Пример отчета по аудиту рекрутинговых процессов

Выявленные проблемы

Описание

Результат

Риски

Рекомендации

Планирование

Отсутствует план подбора на год

Рекрутеры работают со всеми вакансиями, которые на них падают, без приоритезации, авральный режим, все всегда нужно вчера

Нет возможности управлять загрузкой, планировать бюджет

Введение обязательного годового планирования потребностей в персонале

Бюджетирование

Есть в усеченном варианте(оперативный)

 Основа - не планирование потребностей, а "как делали в прошлом году"

Отсутствие бюджетного планирования на основе потребностей бизнеса

Введение обязательного годового бюджетирования на основе плана подбора

Документооборот

Номинальное наличие документов

Регламенты прописаны, но не работают План подбора – отсутствует
Заявка на подбор - упрощенный вариант Джоб- оффер высылается не всем соискателям
Отчетность - неудобная для исполнителей и не информативная для руководителей
Программа адаптации - отсутствует

При отсутствии инструментов - неудовлетворительная работа систем подбора и адаптации

Разработка и актуализация пакета документов в части подбора и адаптации
Обучение внутренних заказчиков основным процессам оценки и адаптации

Технология Поиск

Офисный персонал(этапы): Заявка, первичное интервью, интервью с руководителем, ТЗ, рекомендации по запросу, оффер , выход на работу
Персонал для магазинов(этапы): Заявка, реклама, ТИ, собеседование в магазине, стажировка, тестирование, выход на работу
Персонал для склада(этапы): Заявка, реклама, ТИ, собеседование на складе,выход на работу

Непроработанное снятие заявки Сложное взаимодействие с заказчикомОтсутствие доверия к рекрутинговой экспертизе
Неоптимальное информирование кандидатов об особенностях предложения
Неэффективное использование рабочего времени рекрутера (телефонные звонки)

Увеличение сроков закрытия вакансий
Напряженные отношения со сложными заказчиками 

Офисный персонал - обучение неформальному снятию заявки, взаимодействию с заказчиком Складской персонал, персонал для магазинов - предположительно изменить воронку: усилить маркетинг подбора на местах, приемом звонков могут заниматься менее квалифицированные сотрудники (диспетчер) или перевести на ботов, в рекламе нет адреса склада, что негативно влияет на приезд соискателей

Анализ источников поиска персонала

Работные сайты, СМИ, площадки размещения объяалений, соцсети(не используются - нет времени), сайт компании (не используеся), интранет (не используется), внутренняя реферальная система

Неполное использование возможных источников поиска в виду нехватки времени и ограничений фокуса

Ограниченный объем воронки кандидатов

Использование ресурсов, не требующих дополнительных вложений (собственный сайт, интранет)
Запуск и тестирование кампаний по привлечению в соцсетях
Постоянное тестирование новых источников, анализ их эффективностиОтслеживание деятельности конкурентов в части привлечения персонала

Технология Оценка

Проводится преимущественно биографическое интервью, кандидаты не оцениваются на наличие корпоративных компетенций(модель компетенций не работает), рекрутер подбирает под руководителя

Критерии отбора персонала не связаны со стратегией и ценностями компании

Привлечение соискателей, несоответствующих потребностям компании

Разработать систему оценки для офисного и розничного персонала. Определить стандарты, привязать к корпоративным компетенциям. Провести опрос заказчиков по пробелам оценки соискателей. Изучить инструменты, позволяющие закрыть эти пробелы.

Бренд работодателя

Сайт компании

В описании преимуществ компании - фокус на клиента, не соискателя, нет информации об особенностях корпоративной культуры, целевого образа сотрудника, нет списка актуальных вакансий, нет возможности откликнуться своим резюме, нет возможности подписаться на вакансии

Снижение количества откликов от лояльной аудитории Сложности идентификации соискателем компании как "своей"
Дополнительные сложности для кандидата, чтобы откликнуться

Внести указанные изменения на сайт

Описание страницы компании на работных сайтах- в фокусе "для клиентов",а не "для соискателей"

Нет описания отличительных особенностей компании, ее корпоративной культуры, целевого образа сотрудника

Рынку не понятно - что за компания, чем она отличается от других, какие сотрудники в ней работают, какие успешны и стоит ли в нее идти

Внести указанные изменения на сайт, идеально, если с участием маркетологов

Преобладание негативных отзывов бывших сотрудников в интернете

Негативный бренд работодателя

Сокращение количества потенциальных сотрудников

Совместно с маркетологами вести работупо нейтрализации отзывов

Не проводится выходное интервью

Отсутствие анализа причин увольнения

Непроработанный негатив увольняющегося сотрудника уходит в рынок

Внедрение практики проведения exit-интервью

Не привлекательное описание вакансий, нет маркетинговой составляющей, не выделены преимущества работы в компании

