Чек-лист аудита кадрового делопроизводства (КДП): что проверить в компании по документам

Этот чек-лист поможет быстро проверить, в каком состоянии находятся кадровые документы компании. Никаких сложных инструкций - просто последовательно проходите по разделам и отмечайте, что уже в порядке, а что требует внимания. Удобный способ держать учет под контролем без лишних усилий.

Кому точно пригодится этот чек-лист:

• Директору / собственнику - если в компании нет специалиста по КДП, а договоры ведет аутсорсер.
• Специалисту по кадрам, бухгалтеру - для системной проверки и выстраивания процессов, как шпаргалка, чтобы ничего не упустить при самопроверке или подготовке к проверке ГИТ.

Для каких компаний этот чек-лист подходит лучше всего:

• Для большинства компаний с обычным режимом работы (5/2, нормированный рабочий день, без филиалов, без вредных условий).
• Для малого и среднего бизнеса, где кадровый учет ведется централизованно.

*Если в вашей компании есть филиалы, сменный график, вредные условия труда или иностранные работники - этот чек-лист тоже можно использовать как базу, но вам потребуются дополнительные проверки.

Как пользоваться чек-листом:

• Идем по разделам последовательно, не перескакивая.
• По каждому пункту ставим отметку:

"ДА" - документ есть, оформлен правильно, все в порядке.
"НЕТ" - требуется исправление (ошибка, отсутствие документа, нарушение).
"НЕ ПРИМЕНИМО" - для вашей компании этот документ не нужен (например, нет командировок).

По каждому пункту с ответом "НЕТ" фиксируем в плане действий: кто исправляет, в какие сроки, какой ожидаемый результат.

Важно: чек-лист охватывает основные требования трудового законодательства, но не заменяет профессионального аудита. Используйте его как регулярный инструмент самопроверки - например, раз в полгода или при смене ответственного за кадры.

Локальные нормативные документы

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) - локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. (ст. 189 ТК РФ). Документ должен быть утвержден, а сотрудники — ознакомлены с ним под подпись.
• Положение об оплате труда и премировании - локальный нормативный акт, который в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливает применяемую в компании систему оплаты труда, размеры окладов и тарифных ставок, виды компенсационных и стимулирующих выплат (надбавки, доплаты, премии), а также порядок премирования сотрудников.
• Положение о защите персональных данных - локальный акт, который в соответствии со ст. 87 ТК РФ устанавливает правила обработки, хранения и использования личной информации сотрудников.
• Положение о коммерческой тайне - разрабатывается, если в компании введен режим коммерческой тайны и требуется защита конфиденциальной информации.
• Положение о командировках (если в компании практикуются служебные поездки) - устанавливает правила направления работников в командировки, размеры и порядок выплаты суточных, возмещения расходов на проезд и проживание, а также требования к авансовым отчетам.
• График отпусков - ежегодно утверждается не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. В течение года проверяется актуальность: все переносы и изменения оформлены документально.
• Штатное расписание - документ, который напрямую не предписан ТК РФ, но необходим для подтверждения должностной структуры компании. На практике его отсутствие почти всегда вызывает вопросы у налоговой и ГИТ, поэтому рекомендуется иметь актуальную версию.
• Должностные инструкции - их наличие помогает конкретизировать трудовую функцию и избежать споров. Если инструкция упоминается в трудовом договоре, она становится обязательной для исполнения.

Трудовые договоры и дополнительные соглашения

• По каждому сотруднику есть действующий трудовой договор
  В договоре указаны все обязательные условия: место работы, трудовая функция, дата начала, оплата труда, режим работы, характер работы и др.
• Условия договора соответствуют фактическим (должность, оклад, график)
• Все изменения условий труда оформлены дополнительными соглашениями (переводы, смена оклада, совмещение и т.д.)
• Проверить, не подменяют ли договоры ГПХ (если есть) трудовые отношения

Приказы по личному составу - распорядительные документы, которые оформляются при любых изменениях в статусе сотрудника: при приеме на работу, переводах, увольнениях, предоставлении отпусков, поощрениях и взысканиях. Основные виды приказов могут оформляться по унифицированным формам или по бланкам, разработанным в компании.

• Приказы о приеме на работу
• Приказы о переводах, перемещениях
• Приказы о совмещении / совместительстве
• Приказы об увольнении (с указанием основания и ссылкой на статью ТК РФ)
• Приказы об отпусках (очередных, учебных, без сохранения зарплаты)
• Приказы о направлении в командировки, если есть
• Приказы о поощрениях и взысканиях
• Приказы о работе в выходные и праздничные дни, сверхурочно

Трудовые книжки (для тех, у кого они еще ведутся)

• Трудовые книжки хранятся в сейфе, доступ ограничен
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется корректно
• Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку: проверьте наличие заявления от сотрудника, факт подачи отчета и отметку в журнале учета
• При увольнении трудовые книжки выданы под подпись (есть отметка в книге)
• Внесены все необходимые записи (прием, переводы, увольнения) в соответствии с инструкцией
• Сведения о трудовой деятельности сдаются вовремя.

Личные дела и карточки сотрудников

• На каждого сотрудника заведена личная карточка (форма Т-2)
• До 1 сентября 2021 года ведение личных карточек было обязательным: в них дублировались записи из трудовой книжки, и работник знакомился с ними под подпись. Если компания продолжает вести карточки, проверьте, заполнены ли все разделы и есть ли подписи сотрудника
• Заявления сотрудников (на отпуск, увольнение, перевод) подшиты и хранятся
• Согласия на обработку персональных данных получены (от всех сотрудников)

Учет рабочего времени и графики

• Ведется табель учета рабочего времени
• Табели закрываются ежемесячно, подписываются ответственными лицами
• Переработки, работа в выходные и ночное время оплачены и оформлены приказами

Отпуска

• График отпусков соблюдается, отклонения оформлены заявлениями или переносами
• Уведомления о начале отпуска (за 2 недели) есть в наличии
• Отпуска без сохранения зарплаты оформлены заявлениями,
• Компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении выплачены и рассчитаны верно

Заработная плата и выплаты

• Расчетные листки выдаются сотрудникам (под подпись или по электронной почте с отметкой о рассылке)
• Зарплата выплачивается 2 раза в месяц, даты выплат соответствуют ПВТР
• Аванс и окончательный расчет соответствуют фактически отработанному времени
• Удержания из зарплаты (алименты, штрафы и т.п.) производятся на законных основаниях

Командировки (если есть)

• Командировки оформлены приказами
• Авансовые отчеты сданы, подтверждающие документы приложены
• Суточные выплачены в соответствии с локальными нормами

Проверки и штрафы

• Были ли проверки ГИТ, прокуратуры, налоговой за последние 3 года.
• Если были - есть ли акты проверок, предписания, документы об их исполнении

Сроки хранения кадровых документов

• Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников - не менее 75 лет (до 2003 года) и не менее 50 лет (после 2003 года).
• Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие распоряжения по личному составу в личных делах - не менее 75 лет (до 2003 года) и не менее 50 лет (после 2003 года).
• Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, о направлении в командировки, а также заявления сотрудников, если они хранятся отдельно от личных дел, достаточно хранить 5 лет.
• Штатное расписание хранится постоянно.
• Графики отпусков хранятся 3 года.