Данный бланк для самофотографии рабочего времени был использован как один из инструментов крупного исследования затрат рабочего времени сотрудниками отделов продаж регионального медиахолдинга (общая совокупность выборки - 77 человек, это все сотрудники нескольких отделов продаж).
К исследованию затрат рабочего времени в отделах продаж и решению задачи самофотографии рабочего времени нас подтолкнули следующие обстоятельства: 1. Недавнее внедрение в работу отделов продаж CRM системы. Многичисленные отзывы сотрудников о том, что работа с CRM отнимает много времени. 2. Большая текучесть кадров в отделе продаж, предположительно, в связи с неадекватной организацией труда. 3. Менеджеры постоянно жаловались на то, что им приходится делать очень много непрофильной работы, вместо того, чтобы заниматься собственно продажами.
Цели самофотографии рабочего времени были следующие: 1. Понять общую картину использования рабочего времени сотрудниками отделов продаж. 2. Выявить процессы, значимо влияющие на эффективность использования рабочего времени. Методом исследования - стала фотография и самофотография рабочего времени сотрудников отдела продаж.
Само исследования было разбито на несколько этапов: 1. Сплошная самофотография рабочего времени всеми сотрудниками отделов продаж с использованием данного бланка. Данный вид исследования рабочего времени проводился в течение 1 дня три раза в месяц в разные периоды цикла продаж (начало месяца - отчетный период, середина месяца - текущие продажи, конец месяца - сбор денег). 2. Фотография рабочего времени сотрудников контрольной группы. В данную группу вошли 2-3 сотрудника отдела продаж, заинтересованные в повышении эффективности персонального тайм-менеджмента. Фотографию их рабочего времени проводил сторонний специалист. 3. Сплошная фотография рабочего времени сотрудников отдела продаж сторонним специалистом.
В результате анализа и обобщения всей собранной информации были получены интересные выводы: 1. Самую большую часть затрат рабочего времени менеджеров составляет т.н. офисная некоммуникативная непрофильная деятельность (проще говоря - бумажно-компьютерная работа) 2. Коммуникации с клиентом составляют лишь четверть затрат рабочего времени менеджеров по продажам. 3. Работа в CRM не занимает много времени, как жаловались менеджеры. Кроме того, есть корреляция затрат времени на CRM и эффективности продаж. 4. Менеджер оперирует большим количеством неструктурированной информации, тратя время на ее обработку. "Упаковав" данную информацию в удобные формы, можно сэкономить рабочее время сотрудников. На основе этих выводов руководство Холдинга предприняло ряд серьезных шагов в области изменения организации труда сотрудников отделов продаж, но это уже другая история.
Уважаемый сотрудник отдела продаж!
Холдинг «К» проводит исследование затрат рабочего времени в отделах продаж в целях оптимизации и повышения эффективности труда сотрудников.
Просим вас заполнять предлагаемую ниже форму в течении всего рабочего дня и тщательно фиксировать все типы затрат рабочего времени.
В графе индекс наименований затрат рабочего времени нужно ставить номер затрат рабочего времени из предложенного перечня.
Перечень наименований затрат рабочего времени:
В графе «Время начала операции» фиксируется точное время, когда вы приступили к выполнению данного действия.
В графе «Продолжительность» укажите сколько времени (иногда примерно) у вас это отняло.
В столбце «Примечание» - любую информацию, которую считате ценной для анализа затрат рабочего времени.
Шаг замера времени — 10 минут, т.е. фиксируются операции, которые длились в пределах или более 10 минут.
Приносим извинения за доставленные неудобства и дополнительные обязанности к вашей ежедневной работе
Просим отнестись к мероприятию ответственно и с пониманием!
Спасибо!
Индекс наименований затрат рабочего времени
Время начала операции
(часы: минуты)
Продолжительность
Примечение
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение