Коллеги, хочу поделиться очень интересным кейсом из книги «Assessment center для руководителей». (Красностанова М.В., Осетрова Н.В., Самара Н.В.)
Кейс хорошо себя проявил при оценке руководителей. Представлен в виде индивидуального письменного упражнения. Время выполнения: 1 час.
Диагностируемы компетенции: планирование и организация работы.
Вводные данные (лист 1).
Вы – Иван Михайлович Карпов, отец семейства и начальник городской службы благоустройства территории «Зеленый остров». Ваше окружение: Соня – Ваша жена. Яков– сын. Инесса Михайловна Козлова – дворник. Петр Семенович – рабочий. Игорь Васильевич Максимов – представитель администрации города. Мария Семеновна Сотовикова – представитель ЖКХ «Наш город». Лена Зябликова – студент‑стажер. Алексей Смирнов – менеджер компании «Гринвуд». Наталья – менеджер компании «Вальс цветов».
* * *
«Сегодня 25 апреля, четверг, Вы получили поручение от администрации города по озеленению территории Вашего города на ближайшем субботнике 27 апреля, где предполагается благоустройство нового микрорайона. К субботнику Вам необходимо закупить саженцы деревьев и кустарников, а также цветочную рассаду.
На закупку саженцев и рассады у Вас есть сегодня и завтрашний день. Ситуация осложняется тем, что накануне майских праздников несколько Ваших сотрудников ушли в отпуск и в итоге осталось трое: дворник, рабочий и студентка‑стажер, и этой рабочей силы явно недостаточно для реализации Ваших планов.
Сегодня Вам также нужно встретить Вашего сына на вокзале, возвращающегося с командировки, и у Вас с ним будет некоторое время, чтобы переговорить, так как вечером сегодняшнего дня он уезжает в отпуск на море на 2 недели. К сожалению, никто другой не может встретить сына: жена и теща находятся на даче, и предупредить сына тоже невозможно – у него 2 дня отключен сотовый телефон.
Помимо этого, на днях Вам поступила очередная жалоба из ЖКХ «Наш город» относительно уборки некоторых территорий и личные претензии к качеству выполняемой работы дворником – Инессой Михайловной. Сегодня Вы хотите переговорить с Инессой Михайловной и принять какое‑то решение, поскольку завтра Вам назначена встреча с администратором ЖКХ по этому поводу.
Кроме того, завтра вечером у Вас назначена встреча в администрации города по поводу подготовки и готовности к субботнику. Также остались нерешенными и другие вопросы.
Сегодня с утра Вы решили просмотреть корреспонденцию, которая пришла на Ваше имя, и составить план работы на эти 2 дня (25 и 26 апреля). Также Вы планировали разобрать и структурировать рабочую документацию, накопившуюся за долгое время, Вы предполагаете, что в среднем, это займет около 2‑х часов.
Ваш рабочий день начинается в 9.00 и заканчивается в 18.00, в перерыв с 13.00–14.00, Вы, как правило, отсутствуете в офисе и обедаете дома, который расположен рядом с Вашей работы. Еще одна причина, по которой Вам необходимо появиться дома в обед – покормить домашних животных, обычно их кормит жена или дочь, но в данное время они находятся на даче.
Просмотрите поступившую информацию и запишите в ежедневнике Ваш план действий в ответ на данную информацию: напишете ли Вы ответную записку, назначите ли срок, решите ли задачу тотчас или после, или вообще ничего не предпримете – все зависит только от Вас.
У Вас есть 1 час на то, чтобы составить план.
Сегодня: 25 апреля, 9:00.
(Каждый блог информации печатается на отдельном листе).
Информация 1.
Здравствуй, отец!
Что‑то случилось с телефоном, и у меня не было возможности позвонить, поэтому отсылаю тебе это письмо. Я приезжаю из Рязани 25.04 на вокзал в 17.15, номер поезда и вагона я сообщал ранее. Потом, как ты помнишь, в 20.00 мне нужно выезжать в аэропорт, поэтому у нас с тобой будет немного времени, чтобы поболтать, у меня накопилась масса интересных новостей по работе и личных. Буду ждать встречи.
P. S. У меня к тебе просьба – забери, пожалуйста, пакет документов по одному проекту, я хочу поработать над ним в отпуске. Их передаст тебе Вася, мой друг, он будет в кафе, что неподалеку от нашего дома, 25.04 в 11:30. Это очень важно для меня. Спасибо.
Твой сын, Яков, 20 апреля.
Информация 2.
Уважаемый Иван Михайлович!
