Разработка служебных функций, компетенций и критериев оценки

по договоренности

Что такое служебная функция? Функция - это общефирменная цель, переведенная на уровень подразделения или сотрудника. Или, по - другому, это вклад подразделения или сотрудника в достижение целей компании. Можно, конечно, формулировать её описательным методом: сотрудник должен... сотрудник обязан... сотрудник имеет право, но гораздо эффективнее формулировать её продуктным методом - какой главный результат работы сотрудника, какой продукт вы, как руководитель компании, согласны "купить"?
 
На "внутриорганизационном рынке" компании каждый должен производить что-то, что найдёт спрос у другого, т.е. продуктный подход предполагает понятие "внутренний клиент". В качестве внутреннего клиента выступает вышестоящий руководитель, смежное подразделение и т.д., каждый потребитель чье-то деятельности.
 
Главное, что дает такой метод определения должностных функций - последовательность в постановке и передаче общеорганизационных целей на все уровни организационной иерархии, а также по горизонтали, т. е. между взаимосвязанными подразделениями и работниками. Кроме того, такие функции становятся контролируемыми, а их исполнение – проверяемым.
 
Сформированные этим методом служебные функции могут быть встроены в тексты положений о подразделениях, должностных инструкций, контрактов с работниками.
 
Но, кроме того, от этой точки идут очень чувствительные связи к изменению мотивации, организационной культуры, к нововведениям. 

Пример: СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ РУКОВОДИТЕЛЯ ОТДЕЛА ЗАКУПОК 

Внутренний клиент – Генеральный директор 

I. Генеральная функция: организация и развитие надёжной системы поставки, обеспечивающей компании рост текущей и долгосрочной доходности. 

•  Минимизация закупочных цен при сохранении качества товаров и услуг;
•  Время отсрочки платежа по каждому договору;
•  Систематическая работа с подрядчиками по переводу на пост-оплату;
•  Перевод в категорию «рамочного» подрядчика;
•  Аналитика и статистика по подрядчикам;
•  Обеспечение репутации у поставщиков:

             - компания «…» хорошо информировано о рынке поставщиков;

             - компания «…» обоснованно строгий клиент;

             - компания «…» выгодный и лояльный покупатель.

•  Формирование партнёрских отношений с поставщиками. 

Внутренний клиент – Руководитель клиентской группы 

•  Качественное исполнение процесса:

             - пул поставщиков по направлениям;

             - не менее 2-х равноценных поставщиков по каждой заявке;

             - контрактование поставщиков;

•  Разрешение возможных конфликтов с поставщиками;
•  Предварительная консультация при существующих особенностях работы с конкретным подрядчиком; 

Внутренний клиент – Финансовый директор 

• Обоснование экспертных выводов по критериям сроки-цена-качество;
• Согласование сроков расчётов;
• Участие в бюджетном планировании перед продажей сметы клиенту; 

 II. Условия исполнения функций (требования к другим подразделениям) 

К Генеральному директору: 

 - ясность стратегических целей и приоритетов компании;

 - повышение исполняемости  договоров (оплата счетов подрядчиков). 

 К Руководителю клиентской группы: 

 - запрос от клиентской группы или предварительная информация о том, какие новые поставщики нужны в предстоящем проекте;

 - передавать информацию о новых поставщиках в отдел закупок; 

 К Финансовому директору: 

 - исполняемость договоров (своевременная оплата счетов поставщиков);

 - консультации и решения по запросу, экспертная оценка; 

К Руководителю Юридического отдела: 

 - по запросу консультации о рисках и предложения/решения; 

 III. Параметры оценки 

IV.   Критерии и шкалы оценки

 V.  Содержание критериев оценки