Нужны заказы по кадровому учету? Получи учебный курс и первых клиентов в подарок!  
Кадровый аудит и защита бизнеса в трудовых спорах. .

Как вести график отпусков согласно требованиям ТК и успевать что-то кроме?

График отпусков и нормы ТК РФ о нём многие кадровики, сами работники и руководители считают сущим атавизмом. И надо признаться, небезосновательно. Ведь эти нормы перекочевали в ТК РФ из КЗОТа, когда трудовая жизнь была расписана по путёвкам на год вперед, а об отпусках на 1 день никто даже и не слышал....Но «однодневки» - реалии кадровой службы сегодня.
И если ваше руководство не видит в этом ничего криминального и отпускает сотрудников в краткосрочные ежегодные отпуска – этот совет для вас.
Ведь объем работы по ведению графика согласно требованиям закона в таких случаях превышает все разумные границы.

Суть идеи:

График отпусков перед началом года заносится в 1С, редактируется там же.

"Но ведь мы должны вести все в бумаге??" - резонно возразите Вы. 

Привожу пошаговую схему действий (на примере 1С версии 8.3): 

1. Подготовка и оформление графика

 1.1. Распечатать бланк графика отпусков из 1С для заполнения в структурных подразделениях. 

1.2. В график отпусков включается ежегодный основной отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней по всем сотрудникам, в т.ч. по совместителям.

При разделении на части - одна из частей отпуска – не менее 14 календарных дней!

Рекомендую также включать в график ежегодные дополнительные отпуска (ЧАЭС, за вредность), в идеале - и остатки отпусков или их часть за предыдущие периоды работы. Для этого составлять отдельный график (дополнение к нему) не требуется. 

1.3.Подписи работников (с датами) необходимо оформить на отдельных листах ознакомления (даже если обязанность знакомить с графиком не закреплена в ваших локальных нормативных актах (Кол. договоре, ПВТР и т.д.) с указанием принадлежности к документу. 

1.4. После предоставления графиков от подразделений формируется единый график отпусков в базе 1С (переносятся сведения о датах отпуска сотрудников из бумажного носителя) (Вкладка «Кадровый учет» - «График отпусков» - «Добавить»). 

2. Предоставление отпуска и ведение графика отпусков   

Ведение учета отпусков в 1С избавит от необходимости

- оформления заявления о переносе отпусков, когда отпуск не по графику

-  внесения отметок о переносе в бумажную версию графика.

Ознакомление работников (в листе ознакомлении) с графиком отпусков позволит избежать соблюдения 2-недельного срока написания заявлений о предоставлении отпуска. 

2.1. Рекомендовано: не реже двух раз в месяц формировать отчет о предстоящих отпусках, делать рассылку руководителям структурных подразделений для информирования о времени начала отпуска сотрудников в текущем месяце.

В случае переноса (изменения) даты начала отпуска работников, руководители подразделения обязаны информировать отдел кадров о новых сроках предоставления отпуска (ответным письмом, без формальных требований). На основании этих полученных данных ОК вносит в график в 1С корректировку (ставит отпуск на более поздний срок). 

2.2. При оформлении отпуска с работников берутся «простые» заявления о предоставлении отпуска, написанные в срок, позволяющий произвести выплату отпускных не менее, чем за 3 дня до начала отпуска. 

2.3. Сотрудник отдела кадров обязан осуществить проверку заявления о предоставлении отпуска на право его использования.

При предоставлении отпуска «авансом» проставляется виза ОК "На дату начала отпуска неиспользованных дней". Напротив нее должна стоять виза руководителя Работника, принимающего решение об отпуске «авансом». 

2.4. Внесение корректировок в график отпусков в 1С (проставление фактических дат предоставления отпуска), при необходимости – корректировка ранее внесенных периодов. 

Например:

если у работника было запланировано две части отпуска по 14 к.д., с 01.06.2018 и с 01.10.2018, а он принес заявление на отпуск с 01.02.2018 на 3 к.д., то логично будет произвести корректировку следующим образом:

- внести (добавить) отпуск на 3к.д. с 01.02.2018

- оставить без изменения часть отпуска на 14 к.д. с 01.06.2018

- изменить часть отпуска с 01.10.2018, - в части правки 14 к.д. на 11 к.д. 

2.5. Издание приказа, ознакомление с ним работника. 

3. Действия при проверке (аудите) 

3.1. В случае проверки гос. органами - распечатать скорректированный график отпусков из 1С, сформированный к дате проверки. 

Алгоритм оформления бумажной версии:

1)     Распечатать скорректированный график отпусков из 1С «как есть» (далее - версия 1);

2)     Выгрузить график из 1С в редактируемый формат, очистить колонку 7 «Фактическая дата отпуска» (далее - версия 2);

3)     Перенести сведения о фактических датах отпусков из версии 1 в версию 2 от руки.

4)     Новый бумажный вариант оформить идентично первоначальному: проставить дату и номер Протокола учета мнения профсоюза, подпись руководителя организации. Дата утверждения - первоначальная. 

Внимание! Для перестраховки рекомендую оформить доверенность на сотрудника, который в случае отсутствия директора подпишет документ (если директор предприятия на момент проверки находится в другой местности, болеет, в отпуске и т.п.). 

3.2. Приложить к новому графику отпусков оформленные ранее листы ознакомления работников. 

Видео-версия данной инструкции (для тех, кто больше воспринимает на словах) по ссылке:

https://www.youtube.com/watch?v=OFJDMf4uEk8 

Комментарии 5 Мне нравится 2 В закладки 0 Просмотры 400

Об авторе

 Татьяна Бохолдина (ГлавКадр) - Кадровый аудит и защита бизнеса в трудовых спорах.
Татьяна Бохолдина (ГлавКадр)

Кадровый аудит и защита бизнеса в трудовых спорах.

7 отзывов от клиентов (100% положительных)

PRO-аккаунт
Топ-100 лучших исполнителей
Член HR-клуба

Проверенный исполнитель hrtime.ru

Лучшие исполнители HRTime.ru

Профессиональный опыт Более 15 лет

Эксперт HR-клуба: более 3-х публикаций

Лучших ответов: 14

Вы HR-эксперт?

Станьте исполнителем на hrtime.ru, пишите статьи и получайте заказы

Первые заказы и курс о том, как продавать услуги – в подарок!

Комментарии

Очень полезно! Спасибо
 Александр Александр, 6 октября
Спасибо за полезный материал )))
 Ольга Полднер Ольга Полднер, 25 сентября
Татьяна, спасибо за практичный материал. Хотела бы уточнить. В листе ознакомления с графиком отпусков, что пишет работник? Что он ознакомлен с документом таким-то за номером таким-то? Ведь только в этом случае имеет смысл описанный вами подход.
Но если следовать требованиям ст.123 ТК РФ в листе ознакомления должны быть конкретные даты отпуска (т.е. указано время начала отпуска). Странно, что аудиторы этот момент пропустили.

 Воропаева Ольга Воропаева Ольга, 21 сентября
Спасибо, Татьяна! Вы провели целое исследование по, казалось бы, простому вопросу.
 Ирина Царькова - зам. Генерального директора - Кадровый холдинг ПРОФИЛЬ Ирина Царькова - зам. Генерального директора - Кадровый холдинг ПРОФИЛЬ, 21 сентября
<a target="_blank" href="https://text.ru/antiplagiat/5d847a788def8"><img src="https://text.ru/image/get/5d847a788def8/7" alt="Text.ru - 100.00%" title="Уникальность данного текста проверена через Text.ru" border="0" width="80" height="31"></a>
 Татьяна Бохолдина (ГлавКадр) Татьяна Бохолдина (ГлавКадр), 20 сентября

Хотите участвовать в обсуждении? Пройдите регистрацию.

Популярные услуги раздела с ценами:
Ведение КДП
Должностная инструкция
по договоренности
Заполнение деклараций 3 НДФЛ
по договоренности
Кадровое администрирование
по договоренности
Охрана труда
Охрана труда
по договоренности
Другие материалы в HR-клубе
ПОПУЛЯРНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
7 марта 2014, 20:28
 Оксана Беликова Проверенный исполнитель
Приказы кадровых служб: виды, порядок оформления и хранения
Приказ (распоряжение) – это основной распорядительный документ любой организации; обязательный для исполнения работниками акт руководителя организации. Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности...
13195 11 1
11 января 2018, 15:22
 Ольга Купава Проверенный исполнитель
Страховые взносы ИП в 2018 году
Коллеги, всем добрый день. Мира и добра. Полагаю, что все законопослушные индивидуальные предприниматели заплатили страховые взносы за 2017 год. А Вы знаете, что в 2018 году нас ждут новые тарифы взносов, которые теперь не будут привязаны к размеру МРОТ?...
1188 8 11
20 февраля 2014, 07:28
 Оксана Беликова Проверенный исполнитель
Увольнение в связи с ликвидацией организации
Как правильно провести процедуру увольнения в связи с ликвидацией организации, какие издержки может повлечь неправильно проведенная процедура увольнения в связи с ликвидацией организации. Возможно ли досрочное расторжение трудового договора при ликвидации...
1946 8 1
3 февраля 2016, 17:47
 Полина Храмцова  Проверенный исполнитель
Трудовой развод. Вопросы оптимизации затрат на персонал.
Данный материал опубликован в журнале "Медиапрофи" 12/2014 (http://mediaprofi.org/magazine/item/2310-mediaprofii-12-14) - специализированном издании для медиабизнеса. Акутальность материала - конец 2014 - начало 2015 г. ...
3530 6 4
10 мая 2018, 16:47
 Стаценко Ольга Проверенный исполнитель
Как организовать кадровое делопроизводство в обособленных подразделениях
Организация кадровой работы с удаленными подразделениями имеет свои сложности и это касается не только оформления документации и соблюдения сроков, а также установления взаимопонимания с сотрудниками. Следует учитывать некотрые правила, благодаря которым...
973 5 1
15 февраля 2018, 20:04
 Наталья Александрова Проверенный исполнитель
Индексация заработной платы в соответствии со ст.134 ТК: обязанность или добрая воля?
Друзья мои, новая инициатива Роструда об обязательной ежегодной индексации заработной платы и мне не даёт покоя. Поэтому выскажусь, постараюсь коротко. Роструд на главной странице своего сайта сообщает, что все работодатели(в т.ч. и коммерсанты) обязаны...
1127 5 3
29 сентября 2019, 11:28
  Екатерина Проверенный исполнитель
Электронные трудовые книжки: хотели как лучше, а получилось как всегда?
Давно уже шли разговоры о переходе на электронные трудовые книжки, и вот свершилось! По информации от ПФР от 04 сентября 2019 года "Электронная трудовая книжка (ЭТК)" это произойдет с 2020 года. В письме приводится множество положительных сторон данного...
3798 4 19
Понравилось 2 пользователям