Как принимать от сотрудника электронные больничные?

Некоторое время назад в нашей стране введена система электронных больничных листов. Ее суть в том, что компания и медицинское учреждение должны подключиться к специальной информационной системе по передаче данных. Будучи ее участниками, поликлиника может оформлять электронный листок нетрудоспособности, а работодатель сможет получать этот документ и в режиме онлайн видеть статус/состояние своих сотрудников. Но пробелы в законодательстве и отсутствие четких механизмов приводят к большому количеству вопросов. И не на всех из них есть ответы. Что же делать HR в такой ситуации?

Некоторое время назад в нашей стране введена система электронных больничных листов. Ее суть в том, что компания и медицинское учреждение должны подключиться к специальной информационной системе по передаче данных. Будучи ее участниками, поликлиника может оформлять электронный листок нетрудоспособности, а работодатель сможет получать этот документ и в режиме онлайн видеть статус/состояние своих сотрудников. Но пробелы в законодательстве и отсутствие четких механизмов приводят к большому количеству вопросов. И не на всех из них есть ответы. Что же делать HR в такой ситуации? 

Прежде всего, озвучим главные условия оформления электронных листков нетрудоспособности. Во-первых, работник должен выразить письменное согласие на получение такого больничного (исходя из п.5 ст.13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). Далее – поликлиника должна стать участником системы информационного взаимодействия по обмену сведениями для оформления электронных больничных (ЕИИС «Соцстрах»). Наконец, и сам работодатель должен являться участником этой системы. 

Чтобы принимать электронные листки нетрудоспособности, вам придется приложить некоторые усилия. Во-первых, надо заключить соглашение об информационном взаимодействии с местным отделением Фонда социального страхования РФ. Затем надо получить усиленную квалифицированную электронную подпись юридического лица. Это нужно, чтобы подписывать и заверять цифровые документы. Далее потребуется установить специальную программу для проверки этой подписи и защиты информации и выбрать вариант программного обеспечения, чтобы можно было начать работы. Их сейчас 3: личный кабинет на сайте ФСС, установка программы «Подготовка расчетов ФСС» или использование других программных продуктов, которые позволяют работать с электронными больничными. 

Так или иначе, внедрение и обучение – отдельный большой проект со своими трудозатратами. Одно внедрение усиленной ЭЦП много стоит. Электронная подпись – дает много преимуществ, и не только в плане больничных, но сначала надо детально проанализировать возможные затраты и планируемый эффект. Очевидно, что далеко не все сейчас могут выделить время и ресурсы на него. Поэтому один из самых частых вопросов, который задают нам клиенты – можно ли отказать сотруднику в приеме электронного больничного, если компания не участвует в системе электронного документооборота? 

Сложность в том, что часто поликлиники выдают «цифровой» больничный сотрудникам, не проверяя, подключена ли компания к системе. Конечно, врач может выдать и бумажный листок, если об этом попросит человек. Но работодатель не может обязать сотрудника предъявлять документ в удобном для вас виде, так как право выбора формы листка остается за человеком. 

Между тем, на сегодня нет законодательных актов, прямо требующих электронные листы. Формально, цифровой документ вы можете и не принимать. Однако отсутствие обязанности не означает, что компания вправе не принимать электронный лист, и закон одинаково ставит оба варианта. «Цифра» используется наравне с классическим бумажным больничным, соответственно, обе формы являются равнозначным основанием для назначения и выплаты пособия застрахованным. Поэтому даже если технически работодатель не готов принимать электронные листы, отказ в их приеме будет нарушением прав сотрудника. А это влечет за собой серьезные риски. Во-первых, штраф за нарушение трудового законодательства – до 50 тыс. рублей на компании, на основании ст. 5.27 КоАП РФ. Более того, отказ в оплате больничного может привести к уголовной ответственности в соответствии с ч.2 ст. 145.1 Уголовного кодекса РФ. А это и возможный штраф в размере до 500 тыс. рублей, и принудительные работы. 

А что, если не оформлять цифровой больничный, а выплатить зарплату сотруднику? Увы, также вынуждены огорчить. Выплата больничного в виде оклада несет еще большие риски. Во время болезни работник должен получать не зарплату, а именно пособие по временной нетрудоспособности в качестве компенсации за невозможность иметь доход из-за болезни. Его размер определяется с учетом среднего заработка, и он не идентичен окладу, а порой – значительно больше. Если человек пожалуется в ГИТ или суд, вас ждут куда более внушительные санкции. 

Другими словами, подключаться к информационной системе, в которой учитываются электронные больничные, работодатели не обязаны, но назначить и выплатить пособие по нетрудоспособности надо независимо от формы этого документа. И если сотрудник придет и просто предъявит уникальный номер листка, вам ничего не остается, как принять и оформить его.