Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью?

ТК РФ и федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» позволяют использовать ее работодателям и сотрудникам для подписания документов. Если посмотреть на дату закона, то ЭЦП существует у нас уже 10 лет, но к ней до сих пор немало вопросов у HR. Давайте разберем главные из них: что и как можно подписывать электронно и какие риски есть у такого способа обмена документами. 

ТК РФ и федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» позволяют использовать ее работодателям и сотрудникам для подписания документов. Если посмотреть на дату закона, то ЭЦП существует у нас уже 10 лет, но к ней до сих пор немало вопросов у HR.&

Давайте разберем главные из них: что и как можно подписывать электронно и какие риски есть у такого способа обмена документами.

ФЗ-63 предусматривает использование простой и усиленной электронной подписи. Простая – при помощи кодов и паролей позволяет подтвердить получение документа человеком. Юридически простая подпись равна «живой», если вы укажете это в локальном акте. Усиленная подпись бывает квалифицированной и неквалифицированной и получается в результате криптографического преобразования информации с помощью ключа электронной подписи. Усиленной подписью можно подписать любой документ, хотя в законодательстве тоже есть требования к тому, какие документы можно подписывать усиленной ЭЦП, а для каких достаточно простой электронной подписи.

Квалифицированной подписью надо подписывать трудовой или ученический договор, договор о материальной ответственности, дополнительное соглашение, должностную инструкцию. Ей же визируются приказы о приеме и увольнении, соглашение о расторжении. Этот список неслучаен: усиленная ЭЦП исключит риск исправления документа другим лицом и определит, были ли изменения пока вторая сторона его не подписала.

Это и есть основное отличие, так как все остальные кадровые процедуры можно подписывать и простой ЭЦП. В их числе:

• отпуск (ежегодные, дополнительные, за свой счет, учебный), в т.ч. перенос, продление, отзыв;
• Замена дополнительного отпуска денежной компенсацией;
• Формирование графика отпусков и ознакомление с ним;
• Оформление любых выходных дней (для ухода за ребенком-инвалидом, родителям и т.д.;
• Командировки;
• Привлечение к работе вне рабочего времени (выходные, праздники, сверхурочка);
• Отчеты о работе
• Ознакомление с локальными актами;
• Привлечение к дисциплинарной ответственности;
• Ознакомление с приказами по основной деятельности;
• Согласия на обработку персональных данных;
• Предупреждение об окончании испытательного срока;
• Уведомление о сокращении штата;
• Введение простоя;
• Ознакомление с расчетными листками по зарплате;
• График сменности;
• Оформление авансовых отчетов;
• Ознакомление с документами по охране труда;

Риски электронного взаимодействия по сути отсутствуют. Закон такой вид подписи разрешает, а главное – документ подписан обеими сторонами. Но надо помнить о нюансах в связи с использованием ЭЦП. Прежде всего, это хранение информации. Работодатель обязан локализовать обработку персональных данных о работниках. Т.е. базы данных должны находиться в России. Нарушение этой нормы грозит колоссальным штрафом: на должностное лицо до 200 тыс. рублей, на компанию – до 6 млн. рублей (ч. 8 ст. 13.11 КоАП РФ). А повторное нарушение приведет к 800 тыс. и 18 млн. рублей штрафа соответственно.

Кроме того, при трансграничной передаче данных компания должна убедиться, что это государство обеспечивает защиту информации должным образом. Как это определить? Государство будет вне зоны риска, если оно ратифицировало Конвенцию о защите прав физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28.01.1981, ETS N 108. Этот документ на сегодня подписали многие страны (приложение N 1 к Приказу Роскомнадзора от 15.03.2013 N 274). Если страна не обеспечивает должный уровень защиты, передавать данные можно лишь в нескольких случаях: письменное согласие сотрудника, наличие договора между странами, для обеспечения защиты и безопасности государства и защиты жизни и здоровья людей.

Таким образом, оценив, сколько сотрудников работает в офисе, на удаленке, сколько документов оформляется и занимает времени, вы можете рассчитать, какая подпись вам подойдет. Оставаться с «живой» подписью, внедрять простую или усиленную ЭЦП? По опыту, даже простая подпись, экономит до 50% времени HR на подготовку и согласование документов.