Универсальное положение об адаптации с критериями

Уважаемые коллеги!

С радостью представляем вашему вниманию новое Положение об адаптации, которое будет полезно для любой компании. В условиях динамично меняющегося рынка труда вопрос адаптации новых сотрудников становится особенно актуальным. Наша цель - создать эффективную систему, которая поможет новым членам команды быстро влиться в коллектив и освоить свои обязанности.

В Положении об адаптации мы рассмотрим ключевые аспекты, такие как:

1. Цели и задачи адаптации: Определим, какие результаты мы ожидаем от процесса адаптации и как они влияют на общую продуктивность компании.

2. Этапы адаптации: Подробно опишем этапы, через которые проходит новый сотрудник, начиная с первого дня работы и заканчивая полноценной интеграцией в команду.

3. Методы и инструменты: Представим эффективные методы и инструменты, которые помогут как HR-специалистам, так и руководителям отделов в процессе адаптации. Это включает в себя тренинги, менторство и обратную связь.

4. Оценка эффективности: Обсудим, как измерять успех адаптационного процесса, чтобы постоянно совершенствовать его.

5. Рекомендации по индивидуальному подходу: Учитывая разнообразие сотрудников, мы предложим рекомендации по индивидуализации процесса адаптации в зависимости от особенностей каждого нового работника.

Мы уверены, что внедрение данного Положения об адаптации поможет значительно повысить уровень вовлеченности и удовлетворенности сотрудников, а также снизит текучесть кадров. Приглашаем вас ознакомиться с документом и принять участие в обсуждении. Ваши мнения и предложения будут очень ценны!

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА ООО «КАДРЫ ОНЛАЙН»

1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНЫ

1.1. Адаптация - процесс поэтапного включении работника в новые для него профессиональные, организационно-административные, социально-психологические и бытовые условия труда и отдыха, в результате которого работник получает опыт и знания, необходимые для эффективного исполнения трудовых функций в соответствии с требованиями и правилами корпоративной культуры Общества.
1.2. Период адаптации – период продолжительностью до 3-х месяцев, необходимый для скорейшего овладения навыками и умениями, необходимыми для исполнения трудовых функций на должном уровне, и для развития устойчивого положительного отношения работника к своим трудовым обязанностям.
1.3. Адаптационная программа – последовательность действий, необходимых для успешного протекания процесса адаптации.
1.4. План индивидуального развития – корпоративная форма для постановки целей и задач развития нового сотрудника на весь период адаптации.
1.5. Адаптационный лист – корпоративная форма, содержащая перечень мероприятий по адаптации нового сотрудника.
1.6. Куратор (наставник) - сотрудник компании, ответственный за интеграцию нового сотрудника в бизнес-процессы Компании, основной задачей которого является эффективное введение нового сотрудника в должность.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. «Положение об адаптации персонала» предназначено для эффективной организации процесса адаптации вновь принимаемых сотрудников и введения единой процедуры адаптации Общества с ограниченной ответственностью «КАДРЫ ОНЛАЙН» (далее Общество, Компания).
2.2. Процедура адаптации направлена на:
• обеспечение быстрого и эффективного вхождения сотрудника в должность;
• снижение количества возможных ошибок в процессе выполнения сотрудником своих функциональных обязанностей на этапе вхождения сотрудника в должность;
• создание четкого понимания своих задач и функций, процессов взаимодействия и коммуникаций внутри Компании в целом, а также принципов корпоративной культуры Компании;
• оценку уровня квалификации, способностей и потенциала сотрудника в период прохождения срока испытания и принятие решения о дальнейшей работе сотрудника в Компании;
• формирование у новых сотрудников мотивации к достижению высоких результатов и качественному выполнению работы.
2.3. Основные задачи процедуры адаптации:
• ускорить процесс вхождения в должность нового сотрудника;
• достигнуть необходимой эффективности работы в кратчайшие сроки;
• минимизировать количество ошибок, связанных с включением в работу;
• оценить потенциал сотрудника во время прохождения им срока испытания;
• создать благоприятные для нового сотрудника условия для освоения схем взаимодействия с другими подразделениями;
• создать благоприятные для нового сотрудника условия для освоения основных норм корпоративной культуры и правил поведения;
• сформировать позитивное отношение к работе;
• снизить текучесть кадров и связанные с ней финансовые потери;
• сформировать имидж Компании, как привлекательного работодателя.
2.4. Распределение ответственности в проведении адаптационных мероприятий осуществляется между сотрудниками Департамента подбора персонала и непосредственным руководителем нового работника. Общий контроль за процессом адаптации осуществляет Департамент подбора персонала, она же несет ответственность за соблюдение всех предусмотренных процедур адаптации.
2.5. Период адаптации совпадает по длительности с испытательным сроком работника, установленного в трудовом договоре, и, как правило, составляет 3 (три) месяца (ст. 70 ТК РФ).
2.6. Результат адаптации является заключительным этапом испытательного срока, завершающегося оценкой профессиональной пригодности нового работника, и соответствия его поручаемой ему деятельности непосредственно в рабочей обстановке.
2.7. Период адаптации, наряду с испытательным сроком могут быть сокращены до продолжительности не менее 1 месяца (за исключением лиц, которым в порядке ст. 70 ТК РФ срок испытания не устанавливается или не превышает двух недель). Основанием к сокращению срока является решение Генерального директора, подтверждаемое удовлетворительными промежуточными результатами адаптации.

3. УЧАСТНИКИ ПРОЦЕССА АДАПТАЦИИ И ИХ ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

3.1. Управление процессом адаптации осуществляется тремя основными участниками процесса:
• ответственным работником от департамента подбора персонала;
• руководителем подразделения;
• куратором (наставником) в отделе.
3.2. Функции Департамента подбора персонала:
• координация и контроль адаптационных мероприятий;
• участие в проведении функциональных мероприятий (интервью, инструктаж, оформление сотрудника и т.д.);
• сбор и хранение адаптационных листов, характеристик, индивидуальных планов-графиков введения в должность, планов развития, анкет, тестов и т.д.
3.3. Функции руководителей подразделений, линейных руководителей:
• заполнение адаптационного листа, индивидуального план-графика введения в должность;
• постановка целей и задач на срок испытания новому сотруднику, составление плана развития сотрудника на период адаптации;
• назначение куратора из числа сотрудников подразделения (в случае, если куратором не является сам руководитель);
• определение обязанностей и сферы ответственности нового сотрудника, информирование о требованиях к качеству выполняемой работы;
• разъяснение функции адаптационного листа, индивидуального плана-графика введения в должность и запланированных мероприятий;
• представление нового сотрудника коллективу подразделения/Компании;
• контроль и оценка промежуточных результатов адаптационного периода.
3.4. Функции куратора (наставника):
• информирование нового сотрудника о возможных трудностях и наиболее распространенных ошибках в работе;
• информирование о коллегах (особенно о тех, у кого можно попросить совета и помощи, и об особенностях взаимодействия внутри подразделения).
• информирование о структуре и функциях подразделения, взаимоотношениях с другими подразделениями Компании;
• информирование о правилах корпоративной культуры Компании;
• оказание практической помощи в освоении должностных функций новым сотрудником;
• участие в оценке нового сотрудника на промежуточных этапах адаптации.
3.4.1. Стандарты работы куратора (наставника) с новым сотрудником:
• доброжелательное, позитивное отношение к новому сотруднику;
• рациональное распределение рабочего времени: совмещение функций по основной работе с функциями наставничества за счет правильного планирования рабочего времени;
• последовательная передача необходимой информации, знаний, опыта новому сотруднику: от простого к сложному, от общеизвестной информации к конфиденциальной;
• отслеживание обратной связи, контроль освоения знаний в ходе наставничества;
• осуществление текущего контроля над работой нового сотрудника, своевременная коррекция неправильных действий в работе;
• проявление заботы о новом сотруднике: обстоятельное разъяснение вопросов, привитие культуры компании;
• своевременное доведение информации руководителю подразделения о соответствии/несоответствии нового сотрудника данной должности.
Показателями оценки эффективности работы куратора является выполнение целей и задач новым сотрудником в период срока испытания.

4. ЭТАПЫ АДАПТАЦИИ

4.1. Первый этап.
4.1.1. Знакомство с Компанией, введение в организацию и структурное подразделение.
Ответственный – работник Департамента подбора персонала.
Содержание - предоставление базовой информации о Компании: история, виды деятельности, организационная структура, основные элементы корпоративной культуры, документы и процедуры, регулирующие трудовые отношения.
Цели - формирование позитивного отношения к Компании; достижение понимания принципов функционирования Компании; прояснение требований и ожиданий со стороны Компании, обеспечение понимания принципов функционирования подразделения, внутренних и внешних коммуникаций подразделения; формирование командного духа и лояльности.
4.1.2. Ознакомление нового сотрудника с функциями и особенностями работы подразделения. Знакомство с сотрудниками подразделения и смежных подразделений, включенных в процесс выполняемой новым сотрудником работы.
Ответственные - непосредственный руководитель и куратор (наставник).
Содержание - предоставление базовой информации о структурных подразделениях, с которыми происходит взаимодействие в процессе работы и жизнедеятельности Компании.
Цели - формирование командного духа и лояльности у работника, передача информации о принципах функционирования структурного подразделения, его внутренних и внешних коммуникаций.
4.1.3. По окончанию первого этапа непосредственный руководитель выдает работнику:
• Адаптационный лист (Приложение 1)
• Индивидуальный план работ на время срока испытания (Приложение 2).
4.2. Второй этап.
4.2.1. Вхождение в должность: достижение сотрудником требуемого уровня профессиональных и личных компетенций, необходимых для эффективной работы на занимаемой должности.
Ответственные - непосредственный руководитель и куратор (наставник).
Содержание - контроль и коррекция процесса исполнения трудовых обязанностей и поставленных задач. Обсуждение статуса выполняемых задач и планов по их решению.
Цели – формирование у сотрудника четкого понимания своих трудовых обязанностей, требований к профессиональному уровню, соответствующему должности, базы знаний по документообороту и видам требуемой отчетности.
4.3. Третий этап.
4.3.1. Действенная адаптация: включение сотрудника в новый профессиональный статус и в межличностные отношения с коллегами.
Ответственные - непосредственный руководитель и куратор (наставник).
В рамках данного этапа сотрудник проявляет себя в различных сферах, применяя полученные знания о Компании и ее сотрудниках. В связи с этим, важно оказание поддержки новому сотруднику в виде совместного проведения оценки эффективности деятельности и особенностей взаимодействия.
Цель – формирование устойчивого применения сотрудником имеющихся или только что приобретенных знаний о рабочем процессе и получение обратной связи от руководителя и/или куратора.
4.4. Четвертый этап.
4.4.1. Функционирование: этап преодоления производственных и межличностных барьеров, и переход к стабильной работе.
4.2. В течение установленного срока адаптации руководитель, куратор, коллеги по работе выявляют достоинства и недостатки нового сотрудника, оценивают взаимоотношения в коллективе. По итогам обсуждений руководитель дает заключение о личных и профессиональных качествах работника, а также формирует дальнейшие перспективы работы с ним. В течение установленного срока адаптации руководитель также обсуждает полученную информацию непосредственно с сотрудником.

5. АДАПТАЦИОННАЯ ПРОГРАММА И ПРОЦЕДУРЫ ИСПОЛНЕНИЯ

5.1. Адаптационная программа новых сотрудников начинается в Департаменте подбора персонала, где соискателю до подписания трудового договора предоставляется основная информация о Компании: вид деятельности, документы и процедуры, регулирующие трудовые отношения, социальные гарантии. С соискателем проводится собеседование (интервью). Цель предоставления информации – определить риски возникновения разногласий и/или несоответствий требований между сотрудником и Компанией, Компанией и сотрудником.
5.2. Программа адаптации, как последовательность индивидуально подбираемых мероприятий, наиболее эффективна, если разработка осуществляется с учетом оценки уровня подготовленности нового сотрудника.
5.3. До направления кандидату предложение о работе (job offer), он должен:
• сдать входные тесты на понимание, интерпретацию или анализ числовой и вербальной информации (в зависимости от уровня занимаемой должности). Результаты прохождения тестов кандидатом определяются относительно соответствующей нормативной группы и не могут быть единственным критерием при отборе кандидата.
• ознакомиться и подписать Согласие на обработку персональных данных
• заполнить Анкету кандидата.
По итогам обработки персональных данных, предоставленных кандидатом, Департамент подбора персонала информирует руководителя структурного подразделения о полученных результатах.

5.4. Этапы Адаптационной программы:
5.4.1. Назначение даты выхода нового сотрудника на работу.
Задачи сотрудников Департамента подбора персонала:
• определить с руководителем структурного подразделения, линейным руководителем, дату выхода на работу нового сотрудника, сформировать «Предложение о работе» и получив соответствующие согласования и визы, направить его кандидату для ознакомления и подписания;
• проинформировать заинтересованных лиц о подписании кандидатом «Предложения о работе». Направить кандидату перечень документов, копии и оригиналы которых необходимо предоставить при приеме на работу.
Задачи непосредственного руководителя:
• предоставить информацию (документы) лицу, ответственному за оформление новых работников на работу;
• создать заявку на организацию рабочего места (если рабочее место является вновь организованным).
5.4.2. За день до выхода нового сотрудника:
Задачи сотрудников Департамента подбора персонала:
• позвонить кандидату и подтвердить его выход на работу, время начала работы, сообщить процедуру прохода через систему охраны;
• проинформировать сотрудников структурного подразделения о приходе нового сотрудника.
Задачи непосредственного руководителя:
• составить «Адаптационный лист нового сотрудника». (Приложение 1);
• спланировать задачи новому сотруднику на период адаптации и заполнить «Индивидуальный план работ на время испытательного срока». (Приложение 2);
• назначить куратора.
5.4.3. В первый рабочий день нового сотрудника:
Задачи сотрудников Департамента подбора персонала:
• Осуществить прием нового сотрудника на работу.
• Предоставить информацию по инфраструктуре: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха, курения, стоянки машины и т. д.
• Кратко рассказать о существующих в компании социальных и компенсационных программах.
• Выдать памятки, ответить на возникшие вопросы.
• Сопроводить к непосредственному руководителю.
• Сделать рассылку по Компании с представлением нового сотрудника.
Непосредственный руководитель обязан:
• Представить сотрудника подчиненным, коллегам, познакомить с куратором.
• Провести экскурсию по подразделениям и отделам Компании.
• Проанализировать вместе с новым сотрудником его должностные обязанности и обсудить Индивидуальный план работ на время срока испытания (приложение 2).
• Объяснить используемую в Компании систему поощрений.
• Ознакомить с организационной структурой.
Куратор (наставник) обязан:
• Предоставить информацию о подразделении.
• Ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности (в рамках подразделения, с другими подразделениями).
• Ознакомить с поведением в случае непредвиденных ситуаций.
• Обсудить первый рабочий день.
5.4.4. В первую рабочую неделю нового сотрудника.
Задачи непосредственного руководителя:
• Ознакомить сотрудника с документами, которыми необходимо руководствоваться в процессе работы.
• Познакомить с коллегами из своего и смежных структурных подразделений.
• Ознакомить с содержанием работы, требованиями и стандартами выполнения работы, пределами полномочий, ответственностью.
• Ознакомить со специальными процедурами, предусмотренными в подразделении и Компании.
• Ознакомить с системой необходимой отчетности.
Задачи куратора:
• Информационная поддержка нового сотрудника в рабочих процессах.
• Информационная поддержка нового сотрудника в административно-хозяйственных вопросах.

5.4.5. Со второй недели работы и на срок испытания.
Задачи непосредственного руководителя:
• Контроль и коррекция процесса исполнения трудовых обязанностей и поставленных задач.
• Предоставление обратной связи сотруднику не реже одного раза в неделю. Обсуждение статуса выполняемых задач и планов по их решению.
• Оказание поддержки сотруднику в виде совместного проведения оценки эффективности деятельности и особенностей взаимодействия.
Задачи куратора:
• Информационная поддержка сотрудника.
• Контроль и коррекция процесса исполнения трудовых обязанностей и поставленных задач.
• Предоставление обратной связи сотруднику не реже одного раза в неделю. Обсуждение статуса выполняемых задач и планов по их решению.
5.4.6. По истечении срока испытания.
Непосредственный руководитель обязан:
• За пять рабочих дней до окончания срока испытания сообщить в Департамент персонала о результатах прохождения срока испытания сотрудника.
• За три рабочих дня сообщить работнику о результатах прохождения срока испытания и назначить дату проведения итоговой оценки Индивидуального плана работ.
• Провести оценку результатов работы, сильным и слабым сторонам сотрудника, рекомендации к развитию.
• Оформить надлежащим образом и предоставить в Департамент подбора персонала: оценочный лист (Приложение 3), Индивидуальный план работ на время срока испытания, Адаптационный лист нового сотрудника.
Задачи сотрудников Департамента подбора персонала:
• Провести беседу с куратором и непосредственным руководителем сотрудника в целях подведения итогов, определения программы обучения на дальнейший период, в случае необходимости.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ НАСТАВНИЧЕСТВА
6.1. Цели и задачи наставничества.
Целью наставничества является оказание помощи сотрудникам в их профессиональном становлении.
Основными задачами наставничества являются:
• ускорение процесса обучения основным навыкам профессии, развитие способности самостоятельно и качественно выполнять возложенные на него задачи по занимаемой должности;
• адаптация к корпоративной культуре, усвоение традиций и правил поведения в данном подразделении;
• успешное прохождение испытания и положительная оценка на квалификационном экзамене по окончании периода адаптации.
6.2. Организация наставничества над новыми сотрудниками.
Приказ о назначении куратора (наставника) подготавливается Департаментом подбора персонала на основании служебной записки начальника подразделения, в которое принимается новый работник.
Наставничество устанавливается над новыми сотрудниками на период испытательного срока.
Наставничество устанавливается над следующими категориями сотрудников:
• сотрудники, принятые после окончания учебного заведения без опыта работы;
• сотрудники без опыта работы по специальности;
• сотрудники с опытом работы, если непосредственный руководитель видит в этом необходимость.
Кураторы (наставники) подбираются из наиболее подготовленных сотрудников, обладающих высокими профессиональными качествами, имеющих стабильные показатели в работе, имеющих способность и готовность делиться своим опытом, имеющих системное представление о своем участке работы и работе подразделения, преданных делу Компании, поддерживающих её стандарты и правила работы, обладающих коммуникативными навыками и гибкостью в общении.
Утверждение сотрудника (специалиста) в качестве наставника осуществляется приказом по личному составу.
За одним куратором (наставником) может быть закреплено одновременно не более трех новых сотрудников.
Организация наставничества над новыми руководителями.
Наставничество проходит в форме шедуинга (от английского слова shadow, что в переводе на русский язык означает «тень»).
Каждому новому управленцу назначается один куратор (наставник) из числа вышестоящих опытных руководителей. Он помогает принимать решения в сложных управленческих и бизнес-решениях.
6.3. Продолжительность наставничества – две недели (по 2–3 рабочих дня в неделю).
6.4. Показатели оценки эффективности работы куратором (наставником):
Для сотрудников устанавливается KPI. Этот показатель влияет на оценку работы топов и успешное прохождении ими адаптации (испытательного срока).
Организацию, координацию и оценку работы сотрудников кроме кураторов (наставников) осуществляют руководитель структурного подразделения и Департамент подбора персонала.

7. ЗАВЕРШЕНИЕ АДАПТАЦИИ. РЕЗУЛЬТАТ ИСПЫТАТЕЛЬНОГО СРОКА

6.5. По завершении адаптации все участники заполняют отчетные документы, указанные в Приложениях.
6.6. Непосредственный руководитель заполняет Адаптационный лист нового сотрудника (Приложение 1).
6.7. Индивидуальный план работы (Приложение 2) заполняется новым сотрудником при участии непосредственного руководителя.
6.8. Оценочный лист (Приложение 3) заполняется непосредственным руководителем при участии кураторов (наставников).
6.9. Все материалы по адаптации после ее окончания в трехдневный срок сдаются в Департамент подбора персонала Компании.
6.10. Служба персонала собирает заполненные Формы и делает анализ, насколько новичок адаптировался и выдержал ли срок испытания.
6.11. По результатам полученных оценок принимается итоговое решение – решение, определяющее дальнейшую судьбу сотрудника в Компании
6.12. Адаптация считается успешной, если сотрудник усвоил и закрепил базовые профессиональные знания, умения и навыки, принят коллективом, овладел корпоративными ценностями Компании.
6.13. Успешное завершение адаптации является удовлетворительным результатом испытательного срока сотрудника.
6.14. Решение об окончании испытательного срока принимает Генеральный директор на основании рекомендаций руководителя структурного подразделения, линейного руководителя, куратора (наставника) и руководителя Департамент подбора персонала. Соответственно, на основании промежуточных и итоговых оценок и принимаются решения о продолжении работы нового сотрудника в Компании, либо его увольнении, в порядке ст. 71 Трудового кодекса Российской Федерации, как не выдержавшего срок испытания.

ПРИЛОЖЕНИЯ (в виде скринов, т.к. таблицы не форматируются):