Что делать, если работник не забрал книжку, а уведомление о получении трудовой вовремя не отправили

Вопрос, который мне поступил от Компании "Х", звучал так.

"Будьте добры, прокомментируйте ситуацию. Сотрудник уволился по собственному желанию, поскольку сотрудник удаленный, общались с его руководителем посредством эл.почты. В день увольнения заявление на отправку ТК не поступило. На следующий день я писала письма руководителю, он ссылался на то, что сотрудник в другом городе и нет возможности написать заявление. 

Еще через день, выслала руководителю уведомление по электронной почте, но снова не получила заявления на отправку ТК и уведомление почтой не отправила, т.к. поход на почту по определенным дням. Завтра уже третий день после увольнения... отправлю уведомление почтой РФ. Чем это все грозит? Благодарю за ответ!"

Ранее мной был опубликован материал "Срок отправки извещения работнику", советую ознакомиться.

К сожалению, срок отправки уведомления работнику уже пропустили. Лучшее, что можно сделать сейчас - отправить как можно скорее. Сразу, как стало понятно, что есть нарушение.

Худшее, что может случиться - работник обратиться в организацию с заявлением об оплате в размере среднемесячного заработка за все дни, которые являются разницей между датой увольнения и датой отправки ему письма с просьбой явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку.

И обычный мой совет в этой ситуации - платить, особенно когда разница в днях невелика (1, 2, 3 дня)

Объясняю, какое имеет значение количество дней задержки.

Если трудовую книжку не выдали и уведомление не направили, согласно ст. 84.1 ТК РФ, наступает ответственность: работодатель обязан возместить работнику не полученный за всё время задержки заработок. Кстати, это же правило работает и при внесении неверной записи, которая помешала устроиться на работу. Это следует из норм ТК о материальной ответственности (ст. 232-234 ТК РФ) и Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

Предположим, такая ситуация произошла, работник обратился с просьбой эти дни ему оплатить. Работодатель отказался. Бывший работник может ничего не делать, а может пойти в суд. Если суд примет решение в его пользу, работодателю придется заплатить не только за дни вынужденного прогула, но и за услуги юриста (которые могут оказаться недешевыми).

Почему же не стоит сразу платить, если задержка существенная?

Например, кадровик не отправил письмо, а дальше забыл, заболел, уволился.

Здесь советую изучить судебную практику Вашего региона. Некоторые суды принимают решение в пользу работника вне зависимости от обстоятельств: есть задержка, нет письма - нужно платить компенсацию. Такие решения принимал Мосгорсуд, Свердловский областной суд, Ставропольский краевой суд.

Другие суды требуют доказать в заседании, что именно отсутствие трудовой книжки на руках помешало трудоустроиться. Это Верховный суд Республики Марий Эл, Нижегородский областной суд.

Если судебной практики нет, или она в пользу работодателя - стоит пробовать судиться.

Напоминание: с 2020 года работник вправе отказаться от ведения бумажной трудовой книжки. Тогда организация отвечает за то, что не отдала работнику в день увольнения сведения о его трудовой деятельности.

Вернёмся к нашей ситуации. Что еще важно.

К сожалению, тот факт, что работник общался со своим руководителем, как указывает автор запроса, в этой ситуации никакого значения не имеет.

На будущее данной Компании я посоветовала завести новую практику работы с удаленными сотрудниками. Либо сразу брать ДВА заявления - на увольнение и отправку по почте, либо, что еще лучше, чтоб не забывали - разработать им специальный бланк заявления об увольнении, в котором они будут сразу указывать, куда просят отправить трудовую книжку.

Использование бланка правомерно, главное, чтобы работник заполнял его от руки (так безопаснее). От руки должны быть основные реквизиты заявления (когда написано, когда хочет уволиться, куда выслать трудовую книжку).

Стоит также обратить внимание на следующий момент.

Не исключена ситуация, когда Вы уволите работника по заявлению, полученному по почте или с кем-то из сотрудников, а работник потом заявит, что заявление на увольнение писал не он.

И тут есть позитивная практика в пользу работодателя, но зачем создавать себе сложности?

Лучше обезопасить компанию и ввести практику, чтобы заявление дистанционщики писали в присутствии непосредственного руководителя работника, или другого сотрудника.

Он будет делать на заявлении отметку-заверение (что-то вроде "написано в моем присутствии, принял, дата, подпись"). Это исключит злоупотребления со стороны дистанционных работников.

В идеале, конечно, эти нюансы нужно включить в Правила внутреннего трудового распорядка Компании.

Если у вас есть другие вопросы о нюансах оформления документов с дистанционными работниками (не только при увольнении) - задавайте, у меня большой опыт работы с ними.

Также составлю для Вас Правила внутреннего трудового распорядка с учетом всех нюансов работы ВАШЕЙ Компании.

Тем, кто попал на эту страничку в поисках услуг кадрового аудитора, консультанта по трудовому праву - предлагаю бесплатный первичный совет по Вашей ситуации.

Обратиться напрямую можно в форме "Написать эксперту", по телефону или по почте, указанным в профиле.