Объявления не выделяются из общей массы

Сокращение количества потенциальных сотрудников

Локально - проработать текущие описания Глобально - научить рекрутеров маркетинговому подходу, разработать шаблон

Отсутствие рекламных и PR-камапаний, направленных на усиление HR-бренда компании 

Низкий показатель известности компании на рынке труда, высокая конкуренция за персонал

Высокий уровень текучести, преобладание негативных комментариев о компании(большой разрыв между офиц. провозглашением и реальностью, ухудшение показателей воронки рекрутмента, рост стоимости закрытия вакансии, рост уровня текучести на исп. сроке

Совместно с маркетологами вести работу по усилению бренда работодателя, участвовать в рейтингах работодателей, выступать на HR-мероприятиях с проектами компании, публиковать статьи в профильных СМИ

Привлекательность условий для кандидатов, уровень зарплат и компенсаций

Зарплата не в рынке? (проверить гипотезу)

По нескольким должностям(менеджеры по продажам, бренд-менеджеры, персонал в магазинах) увеличивается срок закрытия вакансий

Лучшие кандидаты с рынка уходят к конкурентам

Провести анализ заработных плат

Выплаты премий

Система мотивации не понятна,"меня здесь хотят обмануть"? "уход от налогов"? "не выплатят, когда буду увольняться?", сотрудник не может влиять на размер премии

Лучшие кандидаты с рынка выбирают компании с более прозрачной системой мотивации, привязанной к результатам работы

Пересмотреть систему мотивации, показать зависимость дохода от результатов

Автоматизация

Преобладают ручные операции (резюме хранятся в папках, бумажная папка резерв), отчеты заполняются вручную в простынях Excel 

Обработка информации на уровне 2008 года, проактивный подбор - не ведется, история по кандидатам - не ведется

Невозможность управлять эффективностью подбора, лишнее время - на сбор информации, уход менеджера по подбору - потеря данных, рынок кандидатов по некоторым должностям - исчерпаем(необходимо вести учет изменений по ним)

Проведение тендера и приобретение автоматизированной системы подбора персонала

Аналитика

Отсутствует аналитика по процессам подбора и адаптации: сроки закрытия, источники подбора, стоимость подбора, причины увольнений, % текучести, в том числе на исп. сроке, удовлетворенность заказчиков, анализ воронки кандидатов и тд

В работе с кандидатами -отсутствие понимания фокуса направления усилий,Во взаимодействии с заказчиком - отсутствие аргументированной позиции

Невозможно управлять тем, что не измеряется

Введение автоматизированной системы учета данных
При помощи этой системы анализ эффективности по основным метрикам

Уровень квалификации рекрутеров

Плюсы: Знают конкурентов, компании - "доноры", ищут альтернативные способы закрытия вакансий(обучение неопытных, реферальная программа, подхват высвобождающихся сотрудников конкурентов)
Минусы: отсутствие административной поддержки сверху - не берут ответственность на себя, не обучаются, не держат руку на пульсе, не знают основных тенденций

Не партнерское взаимодействие с заказчиком, не хватает аргументации
В виду отсутствия автоматизации - невысокий уровень ведения вакансий Неумение объективно оценивать и оцифровывать свою эффективность

С заказчиком - всегда в проигрышной роли(виноватого)

Внедрение админ. поддержкиОбучение рекрутеров взаимодействию с заказчиком Регулярное посещение рекрутинговых мероприятий Изменение системы мотивации (добавление показателя за оптимизацию деятельности)

Система мотивации рекрутеров

 Окладная система

Отсутствует связь между результатами деятельности и размером дохода

Рекрутеры не мотивированы работать лучше

Определить постоянные и проектные показатели, провести разъяснительную работу, внедрить

Оценка работы отдела подбора заказчиком

Системно не ведется, озвучиваются только негативные оценки на совещаниях или вышестоящему руководству

Невозможность управления уровнем удовлетворенности работой рекрутеров + отсутствие поддержки от руководителя

Постоянное недовольство количеством и качеством найденного персонала

Ввести регулярное анкетирование, делать замеры уровня удовлетворенности

Адаптация

Не системная (буклетик, велком-тренинг), нет программы адаптации, не подводятся итоги исп. срока, нет взаимодействия с руководителем, нет распределения зон ответственности

Стихийная адаптация

Невозможность управления уровнем закрепляемости

Внедрить систему адаптации, обучить руководителей, измерять показатели, вместе с руководителями искать узкие места, работать над их устранением