В очередной раз хочу Вам выразить недовольство и претензии относительно уборки территорий домов № 13, 15, 24 по ул. Кутузова, находящихся под зоной ответственности ЖКХ «Наш город». А также личные претензии и жалобы жильцов вышеуказанных домов в адрес И. М. Козловой относительно сомнительного качества ее работы.
В связи с этим в очередной раз предлагаю Вам встретиться по этому поводу и, наконец, принять какие‑то меры, в противном случае я поставлю в известность администрацию города об этом случае. Думаю, что на встрече также уместно присутствие самой И. М. Козловой.
Буду ждать Вас 25 апреля в 17. 00 в нашем офисе.
С уважением, М. С. Сотовикова, 19 апреля.
Информация 3.
Иван Михайлович, добрый день!
Недавно Вы к нам обращались по поводу приобретения саженцев. К сожалению, в связи с наступлением весеннего сезона и большим спросом на лиственные кустарники и их отсутствием в ассортименте, на данный момент мы не можем Вам предложить саженцы деревьев, интересующих Вас, в необходимом количестве. Мы готовы предоставить Вам 5 % скидку на покупку.
Иван Михайлович, предлагаю Вам подъехать к нам на складской комплекс в четверг, 25 апреля в 11.00 выбрать и оформить Ваш заказ. Вы предупреждали о своей занятости, поэтому заранее предупреждаю Вас, что в среднем, это займет времени около 1,5–2‑х часов. С нашей стороны, мы можем также предложить Вам услуги по доставке.
С уважением, менеджер компании «Гринвуд» Алексей Смирнов, 23 апреля.
Информация 4.
Иван Михайлович!
Предлагаю Вам встретиться на неделе и обсудить круг вопросов, касающегося Вашего участия в субботнике.
Мой секретарь свяжется и известит с Вами о дате и времени встречи. Всего доброго.
С уважением, И. В. Максимов, 22 апреля.
Информация 5.
Недавно Вы связывались с нами относительно заказа и покупки цветочной рассады. Мы располагаем большим ассортиментов многолетних цветов и растений, и, полагаю, Вы сможете выбрать то, что Вас заинтересует. Для Вашего удобства мы можем оформить заказ и доставку продукции в этот же день: как правило, все это занимает не более 2‑х часов. Предлагаю Вам подъехать к нам 25 апреля, в 11.30.
С уважением, Наталья, менеджер компании «Вальс цветов», 24 апреля.
Информация 6.
Игорь Васильевич будет готов принять Вас 26.04 в 15.00.
С уважением, Ольга Ивановна, секретарь приемной И. В. Максимова
2Запреля
Информация 7.
К сожалению, я не смогла Вам дозвониться и застать Вас на месте. Хотела Вам напомнить, что я отпросилась у Вас на 26 апреля на первую половину дня. Звонил Олег из техслужбы насчет поломки Вашего компьютера, сказал, что он будет у Вас в пятницу в 12:00, заодно он также заменит нам старые телефонные аппараты.
С уважением, Лена Зябликова, 24 апреля.
Информация 8.
Карпову И. М.
Уважаемый Карпов И. М.!
Завтра 26 апреля с 11:00–11:30 Вы сможете подъехать к нам и забрать Ваш музыкальный центр. Мастер будет на месте и объяснит Вам причину поломки. С 27 апреля наш сервисный центр закрывается на 2 недели по техническим причинам.
С уважением, служба гарантийного ремонта ООО «Нет проблем», 25 апреля.
Информация 9.
Один из клиентов отказался от своего заказа (кустарники) по своим причинам и думаю, что нам удастся оставить его для Вас. Заказ должны вернуть завтра к 11:00, хотя у нас в офисе нерабочий день, я могу подъехать специально и встретиться с Вами, чтобы переоформить заказ, это займет около 15 минут. Будет замечательно, если Вы подъедете к 11:15
С уважением, менеджер компании «Гринвуд» Алексей Смирнов, 25 апреля.
Информация 10.
Хочу напомнить Вам, что 26 апреля в 15:15 состоится собрание жильцов нашего ЖКХ: среди всего прочего будет подниматься вопрос об уборке территорий, поэтому Ваше присутствие необходимо.
С уважением, М. С. Сотовикова, 25 апреля.
Информация 11.
Я давно хотела с Вами переговорить, но уже долгое время по тем или иным причинам это не представляется возможным. Меня не устраивает мой объем работ, учитывая, что в последнее время за мной закрепили еще несколько территорий, и в соответствии с этим – зарплата. На днях я нашла более подходящее место работы и рядом с домом. Я беру положенный оставшийся мне отпуск, тогда 26 апреля – мой последний рабочий день. Но я бы хотела еще переговорить с Вами относительно задолженности по зарплате, я буду у Вас 25 апреля к 13:00.
