вас опять произошла точно такая же поломка? А правильно ли Вам при прошлой поломке  определили  ПРИЧИНУ, если она возникла вновь?!

Вы скажете – «Ну есть же опытные авторемонтники, которые с одного  взгляда могут определить, что сломалось, и сразу это починят!». И здесь Мы  с Вами согласимся, - «Да, конечно  опытный ремонтник может легко определить поломку, но он не сможет вам достоверно сказать, почему эта поломка произошла, и сможет ли она повториться вновь». На этот вопрос Вам ответит только диагностика с помощью специальных методов!

То же  происходит и в организации, Вы видите проблемы, Вы хотите их устранить, и возможно даже успешно устраняете, но эти, же проблемы удивительным образом повторяются снова и снова! В чем же дело? А дело все в том, что Вы просто не устраняете их причины! Ваши проблемы могут иметь не одну, а одновременно множество причин, и от качественного их выявления и анализа зависит результат - возникнут ли проблемы снова в Вашей  компании, или благодаря их исчезновению, Вы прекратите тратить свое время и ресурсы, а направите их на развитие своей компании и увеличение оборотов. 

Протестируемся!

Теперь давайте определим, в каких случаях компании нужна организационная диагностика. Для этого Мы предлагаем Вам пройти небольшой тест из 11 вопросов:

«Заставляет задуматься?»

Если Вы ответили положительно более чем на три вопроса данного теста, то возникает вопрос - почему Вы до сих пор не решили эти проблемы:

• Вы не придаете им значения?  - А как же риски и угрозы для бизнеса? Даже откладывание решений это тоже риск, только пассивный!
• Никак не определите настоящую причину?  - Да, иногда изнутри очень сложно увидеть настоящие причины проблем.
• Не можете найти достойное решение? – Решения, которые Вы находите, не выполнимы, или не дают необходимого результата.
• Или просто не хватает времени, чтобы навести порядок? – Да, большой объем текучки, очень мешает развитию, на развитие просто нет времени… как в замкнутом круге…

Как известно, безвыходных ситуаций не бывает! 

Какие же есть варианты?

Вариант 1. Можно,  пройти обучение современным методам менеджмента, в том числе и методам поиска проблем, их причин и вариантов их решения.

Какие есть преимущества у этого варианта:

• Обучение всегда ведет к развитию. Вы получите новые методы, взгляды, подходы для развития Вашей организации.
• Во время обучения, происходит обмен опытом между участниками обучения и преподавателем, это дает возможность использовать опыт лучших компаний на практике.

Однако, этот вариант имеет и недостатки:

• В любом случае Вы находитесь внутри системы (внутри Вашей организации) и Ваш взгляд в связи с этим не будет свободен от сложившихся подходов и стереотипов, а от стереотипов, как известно, очень трудно отказаться, и это затрудняет реальную оценку ситуации.
• На обучение необходимо время, часто этого времени просто нет, а проблему нужно решать уже сейчас.
• Обучение нужно проходить заново, так как в условия меняющегося нестабильного рынка, нужно постоянно искать новые методы работы, быть на шаг впереди конкурентов.
• Хорошее обучение, у высококлассных специалистов стоит немалых денег. 

Вариант 2.  Можно создать внутри компании свой отдел организационного  развития, может быть у Вас даже был опыт создания такого отдела?

У этого варианта так же есть свои преимущества:

• Такой отдел всегда лоялен к первому лицу, с ним удобно работать, т.к. всегда разделяет мнение владельца бизнеса.
• Эти сотрудники всегда под рукой, могут выполнять самые разноплановые задания, креативны и творчески подходят к своим задачам.  Это своего рода «глаза и уши» руководителя на местах, поставщики ценной информации для руководителя.

Какие могут быть здесь подводные камни?

