Как удержать нового сотрудника? Эффективная адаптация против текучки на испытательном сроке

В моей карьере был момент, когда вновь принятый сотрудник отметил: вы классно нанимаете, продаете  себя, но потом нового сотрудника как будто бросают. Это было сигналом к тому, чтобы разработать систему адаптации. 
 
Хотя какой-то опыт у меня уже был: я разрабатывала Книгу нового сотрудника, сама сопровождала новичков. Но в этот раз был запрос на системный подход, в т.ч. к оценке итогов прохождения испытательного срока со стороны руководителя.
 
Этот опыт, а также опыт внедрения системы адаптации в другой компании, помог мне сформурировать вопросы, на которые нужно ответить при разработке системы адаптации. Они помогут избежать подводных камней и сделать этот процесс эффективным.
 
Статья адресована руководителям. Она также будет интересна менеджерам по персоналу, ответственным за работу с новыми сотрудниками.

Маркетологи хорошо знают, что привлечь нового клиента несравненно дороже, чем удержать текущего. С сотрудниками примерно такая же история. Лучше работать с уже привлеченным кандидатом, чем терять деньги на рекламе вакансий и отборе новых соискателей. Тем более, что и работа стоит, и вложения в обучение сотрудника вернутся только через несколько месяцев после трудоустройства.

Поэтому обратите пристальное внимание на систему адаптации. Или, говоря по-простому, на то, что происходит с новым сотрудником после трудоустройства вплоть до окончания испытательного срока и даже чуть дольше. От того, насколько выстроен этот процесс, зависит следующее:

1. Насколько быстро и эффективно новый сотрудник включится в работу?
2. Какие нормы поведения внутри компании, с ее клиентами и партнерами он усвоит (те, что прописаны в официальных стандартах, или которые стихийно сложились в отделе)?
3. Сможете ли вы отсечь нежелательных сотрудников, которых не разглядели на этапе отбора?
4. Влюбится ли новичек в компанию или будет относиться с прохладцей, а то и вовсе решит покинуть ее?

Если вы намерены набрать только высшие баллы по этим критериям, приступайте к разработке системы адаптации.

Начать нужно со старого доброго целеполагания. Ответьте себе на следующие вопросы (будем считать, что испытательный срок длится 3 месяца):

1. Чем будет заниматься новый сотрудник? Каким образом научить его работе в специальных приложениях и прочим тонкостям?

2. Каких результатов работы мы ждем от новичка через неделю, 1-й, 2 месяц, 3 месяца работы? Примите во внимание, что в первое время КПД новичка будет тем ниже, чем меньше у него релеватного опыта работы. 

3. Кто будет заниматься адаптацией новичка. Возможные варианты: непосредственный руководитель, наставник, HR, внутренний тренер или тренинг-менеджер – в той или иной комбинации. 

4. У всех этих людей точно есть время и желание этим заниматься? Если чего-то из этого не хватает, затея с адаптацией рискует провалиться. 

5. Какую подготовку должны пройти руководитель и наставник, прежде чем начинать работу с новым сотрудником? Они должны хорошо понимать свою роль и потребности новичка. 

6. Как сделать так, чтобы к выходу нового сотрудника его уже ждало удобное и чистое рабочее место? (Серьезно, некоторые работодатели считают, что пыльный стол и оргтехника – то, что нужно для первого дня работы.) Учетные записи на компьютере должны быть настроены не позднее 1-го дня работы. 

7. Каким должен быть первый день работы сотрудника (прямо с порога офиса)? Совет: найдите человека на роль радушного хозяина, который:

• покажет, где можно оставить верхнюю одежду, переодеться,
• познакомит с коллективом подразделения и компании в целом,
• а также важными людьми: наставником, ответственным за выдачу канцелярии, сисадмином,
• поможет получить оборудование, спецодежду и т.п.,
• познакомит с общими стандартами работы (корпоративный кодекс, книга нового сотрудника и т.п.) и основными правилами общения,
• проведет по офису с посещением стратегически важных мест: кухни, туалетной комнаты, корпоративных принтеров, переговорных комнат, курилки.

8. Кто и в какой момент оформят сотрудника на работу? Какие дополнительные заявления ему нужно написать? Например, на выдачу зарплатной карты или корпоративная SIM-карта.

9. Каким образом новый сотрудник узнает об истории и текущих планах компании?

10. Хотим ли мы, чтобы он познакомился с метрами компании и зарядился желанием работать в такой [вставьте нужное] – интересной, динамичной, амбициозной, богатой на историю – организации?

11. Как новичек узнает, чего от него ждут на испытательном сроке? Сформулируйте конкретные показатели в работе и стандарты их выполнения, чтобы оценка была объективной.

12. Будет ли у него возможность дать свою обратную связь о компании и обратиться с вопросами, которые у него возникли, но которые он не знает, кому задать? Например, у него медленно работает компьютер или появилось предложение по улучшению работы call-центра.

13. В какой момент руководитель должен принять решение, оставляет он сотрудника или хочет расстаться с ним? На основании каких критериев он принимает решение? Единолично или с кем-то советуется?

14. Как новый сотрудник поймет, хорошо или плохо справляется и как прошел испытательный срок?

15. Если после испытательного срока предполагается повышение зарплаты, то как не забыть передать эти данные в бухгалерию? 

Это примерный список вопросов, которые можно дополнить или урезать, исходя из особенностей вашей компании. 

Суммируйте ответы и составьте «путь нового сотрудника» длиною в испытательный срок. Не забудьте, что работа по адаптации начнется еще до выхода сотрудника на работу (это касается выбора наставника, формулировки KPI на испытательный срок и подготовки рабочего места). Особое внимание уделите первому дню работы. 

Важно соблюсти баланс: нужно с одной стороны, не тратить слишком много времени на адаптацию нового сотрудника, а с другой – позаботится о нем, чтобы он как можно скорее вписался в коллектив и начал качественно выполнять рабочие задачи. Поэтому сначала внедрите пилотный проект по адаптации, опросите всех участников и внесите необходимые коррективы. Затем распространите опыт на всю компанию. 

Мероприятий по адаптации довольно много, а длятся они несколько недель. Чтобы ничего не упустить, рекомендую использовать чек-лист. Напоминания из чек-листа можно внести в календарь. А еще лучше автоматизировать с помощью Jira или аналогичного ПО для управления проектами. 

Хорошо спланированная адаптация поможет вам сэкономить на найме и обучении новых сотрудников. А еще покажет им вашу заботу и тем самым поможет завоевать их сердца на долгие, продуктивные годы. Желаю создать свой dream team на рабочем месте!