Свое место я порекомендовала знакомой, и оно ее заинтересовало, она подойдет к Вам 26 апреля в 12:00, Вы можете с ней переговорить. Также я буду еще на работе 26.04 после обеда и до вечера.
И. М. Козлова, 19 апреля.
Информация 12.
Завтра в 15:00 к нам придет Санэпидемстанция, кто‑то из жильцов дома подал на нас жалобу о том, что мы храним свою технику в антисанитарийных условиях и загрязняем первый этаж дома. Они просили Вас обязательно быть на месте к этому времени.
Петр Семенович, 25 апреля.
Информация 13.
На днях звонили из компании «Сад и огород», которая поставляет нам инструменты и технику, 26 апреля с 16:00–18:00 они нам должны подвезти садовые инструменты и хотели переговорить с Вами.
С уважением, Лена Зябликова.
Информация 14.
Ваня, здравствуй!
У нас все нормально, большую часть времени занимаемся огородом и цветами, по возможности, отдыхаем и даже чуть загорели. Тебе привет от Риты. Я буду звонить 26 апреля в 17:00, будь дома, пожалуйста, в это время. Целую и скучаю.
P. S. Передай, пожалуйста, нам через Алексея с Галей теплые вещи, они буду проездом у нас. Выезжают они, как всегда, в пятницу часов в 11.
P. S. Также напоминаю тебе, что в четверг в 16:00 я записала тебя к зубному, еле удалось договориться, так Игорь Иванович принимает последний день перед отпуском.
Соня.
Информация 15.
Подарок Петру Семеновичу я купила. Я всех предупредила, а также пригласила наших коллег из другого офиса к 17:00 в пятницу, как мы и договаривались и поздравим юбиляра.
Информация 16.
Напоминаю Вам, что 25:04 в городском центре искусств будет проходить конференция «Чистый город»: к сожалению, И. В. Максимов не сможет присутствовать на ней, и он просил Вас выступить с небольшой речью (около 15 мин.) относительно благоустройства нашего города. Начало конференции в 15:00, Ваше выступление по программе будет приблизительно в 16:00
С уважением, Ольга Ивановна, секретарь приемной И. В. Максимова.
АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ
Подробное описание уровней
Планирование.
А – дополнительно прописаны действия каждого персонажа, который исполняет делегируемые обязанности, возможные последствия действий, несколько вариантов маршрута.
Итого: несколько вариантов действий, прогнозирование возможных последствий и результатов во всех случаях.
В – в бланке ежедневника прописана хронологическая последовательность (от начала до конца; не хаотично) всех действий. Перечислены все пункты маршрута, учтены все ограничения. Отсутствуют конфликты (правильно были делегированы обязанности). Выполнены дополнительные (второстепенные) задачи – осталось свободное время в конце упражнения, либо посещение некоторых пунктов было запланировано с запасом времени (сверх указанного в инструкции).
Итого:
● четкий алгоритм действий с учетом времени и располагаемых ресурсов;
● выполнение второстепенных задач.
С – в бланке прописаны не все пункты, может не соблюдаться хронологическая последовательность (занесены хаотично. Какие‑то пункты упущены или забыты вообще, например, разбор документации, указанный в начале инструкции). Запланированы к посещению не все пункты. Не выделены приоритеты (выполнены задания, имеющие меньшую важность, например, не пошел на конференцию, но посетил врача). Заполнен черновик.
● выполнены не все действия, не соблюдены ограничения и ресурсы;
● не выделены приоритеты (выполнены задачи, имеющую меньшую важность).
D – в бланке не прописаны пункты вообще. Маршрут не прописан либо начат и брошен. Трудные пункты (с параллельными задачами) игнорируются вообще. Присутствуют все конфликты.
● не выполнены задания (позиция «игнорирования»);
● отсутствуют попытки решений, нет ни одного (либо 2) законченных описанных действия.
Организация.
А – задействует и распределяет обязанности между всеми исполнителями. Прописаны механизмы взаимодействия между исполнителями. Заканчивает задание ранее отведенного срока (при условии, что задание выполнено верно).
● задействованы все исполнители;
● задание выполнено раньше срока.
В – Делегирует полномочия (задействует 1 исполнителя). Выполняет задание в срок.
● делегирует полномочия (задействованы не все исполнители);
● выполняет задание в срок.
С – Все выполняет сам, не делегирует либо единичное задание адресует исполнителю. Переносит сроки, опаздывает со временем выполнения.
● не делегирует полномочия;
● не укладывается в срок выполнения
D – все пытается решить сам либо игнорирует события, если у него это не получается. Не выполняет задание в срок (в лучшем случае, присутствуют наброски черновика).
● не выдерживает сроки выполнения задач.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение