Каков оптимальный план проведения кадрового аудита?

Галина, добрый день. Присоединюсь к мнению коллег. В договоре необходимо как можно подробнее прописывать его предмет: перечень кадровых документов, подлежащих проверке, период, содержание отчета. Тогда у заказчика не будет возможности предъявить Вам претензию, что Вы не проверили все документы за 10 лет существования организации. Алгоритм, естественно, нужен. Форму каждый разрабатывает так, как ему удобно. Разделы могут быть такими: Журналы учета и регистрации, ЛНА, приказы по л/с и т.д. Колонки: наименование документа, регламентирующие НПА (например, постановление Правительства РФ), наличие/отсутствие, соответствие требованиям (выявленные нарушения), риски и рекомендации по исправлению нарушений, примечания. Потом на основании такого проверочного листа удобно составлять отчет. Можно за основу взять проверочные листы, которыми пользуется ГИТ.

Галина, согласен с коллегами относительно аудита (всё зависит от целей аудита, поскольку всегда надо понимать цель проведения аудита глазами заказчика).
В договоре прописываются минимум проверяемых документов:
1. в процентном соотношении (обычно от 30 до 60% в зависимости от объёма и срочности) и
2. проверяемые года по документам (обычно не менее 3-ёх лет - общегражданский срок исковой давности).
P.S. Если грядёт проверка, то задача вообще меняется и делается (если плановая, а не по заявлению обиженного Работника) на охрану труда.

Поговорите с руководством: что они подразумевают под кадровым аудитом? и какого результата ждут от Вас.

Вопрос только в том, что подразумевается под словом кадровый аудит.

Один заказчик имеет ввиду по этим оценку кадров. Другой имеет ввиду оценку документооборота нормам законодательства.

Если оценка документооборота, то здесь все просто.... составляем перечень требований всех госорганов к документообороту.... заносим все это в единую таблицу... достаем всю документацию компании и начинаем сверять с эталоном...

Нарушения выписываем... сверяемся с кодексом по возможным последствиям... и в виде отчета выдаем клиенту с рекомендациями по исправлению...

Купите КонсультантПлюс в помощь себе.... там есть все ответы на эту тему....

Если речь идет об оценке кадров, то тут все сложнее...

Необходимо побеседовать с каждым специалистом... оценка психотипа и замотивированности, а также соотвествия занимаемой должности....

Здесь лучше работать в паре с психологом + необходимо понимание сути проводимых работ (что должен делать человек и для достижения каких результатов).

Я например могу с легкостью провести аудит работы отделов продаж, отделов сопровождения... но лезть в бухгалтерский учет или инженерную часть я бы не рискнул.... хотя... всегда можно найти собрата, который в этом разбирается и за процент "вписать" его в эту работу....

Автор: И.В. Погодина Как подготовиться к приходу трудовой инспекции? (по материалам семинара «Государственные органы, контролирующие работодателей на соответствие трудовому законодательству», лектор О.Н. Скрябина, организатор компания «Градиент - Альфа»)

Проверка организации Государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

Федеральная инспекция труда – это тот орган, который осуществляет государственный надзор и контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми работодателями на территории Российской Федерации. Статья 353 ТК РФ устанавливает, что наряду с федеральной инспекцией труда государственный надзор за соблюдением правил по безопасному ведению работ в отдельных отраслях и на некоторых объектах промышленности осуществляют соответствующие федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности. Внутриведомственный государственный контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в подведомственных организациях осуществляют федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также органы местного самоуправления в порядке и на условиях, определяемых федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации. Полномочия государственного надзора за исполнением трудового законодательства также осуществляет прокуратура. Федеральная инспекция труда определяется кодексом (ст. 353) как единая централизованная система, состоящая из федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение государственного надзора и контроля над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальных органов (государственных инспекций труда).

Кодексом определены и принципы деятельности трудовых инспекций (ст. 355). Основными задачами деятельности ФИТ являются: обеспечение соблюдения и защиты трудовых прав и свобод граждан, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. В связи с возложенными задачами определены основные полномочия федеральной инспекции труда. Так, ФИТ проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и др.

Порядок проведения проверок должностными лицами федеральной инспекции труда определяется ратифицированными Российской Федерацией конвенциями Международной организации труда по вопросам инспекции труда, Трудовым кодексом РФ, федеральными законами, например, федеральным законом от 08. 08. 2001 № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)», а также решениями Правительства Российской Федерации. Соответственно, работодателю необходимо ознакомиться с данными документами и иметь их на случай проверки. Не следует ограничиваться лишь изучением Трудового кодекса, поскольку детально порядок инспектирования в нем не закреплен, урегулированы лишь отдельные аспекты деятельности инспекции, совпадающие с требованиями международно-правовых норм.

Следует помнить, что государственные инспекторы труда инспектируют на всей территории Российской Федерации любых работодателей, т.е. любые организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателей - физических лиц. Более того, государственный инспектор труда может уведомлять, а может и не уведомлять о своем присутствии работодателя или его представителя. Не сообщит он о своем присутствии, если посчитает, что такое уведомление может нанести ущерб эффективности контроля (ст. 360 ТК РФ). Данное положение соответствует международным нормам. Оно практически полностью воспроизводит ст. 12 Конвенции МОТ № 81: «При инспекционной проверке государственный инспектор труда может уведомлять о своем присутствии предпринимателя или его представителя, если только не считает, что такое уведомление может нанести ущерб эффективности контроля» . Подразумевается, что трудовой инспектор может тайно проникнуть в трудовой коллектив и наблюдать за соблюдением работодателем нормативно установленных обязанностей. Причем проверка может проводиться в любое время суток.

Между тем из ст. 11 Закона № 134-ФЗ следует, что проверяющий может посещать контролируемые объекты исключительно во время исполнения служебных обязанностей. При этом он сразу должен обозначить свое присутствие на принадлежащих организации объектах (предъявлением соответствующих документов) и не препятствовать представителям организации присутствовать при проведении проверки. Налицо расхождение международных норм и внутреннего законодательства. Подобные правовые коллизии следует решать в пользу ТК РФ и Конвенции МОТ.

Дело в том, что Конвенция МОТ, будучи ратифицирована Россией, является составной частью правовой системы и имеет перед положениями российского законодательства приоритет, что установлено ч. 4 ст. 15 Конституции РФ. Распространено мнение, что трудовая инспекция может прийти в организацию с проверкой, только если от работника организации поступила жалоба на работодателя. Однако это не совсем так. ФИТ предоставлено право проводить проверки соблюдения работодателями законодательства о труде. Эти проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. Плановая ревизия проводится по инициативе ФИТ и не чаще одного раза в 2 года, в то время как внеплановая проверка связана с жалобами сотрудников или расследованием несчастного случая на производстве. Первый вариант контроля носит в основном профилактический характер . Организацию инспектируют в целях предотвращения нарушений прав сотрудников, выборочно проверяя соответствие кадровой документации и условий работы Трудовому кодексу РФ. Обычно о такой проверке сообщается за несколько дней до ее начала. Порядок проведения внеплановых проверок, а также любых официальных ревизий, закреплен ст. 7 Закона № 134-ФЗ.

Так, внеплановый или контрольный визит ревизора ФИТ может произойти по фактам выявленных нарушений в ходе регламентированных мероприятий либо на основании заявления от юридических лиц (например, соседней организации) или сотрудника проверяемой компании. Реже случается, что инспекторы посещают компанию по ходатайству Федеральной налоговой службы или внебюджетных фондов. Все внеплановые мероприятия носят конфиденциальный характер, и о такой ревизии никогда не предупреждают заранее. Кроме того, как уже говорилось выше, на основании ст. 357 Трудового кодекса РФ инспектор может беспрепятственно посетить подконтрольную ему компанию в любое время суток.

Таким образом, основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть : – планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства; – факты несчастных случаев на производстве; – обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции Федеральной инспекции труда; – информация, поступившая от правоохранительных органов, и т.п. При этом следует отметить, что в обязанности государственных инспекторов по труду входит соблюдение конфиденциальности об авторе любой жалобы на недостатки или нарушения норм трудового права, а также воздержание от сообщения работодателю сведений о заявителе жалобы, если заявитель возражает против сообщения работодателю данных об источнике жалобы. При осуществлении проверки государственные инспекторы по труду предъявляют удостоверение установленного образца и распоряжение о проведении проверки за подписью руководителя инспекции труда. В распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю согласно п. 1 ст. 7 Закона № 134 должны быть указаны следующие сведения: - номер и дата распоряжения (приказа) о проведении проверки; - наименование контролирующего органа; - фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), уполномоченного на проведение проверки; - наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, в отношении которых проводится проверка; - цели, задачи и предмет проводимой проверки; - правовые основания проведения проверки; - даты начала и окончания проверки. Распоряжение о проведении проверки предъявляется инспектором руководителю организации, в которой запланировано контрольное мероприятие. Вместе с распоряжением инспектор должен ознакомить представителя работодателя со своим служебным удостоверением. Если эти требования не будут соблюдены, то работодатель имеет право отказать инспектору в проведении проверки в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона № 134-ФЗ.

Кроме того, по мнению Л. Ромко и А. Тюриной, можно позвонить в инспекцию и выяснить, были ли направлены проверяющие в организацию, а также целесообразно снять копии всех представленных инспектором документов . Как правило, проверку проводит один инспектор. Если в организацию пришли несколько проверяющих, необходимо убедиться, что все они указаны в распоряжении. Распоряжение, в котором отсутствует предмет проверки, является недействительным. Однако с документами, предъявляемыми трудовыми инспекторами работодателю в начале проверки, также не все однозначно в действующем законодательстве. И ст. 12 указанной выше Конвенции МОТ, и ст. 357 ТК РФ подразумевают, что для посещения организации в целях проведения инспекционной проверки трудовому инспектору достаточно иметь удостоверение. Это не соответствует ст. 7 Закона № 134-ФЗ, согласно которой любое мероприятие по контролю должно проводиться на основании распоряжения (приказа) соответствующего органа государственного контроля. В силу п. 3 ст. 7 Закона № 134-ФЗ продолжительность контрольного мероприятия не может превышать одного, а в исключительных случаях - двух месяцев. Принимающая сторона не должна отказывать государственному надзору. Отказ и противодействие карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ . Сотрудники Федеральной инспекции труда вправе проверять соблюдение положений трудового законодательства без учета установленного действующим законодательством срока исковой давности в отношении фактов нарушения. Исходя из этого, предметом проверки могут послужить, в том числе и факты, произошедшие три года назад и более.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспектора не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять вопросы, связанные с увольнением работников, контролеры не вправе (ст. 8 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»). Не рекомендуется предоставлять документы, не относящиеся к предмету проверки. Весь комплекс кадровых документов М.В. Белоусова предлагает разделить на два вида : - обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено трудовым законодательством для всех работодателей; - факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К обязательным документам относятся: - штатное расписание (ст. 57 ТК РФ); - трудовые договоры (ст. ст. 56 и 67 ТК РФ); - трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ); - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; - правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ); - документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ); - график сменности (ст. 103 ТК РФ); - график отпусков (ст. 123 ТК РФ); - приказы по личному составу; - личная карточка; - табель учета рабочего времени; - правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ); - медицинские книжки работников. Именно их и проверяют в первую очередь инспектора федеральной инспекции труда.

К факультативным кадровым документам можно отнести: - положения о структурных подразделениях; - положения о персонале; - должностные инструкции; - положение об аттестации работников и другие. Некоторые факультативные документы могут стать обязательными при наличии определенных условий. Так, если в трудовом договоре не закреплены должностные обязанности и права работника, то должностные инструкции становятся обязательными документами. Кроме того, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников.

Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. Рассмотрим правила составления некоторых видов документов в целях предотвращения нарушений, выявляемых при проверках ФИТ. В первую очередь, следует сказать, что администрации организации следует заблаговременно позаботиться о том, чтобы данные документы, являющиеся основными в трудовых отношениях, были в порядке. При этом типовыми документами лучше не пользоваться. Их можно принять за основу, но заполнить своим содержанием. Во-вторых, все документы должны быть согласованы между собой. Не стоит их делать отдельно без учета друг друга. В-третьих, документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника. Трудовые договоры. Содержание договора определено ТК РФ в статье 57.

В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В трудовом договоре следует обязательно прописать дни выплаты зарплаты, а также то, в каком месте ее будет получать работник (включая адрес нахождения кассы). Не принято в трудовом договоре употреблять термин «аванс», который используется на практике. Такого термина в ТК РФ нет. В Кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже, чем каждые полмесяца, в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Несоблюдение письменной формы трудовых договоров является нарушением норм ст. 67 ТК РФ, то есть нарушением со стороны работодателя трудового законодательства. В связи с этим при установлении государственными инспекторами труда указанных выше нарушений трудового законодательства последние вправе привлечь нарушителей к ответственности, установленной нормами ст. 5.27 КоАП РФ. Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто.

Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным - требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения. Трудовые книжки. В 2008 г. вступили в силу изменения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, установленных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее -Правила ведения и хранения трудовых книжек). Изменения коснулись порядка ведения трудовых книжек, оформления дубликата трудовой книжки, выдачи ее при увольнении, учета и хранения трудовых книжек. Кроме того, был определен порядок ведения и хранения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями. Правила внутреннего распорядка - весьма важный документ, при составлении которого необходимо предусмотреть различные случаи. Продуктивно, даже просто описать то, что происходит в организации фактически. Содержание указанных правил включает в себя порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору. График отпусков составляется за 2 недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации.

Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. В такой ситуации необходимо внимательно относиться к поездкам сотрудников за границу. И при зарубежном отдыхе не ставить им в табеле рабочие дни. Приказы об отпуске должны быть датированы не менее, чем за две недели до отпуска сотрудника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск по основной работе. Документы, связанные с персональными данными работника. Персональные данные работника - информация, касающаяся конкретного работника и необходимая работодателю в связи с возникновением трудовых отношений. Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Эти сведения являются конфиденциальной информацией, то есть информацией строго ограниченного и регламентированного доступа. Безопасность персональных данных должна достигаться путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иные несанкционированные действия.

Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей: - личные дела и трудовые книжки работников; - документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобном); - документы по анкетированию, тестированию и тому подобные; - приказы (распоряжения) по личному составу; - документация по аттестации сотрудников, служебным расследованиям и тому подобному; - учетная документация (картотеки, книги, журналы и другие); - аналитическая и справочная документация, как используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы; - отчетная документация, передаваемая в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).

Следовательно, в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных и ознакомить с ним под роспись сотрудников, работающих с персональными данными. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 Трудового кодекса Российской Федерации. Данный документ должен обеспечивать, прежде всего, защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. Защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. К ответственности за разглашение персональных данных, помимо работодателей, могут быть привлечены только те работники, которые в соответствии с условиями своих трудовых договоров и должностных инструкций обязаны были соблюдать правила работы с персональными данными. То же относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07. 06. 2006, 14. 06. 2006 № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, что работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации, и т.п.

Документы по охране труда .

Согласно статистике Роструда в ходе проведенных в 2007 году всех видов проверок госинспекторами труда было выявлено около 1,4 млн. нарушений, связанных именно с охраной труда (при общем числе нарушений трудовых прав работников в 1,85 млн.) . Наибольшее относительное количество нарушений трудового законодательства, выявленных в среднем в ходе одной проверки, было выявлено по вопросам: - обучения и инструктирования работников по охране труда (в среднем 13,4 нарушения в ходе одной проверки); - обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (8,2); - проведения медицинских осмотров работников (5,46); - проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (4,8); - расследования, оформления и учета несчастных случаев на производстве (2,83). Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Для их предупреждения в организации необходимо разработать и утвердить: - инструкции по охране труда (на основе межотраслевых или отраслевых типовых инструкций по охране труда); - перечень инструкций по охране труда, действующих в данной организации; - журналы регистрации инструктажа: вводного, первичного и повторного (при необходимости внепланового и целевого); - журнал регистрации инструкций по охране труда для работников; - журнал учета выдачи инструкций по охране труда работникам; - журнал регистрации несчастных случаев на производстве; - личные карточки сертифицированных средств индивидуальной защиты; - график периодических медицинских осмотров; - положение о порядке выдачи работникам средств коллективной и индивидуальной защиты и др. Перечень документов будет зависеть от специфики деятельности организации. Инструкция по охране труда утверждается приказом. Работники должны быть ознакомлены с данной инструкций под роспись.

Как правило, для этого заводится отдельный журнал. Ознакомление производится в момент принятия работника на работу либо после издания документа по организации. Кроме указанной инструкции целесообразно подготовить и размножить требования к безопасности при работе на ПК, множительной технике и другой оргтехнике в организации. Подобные документы следует разместить в доступных для работников местах, например, повесить над копировальным аппаратом. В организации и в ее подразделениях должна быть аптечка с типовым содержимым на случай травм. С 01 сентября 2008 года действуют новые правила, касающиеся порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда . Аттестации рабочих мест по условиям труда полежат все имеющиеся в организации рабочие места.

Аттестация предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда. Документы об оплате труда. Основные условия оплаты труда должны содержаться в трудовом договоре, о чем уже говорилось выше. Не следует забывать о том, что работодатель обязан выплачивать денежную компенсацию за задержку выплаты заработной платы и отпускных. Несмотря на то, что задержка выплаты является распространенным нарушением, еще более распространено несоблюдение 236 статьи ТК РФ, где говорится о том, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан их произвести с уплатой процентов, денежной компенсации в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ. Если работодатель по каким-то причинам задерживает выплаты, то он должен учитывать указанную компенсацию, и зарплата должна быть выдана с учетом этой компенсации. Задержка выплаты заработной платы даже на 1 - 3 дня предполагает начисление процентов в указанном размере.

В настоящее время, в условиях кризиса, подобного рода нарушения со стороны работодателя могут быть вполне распространены. Глава Федеральной службы по труду и занятости Юрий Герций в интервью АиФ рекомендовал в случае задержки выплаты заработной платы обратиться в суд либо в государственную инспекцию труда (по месту нахождения предприятия) . В связи со сложившей экономической ситуаций в стране необходимо несколько слов сказать о снижении заработной платы и о других изменениях в условиях труда работников. Для того чтобы работодателю грамотно оформить снижение заработной платы в организации и перейти на новые условия труда, следует издать приказ с предупреждением работника о грядущих изменениях. При этом формулировки «бессрочный отпуск» в приказе по предприятию быть не должно. В ТК РФ предусмотрен лишь «отпуск без сохранения заработной платы» (ст. 128). Предоставляться он может только по письменному заявлению работника (а не по инициативе работодателя), и продолжительность его должна быть четко оговорена.

Работодатель имеет право за 2 месяца предупредить работника о том, что заработная плата снижается в компании, - так как сложная финансовая ситуация в стране. Далее необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. То есть работодатель вправе изменить условия оплаты труда (ст. 74 ТК РФ). Но работнику он должен об этом сообщить письменно, с указанием причин, а главное — не позднее, чем за 2 месяца до снижения. На уведомлении работник должен обязательно расписаться. В случае несогласия сотрудника продолжать работу на новых условиях работодатель может предложить ему другие имеющиеся вакансии. При их отсутствии или отказе от них самого работника трудовой договор будет считаться расторгнутым (п. 7 ст. 77 ТК РФ).

Не зависят от кризиса в экономике выплаты по больничным листам. Часто лист нетрудоспособности становится для работника спасением при ненадлежащем отношении к работе и «головной болью» для работодателя.

Во избежание ошибок в этой сфере администрации организации необходимо сначала выяснить - оригинал больничного перед ними или подделка. Например, подозрение в подлинности может вызвать наличие круглой печати, поскольку на новых листках нетрудоспособности круглых печатей врачей более не ставится. Одним из простых способов определить подделку является запрос в поликлинику. Следует обращать внимание на отметку о нарушении режима. День нарушения режима соцстрах не оплатит. Пособие снижается в следующих случаях: нарушение застрахованным лицом без уважительных причин в период временной нетрудоспособности режима, предписанного лечащим врачом; неявка застрахованного лица без уважительной причины в назначенный срок на врачебный осмотр или на проведение медико-социальных экспертиз; заболевание или травма, наступившая вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения, действий, связанных с таким опьянением.

При оплате больничного листа следует помнить, что листок нетрудоспособности может выдаваться нескольким родителям. Например, сначала часть больничного может сидеть с ребенком мама, а потом - папа. При оплате такого листа следует спросить ксерокопию первичного документа. В период отпуска по уходу за ребенком матери, отцу листок по нетрудоспособности не выдается именно на этого ребенка. Приказом Минздравсоцразвития Россия от 27.10.08 № 593н внесены изменения в Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденный Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 1 августа 2007 г. № 514 (зарегистрирован в Минюсте России 13 ноября 2007 г. № 10476).

Что изменилось?

1.Теперь Листок на отпуск по беремен­ности и родам вправе выдавать не только акушер-гине­колог и фельдшер, но и врач общей практики (семейный врач). При этом внизу листка должны стоять фамилия и под­пись не только лечащего врача, но и председателя врачебной комиссии медицинского учреж­дения.

2. Срок действия больничного по уходу за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет при амбулаторном лечении или совместном пре­бывании с ним в стационаре до сих пор выдавался максимум на 15 дней по каждому заболева­нию. Теперь этот срок может быть продлен на основании медицинского заключения.

3. Введено правило оформ­ления листка, когда пациент после выдачи или продления листка нетрудоспособности пропустил прием в назначенный день и пришел позже, но все еще болеет. В этом случае в графе «с како­го числа» и «по какое число включительно» лечащий врач обязан проставить период неяв­ки и сделать соответствующую отметку в строке о нарушении режима. Такая запись будет основанием для организации начислить работнику пособие в размере одного MPОT со дня допущенного нарушения (ст. 8 закона № 255-ФЗ).

4. Листок может быть запол­нен на печатающем устройстве, а не от руки.

5. В правом верхнем и нижнем углах лицевой стороны должна стаять круглая печать.

6. Листок по уходу за больным могут выписать не только члену его семьи, но и любо­му другому родственнику.

Материалы семинара анализировала И.В. Погодина Полезные адреса и сайты:

Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) http://www.rostrud.info

Государственная инспекция труда в г. Москве http://www.moscow-git.rostrud.info/infins

Конвенция Международной Организации Труда № 81 об инспекции труда в промышленности и торговле (Женева, 19 июня 1947 г.) // Бюллетень международных договоров. - 2002. - № 2.

См об этом: Данюкова М. Предъявите трудовые книжки / М. Данюкова // Московский бухгалтер. – 2008. - № 7. Васильчикова Н.В. Проверки федеральной инспекции труда / Н.В. Васильчикова. – М.: Омега-Л, 2006. - С. 7. См. об этом: Ромко Л., Тюрина А.

Будни организации под прицелом трудовых инспекторов / Л. Ромко ,А. Тюрина // Новая бухгалтерия. – 2008. - № 5.

См об этом: Мезенцев А., Карапетян Д. Инструменты воздействия трудовой инспекции // Расчет. – 2008. - № 6. Белоусова М.В.Нарушения в кадровом делопроизводстве: виды и ответственность // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2008. - № 3. С учетом статьи Цветковой О.В. Как организовать охрану труда на предприятии // Зарплата. – 2008. - № 6.

Официальный сайт Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) http://www.rostrud.info/results/rezult2007. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 31. 08. 2007 «Об утверждении порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 10. 03. 2008. - № 10. Постоянный адрес статьи http://www.aif.ru/money/article/22932.

