Несколько слов об Инструкции по делопроизводству

Мне кажется, эта статья будет интересна всем, кто работает в области делопроизводства - секретарь, помощник руководителя, сотрудник службы ДОУ, архивариус, инспектором отдела кадров... В любом случае, кто бы ни был читатель этой статьи, я постараюсь в ней отразить все особенности разработки Инструкции, а также её стороны.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Когда приходит инспектор ФНС на выездную проверку к нам на предприятие, первое, что он требует - Положение об учётной политике. Обязанность вести учётную политику с 2014 года распространилась и на индивидуальных предпринимателей. Когда приходит проверка с трудовой инспекции они просят Положение о кадровой политике. Если нет положения в первом случае - штрафы заоблочные; во втором - максимум до 60 тыс. рублей. Для предприятия не очень то и много. Именно поэтому к Положению о кадровой политике и всё что связано с кадрами наши работодатели, да и административный корпус организации относятся как-бы спустя рукава... Безответсвенно!

Однако, для того, чтобы разработать само Положение о кадровой политике, необходимо составить ещё как минимум четыре документа! И в первую очередь это сама Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия (конкретной организации).

По моему опыту знаю, что есть такие инструкции только в органах государственной власти - это администрация, полиция, суды, прокуратура, следственный комитет и т.д. Во всех же остальных организациях она полностью отсутствует! 

Как можно составить приказ без Инструкции? Как готовиться трудовой договор без Инструкции? Как принимают на работу без Инструкции?

Ведь инструкция - это такой нормативный правовой акт локального характера, который регулирует организационные, финансовые и иные вопросы, напрямую связанные с деятельностью организации. В данном случае Инструкция по делопроизводству фиксирует особенности работы с входящими, исходящими, внутренними документами, документами, подлежащими контролю, документами, направленными на архивное хранение. И вообще именнов Инструкции рассматривается порядок составления, оформления всех документов, которые использует организация.   

Как должно выглядеть письмо-ответ? Как должна выглядеть справка и какая информация должна в ней отражаться, а какая нет?

Когда появляется у нас такого рода вопросы, мы открываем обычно поисковик в Интернете, находим готовый шаблон, скачиваем и копируем. Не нужное, что нам кажется удаляем, нужное (опять же на наш взгляд) вставляем. Бррррр. Одним словом кошмар!!!

Ведь все итак знают, что в сети Интернет нет ничего путнего. Ну ни один нормальный здравомыслящий человек не выложит в сеть то, что даёт ему деньги, прибыль. Так и с шаблонами документов.

А нужно то всего ничего! Почитать ГК РФ, НК РФ, ФЗ "О бух.учёте", ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан", поискать Указ об утверждении перечня сведений конфиденциального характера, потом найти перечень типовых управленческих, архивных докуметов, образующихся в процессе деятельности гос.органов. Потом поискать ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30 - 2003, постановление № 477 от 2009 года.

Все выше указанные материалы внимательно изучить, просмотреть, что конкретно надо для вашей организации, и подготовить Инструкцию.

Не так страшен чётр, как его малюют. Лёгких ответов на вопросы тоже не бывает, особенно в отрасли делопроизводства.

Каждый бухгалтер обязан раз в год разрабатывать учётную политику на своё предприятия. Так и делопроизводитель обязан разрабатывать Инструкцию по делопроизводству в своей организации.

P.S. Хотя можно сделать ещё проще - найти специалиста, который составляет Инструкции по делопроизводству.