• Любой сотрудник, работающий внутри системы, имеет свои личные цели (например, повысить свою стоимость на рынке, укрепить  власть), эти цели могут конфликтовать с целями бизнеса и целями других сотрудников. Конфликт целей  мешает получению достоверной информации, а иногда и сознательно ее искажает. 
• Помимо этого каждый сотрудник имеет свои интересы (например, влияние на решения, доступ к первым лицам организации, позиционирование себя в компании), и это может приводить к серьезным конфликтам между не только сотрудниками, но и подразделениями. Эти конфликты  усиливают сопротивление изменениям.
• Как правило, высококлассные специалисты стоят очень дорого, и зачастую не каждая компания может себе это позволить нанимать их на постоянную работу. 

Вариант 3. Можно пригласить независимого организационного консультанта:

Какие преимущества у этого варианта:

• Профессиональный консультант имеет обширный опыт решения подобных задач в различных компаниях.  Знает новые экономические тенденции, постоянно повышает свою квалификацию и владеет самими  современными методами  и подходами. Такой серьезный багаж знаний и практического опыта, дает возможность в максимально сжатые сроки получить результаты, которые позволят навести порядок, повысят управляемость, снизят издержки, и повлияют на увеличение прибыли.
• Это независимый взгляд, заинтересованный в развитии бизнеса клиента и  свободный от внутренних стереотипов компании. Для консультанта результатом работы является развитие бизнеса своего клиента. От этого результата зависит репутация консультанта, а значит его стоимость на рынке. 

Какие недостатки:

• Консультант зачастую имеет другую точку зрения,  на ситуацию или проблему,  задает не всегда комфортные для руководителя вопросы, в ходе глубокого консультирования вникает во все тонкости работы с компанией, работает с самой разной коммерческой информацией
• Услуги консультанта стоят дороже, чем содержание сотрудника отдела организационного развития, однако они носят разовый характер, так как консультанта приглашают  под конкретный проект.

Именно поэтому большинство руководители компаний, понимающие значение и преимущества управленческого консультирования, все чаще заказывают организационную диагностику у независимых консультантов. Кроме того заказывая любой проект (например, выстраивание бизнес-процессов, или построение системы сбыта и т.п.) руководители понимают, что для качественного его выполнения обязательно нужно начинать с глубокой организационной диагностики и тщательного изучения организации, и только потом приступать к его реализации. 

Что дает компании организационная диагностика?

Во-первых, как мы уже говорили, организационная диагностика позволяет найти истинные причины возникающих проблем (точки сбоев) в управляемости и, соответственно, найти пути устранения этих причин, что позволяет существенно усилить систему управления, подобрать необходимые рычаги управления, обеспечивать осуществление управленческих решений. А также заложить основу для согласования  целей и действий и создания устойчивости организационного порядка.

Во-вторых, на основании угроз организационная диагностика позволяет оценить риски компании.  Как правило, в компании существуют риски  двух видов: активные (риски, которые сопровождают любое решение и изменение) и пассивные (откладывание, упущенные возможности, выгоды и прибыль). Своевременное их выявление и оценка позволяют Вам принимать более обоснованные  управленческие решения.

В-третьих, получение реальной и полной картины проблем, трудностей, рисков с перечнем основных их причин, а также варианты возможностей Вашей компании, позволяет Вам понять, что необходимо еще сделать в компании, чтобы Вы, Руководитель компании, работали в режиме максимально близком к «автопилоту». Это такой режим управления, когда первое лицо 1/5 рабочего времени решает текущие вопросы, а 4/5 – занимается работой на перспективу, долгосрочным планированием,  созданием и укреплением организационного порядка.

В-четвертых, обсуждение с руководителями их проблем и постановка качественных вопросов, позволяют повысить осознанность управленческой команды, заставляют задуматься, стимулируют к поиску новых, порой нестандартных решений, дают толчок к развитию управленческого мышления, сотрудники по-новому увидят свои рабочие проблемы, и их настоящие причины.

В-пятых, работа с профессиональными консультантами, обогащает Ваш рабочий арсенал новыми современными методами, которые Вы можете в дальнейшем использовать самостоятельно для анализа и оценки своей деятельности.

Сразу уточним, что в процессе организационной диагностики мы рассматриваем только те проблемы, на которые мы с Вами можем реально воздействовать (например, низкая мотивация, слабая исполнительская дисциплина, частые конфликты между подразделениями и т.д.), а, следовательно, они субъективно-управляемые. И в тоже время, мы исключаем из проблемного поля все проблемы внешнего характера, на которые мы с Вами повлиять никак не можем (например, политические решения, экономический кризис и т.д.). 

Этапы организационной диагностики.

Теперь расскажем немного об этапах работ по организационной диагностике.  Ведь, для того чтобы собрать наиболее полную информацию, организационную диагностику проводят в несколько этапов с применением различных методов:

Этап первый. Самодиагностика компании – это специально разработанные методы групповой и индивидуальной работы с руководителями компании с целью анализа проблем и управленческих ошибок в организации.

Этап второй. Диагностические  интервью  -  это беседы с  ключевыми сотрудниками компании, направленные на получение более глубокой информации, выяснения настоящих причин возникающих проблем и установления причинно-следственных связей между проблемами.  Это никак не похоже на опрос, мы не собираем жалобы, а выявляем проблемы, их причины и возможности.

Этап третий. Анализ управленческих решений – приказов, распоряжений, протоколов совещаний. На основании этой информации можно проанализировать степень осуществляемости решений и в целом управляемость вашей компанией.

Этап четвертый. Анализ внутренних нормативных документов (стандарты, регламенты, кадровые документы и т.д.) для понимания устройства организационного порядка в компании.

Этап пятый. Наблюдение в том числе, за совещаниями, собраниями, наблюдение за ходом работы в подразделениях и т.д. На этом этапе информация, полученная на предыдущих этапах, сопоставляется с реальной деятельностью компании.

Сочетание этих этапов в индивидуальных для каждой компании пропорциях, позволяют адресно выстраивать диагностический процесс, получая полную и доказательную картину. 

Что получает организация?

Подводя итог нашей беседы, необходимо четко сформулировать, что же получает компания по итогам диагностики:

1. Оценку сильных и слабых сторон Вашей организации.
2. Понимание проблем с установлением причинно-следственных связей между ними, и рекомендации по последовательности шагов, для устранения причин возникающих проблем.
3. Понимание причин корневых проблем Вашей компании, и рекомендации, какие из них нужно решать в первую очередь.
4. Понимание точек потери управляемости, и рекомендации как повысить управляемость.
5. Оценку активных и пассивных рисков Вашей компании, и рекомендации по их снижению.
6. Рекомендации и предложения по дальнейшему развитию Вашей компании.

Итого:

А если обобщить все эти пункты, то получиться ответ на два жизненно важных для каждой компании вопроса –

1. Решение, какой из проблем снизит остроту или устранит остальные или большинство проблем?
2. С чего  и как  начать путь по повышению эффективности Вашей компании?

Все сведения и аналитические исследования, полученные в ходе организационной диагностики,  оформляются в виде отчета, который представляется руководителю компании,  как в печатном, так и в электронном виде.  Обсуждение отчета с руководителем и с управленческой командой компании, как правило, одновременно является заключительным этапом организационной диагностики и первым этапом в разработке и реализации изменений в компании. 

Развитие компании не может строиться на слабом ненадежном фундаменте, заказывая (или покупая) диагностику, клиент покупает будущее для своей компании. Это означает, что освободив себя и свою компанию от ненужных проблем, Вы как капитан корабля сможете, уверено обходя все рифы и мели, двигаться к поставленным целям, достигать успеха, завоевывать новые рынки, увеличивать свои доходы. Организационная диагностика позволяет увидеть скрытые ресурсы в компании, которые порой так необходимы, для качественного рывка компании к успеху! 

Заинтересовал наш кейс? Напишите нам! 

Задайте Ваш вопрос