Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

С 1 июля 2018 года вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 8 декабря 2016г. № 2004-ст. Взамен ГОСТ Р 6.30-2003.
По новым правилам оформлять кадровые документы Вы можете уже сейчас, особенно это касается отметки о заверении копии трудовой книжки. 

В зависимости от того, для каких целей будет нужна данная копия новый ГОСТ предусматривает два варианта отметок о заверении копии. 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

На копии для внутреннего пользования, как и раньше, следует написать слово "Верно", должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа) (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). 

На копии документа для другой организации с 1 июля 2018 года дополнительно нужно указать место хранения документа, с которого изготовили копию: "Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле ...за ...год") и заверить печатью организации. 

Если компания не включила в номенклатуру дел трудовые книжки как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой книжки укажите, что подлинник документа находится в отделе кадров компании "Название" .

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. 

Обратите внимание на реквизит печать - тоже есть изменения. 

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати") (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Такой порядок нужно применять с 1 июля 2018 года для всех копий кадровых документов, в том числе и трудовых книжек.

Прошу обратить внимание, что новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает четыре новых реквизита. Следовательно необходимо обновить локальный регламент по кадровому делопроизводству.

Только перечислю реквизиты, подробнее обязательно изучите документ:

- гриф ограничения доступа к документу (п. 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2016);

- наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) (п. 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт рекомендует оформлять данный реквизит прописными буквами (приложение В.5 к ГОСТ Р 7.0.97-2016);

- наименование должности лица - автора документа (п. 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016);

- отметка об электронной подписи - используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации данная отметка включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.