Как выдавать трудовую книжку под роспись, если работник находится в другом городе?

Вопрос, казалось бы, тривиальный, но на деле для некоторых организаций, особенно, «без опыта работы» с удаленными подразделениями, практически нерешаемый.
 
В компаниях с наличием обособленных подразделений и филиалов проблема встаёт в двух формах: «трудовую книжку передали с водителем  (командированным сотрудником и др)» или «трудовую отправили по почте».

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Вариант «отправили по почте» вообще предусмотрен законодательно. «Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия» - Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». 

То есть высылать можно, и если сотрудник работает в удаленном ОП, нужно всего лишь позаботиться о том, чтобы в отдела кадров вместе с заявлением на увольнение попало заявление на пересылку ТК почтой.

СОВЕТ:

Не храните такие заявления в основаниях к увольнению. Заведите отдельное дело, складывайте заявления и «квитки» с почты в хронологическом порядке. Это позволит при возникновении вопросов максимально быстро поднять все документы. Опять же, контроль намного проще, когда «все в одном месте перед глазами». 

Другой вариант - когда работник просто находится в другом городе, а у отдела кадров, например, есть возможность с кем-то из сотрудников документы ему передать. Тут возникает вопрос: или Книгу учета движения трудовых книжек тоже передавать, или….? 

Вариант отдавать всю книгу нам, конечно, нравится не очень: а вдруг потеряют. Вдруг задержат возврат, а нужно будет еще кого-то уволить. Да в конце концов, даже в тот же день она может быть нужна в офисе.

Я в своей практике пришла к следующему способу. Проверками он испытан: вопросов от ГИТ не было. 

Мы составляли на отдельном бланке расписку в получении трудовой книжки: дата получения, причина (увольнение), серия и номер трудовой книжки, ФИО работника, дата, подпись. 

Эту расписку передавали нарочно, подшивали расписки также в отдельное дело. 

СОВЕТ:

Так как Книга носит все-таки учетный характер, проставляйте напротив ФИО работника в колонках 12-13 отметку своей рукой: «отправлена по почте, дата» либо «вручена по расписке, дата». Документы при необходимости предоставите тем, у кого будут вопросы.

Иначе контрольная функция вашей книги потеряется. Ведь все незаполненные строки по столбцам 12-13 должны быть реально лежащими в вашем сейфе трудовыми книжками. 

Удачи!