Источник: http://www.top-personal.ru/lawissue.html?1671

Кадровый аудит - это далеко не только анализ документов.

Основная цель кадрового аудита - определить степень соответствия персонала стратегическим задачам Компании.

Побочная цель - оценка эффективности работы служб персонала Компании.

Оценка точности кадрового документооборота - это лишь часть аудита на достижение его побочной цели :) И он проводится по инструкции трудовой инспекции. Сейчас попробую вставить ее в текст :)

Кстати, создавать Инструкцию по делопроизводству это обязанность каждого делопроизводителя. Она разрабатывается как минимум раз в три года. Раз в год её специальная комиссия должна проверить, соответствует ли она законодательству. Может в неё надо что-то внести, изменить. Если Инструкция не подлежит изменению, выносится соответствующий акт о принятии ранее разработанной инструкции на следующий финансовый год.

Кстати, тут сложно говорить, какой объем работы следует брать. Это ведь не аудит финансовый, где чётко приписано брать документацию за последние 3 финансовых года. Поэтому брать документацию по кадрам за последние 3 года будет не совсем правильным. Личные дела у многих ведутся и более 10 лет, есть у нас и такие работники. И хотите сказать, что если работник проработал на предприятии 15 лет, мы у него проверим только документацию за три года, а остальные ошибки пусть также и лежат неподвижным грузом. А потом этот работник не сможет вовремя выйти на пенсию из-за той самой ошибки, которая была допущена лет 10 назад, а мы её не посмотрели в виду того, что по договору аудита берутся документы за 3 года. Мне кажется это не правильно. Когда я провожу аудит, то анализирую абсолютно всю документацию, касающуюся каждого работника. По крайней мере от нас это требовали во время обучения.

Спасибо за ответ. А инструкций по делопроизводству, действительно, в организациях не хватает для упорядочения делопроизводства)

Я начинаю с изучения Инструкции по делопроизводству. У каждого предприятия она обязательно должна быть.. Анализирую сначала её, соответствует ли сама Инструкция ГОСТу, методическим рекомендациям. Чаще всего такая Инструкция вообще отсутствует на предприятиях. Видела её только в гос.учреждениях. Следовательно, Инструкции нет, а ошибки в оформлении документов есть. Беру свой список, в нём четко указано у меня, что должно быть в организации, какие локальные НПА, регулирующие деятельность кадров. И так далее. Всё по своему перечню и по методическим рекомендациям, разработанными государством. От себя ничего не добавляю. Вообще процесс аудита кадровой документации чётко прописан в учебниках по документоведению и делопроизводству. Только в учебниках общее документоведение, а тут конкретное.

Наталья, спасибо за ответ. А не могли бы Вы таблицей поделиться?) Видимо, это именно то, чего мне и не хватало.

У меня есть таблица, которую я заполняю в ходе аудита. И наглядно, и легко сделать выборку (по процедуре, по фамилии). А процент проверки определяется на переговорах с заказчиком.

Василий, спасибо! Буду теперь иметь ввиду. Сроки, стоимость указали. А объем работ и структуру отчета не конкретизировали, поэтому от клиента появились такие "требования"

Я договоре я указываю объём работ, структуру отчёта, сроки, стоимость.
По ходу аудита провожу анализ документов, интервью с ключевыми сотрудниками, которые отвечают за данный процесс.
В отчёте обнаруженные ошибки, оценка чем грозят эти ошибки. Часть ошибок может вообще ничем не грозить. Некоторые могут нести серьезную опасность.
А также даю краткие рекомендации по улучшению ситуацию.

Тут главное понимать, что цель аудита это не найти "косяки", а принести пользу клиенту, т.е. дать ему возможность улучшить работу. Из этого надо исходить

Елена, в договоре объем документов, к сожалению, не указан, там просто прописан аудит кадровых документов за 3 года.

насколько я знаю, при кадровом аудите проверяется 20% документации (личных дел, приказов, Т-2, трудовых книжек). ЛНА и книги регистрации проверяются все. к сожалению, нормативный акт по этому поводу не помню. а как в договоре на проведение аудита указан объем проводимых работ?