Внутренний рекрутинг: как создать кадровый резерв при масштабировании компании и текучке персонала

Кадровый резерв помогает решать проблемы с уходом персонала и задачи при масштабировании бизнеса.
Как создать кадровый резерв в качестве подушки безопасности или для оперативного “найма” сотрудников в расширяющейся компании, рассмотрим в статье.

Что такое кадровый резерв Это запас из кандидатов, которые могут заменить ушедшего специалиста или занять должность руководителя, эксперта.

Обычно резерв формируется из штатных сотрудников организации или на основе соискателей с платформ по поиску работы. В кадровый запас также могут входить специалисты из компаний-конкурентов.

Зачем создавать кадровый резерв

На первый взгляд, главная функция кадрового резерва — оперативно закрывать вакантные должности. На самом деле этот инструмент помогает решать куда больше бизнес-задач компании и даже позитивно сказываться на атмосфере в коллективе.

Мотивация сотрудников

Кадровый резерв предлагает персоналу варианты развития в рамках организации. Сотрудников обучают, а затем продвигают по карьерной лестнице. Развиваться можно как по вертикали, становясь руководителем отдела или филиала, так и по горизонтали — через расширение профессиональных компетенций.

При таком подходе специалисты вовлечены в работу компании, ведь от их усердия в обучении и работе зависит то, как скоро они займут привлекательную должность.

Способ удержания

Кадровый резерв помогает сотрудникам расширить свои компетенции и сменить сферу деятельности.

Такая возможность позволяет бороться с профессиональным выгоранием и даёт понимание, что сменить сферу деятельности можно без болезненных уходов. Достаточно приобрести новые навыки и заполучить работу мечты в родной компании.

Экономия затрат и времени 

С помощью сотрудников кадрового резерва можно оперативно закрыть пробелы в отделах после ухода специалиста. При этом компания экономит время и деньги на подборе персонала через внешние порталы: например, hh.ru или Superjob.

Резервисты адаптированы под специфику задач, знакомы с коллегами и соблюдают ценности организации. Для них уже подобраны карьерные пути и программы обучения.

Как организовать внутренний кадровый резерв
Чтобы создать кадровый резерв, для начала следует определить цели и потребности компании на данный момент и в ближайшие 2 года. После — определить круг подходящих кандидатов.

Вот несколько этапов, которые помогут включить сотрудника в запас:

• Составить критерии отбора

Компетенции. Оцените, какие компетенции есть у сотрудников и какие знания и навыки следует развить/приобрести для новых ролей. Например, для руководителя филиала в другом регионе потребуется знание локального рынка.

Чтобы сравнить уровень квалификации кандидатов, составьте матрицу компетенций и профили позиций. Наглядный отчёт по оценке компетенций покажет, кто из сотрудников сможет заменить коллег или претендовать на новую должность.

Лидерство, адаптивность и целеполагание. Ищете сотрудников, которые могут справляться с частыми изменениями, нестандартными задачами и управлением командой. Релевантный кандидат должен уметь работать в режиме многозадачности, грамотно расставлять компетенции, быть проактивным и стрессоустойчивым, обладать управленческими компетенциями.

Ценности. Важно, чтобы резервисты разделяли ценности компании и могли транслировать их в изменившихся условиях работы. Для руководителей это особенно необходимо: нормы корпоративной культуры предстоит распространять на подчинённых.

• Продумать системы мотивации, адаптации и удержания

Сделайте акцент на карьерных перспективах. Для этого следует создать индивидуальные планы развития. Они покажут сотрудникам, какие перспективы роста внутри компании существуют.

Второй инструмент — горизонтальная ротация, которая снизит выгорание и расширит навыки специалистов.

Чтобы удержать резервистов, введите систему наставничества. Закрепите за опытным специалистом стажёра.

Кадровый резерв при расширении

В этом случае перед нами стоит задача создать запас сотрудников для быстрого закрытия новых вакансий и обеспечить преемственность. Что требуется от HR-специалиста:

• Определить сценарии роста

Прогнозируем, какие направления компании будут развиваться — выход в новые регионы, производство нового продукта или открытие новых отделов.

Затем выделяем ключевые должности и определяемся со сроками. Например, через 6 месяцев понадобятся руководители филиалов; управленцы новых направлений должны начать работать через 3 месяца.

• Ввести раннюю ротацию кадров

Для этого можно ввести кандидата из запаса в новые обязанности. Например, перевести специалиста на роль в компании, которая будет востребована при масштабировании.

Успешному менеджеру по продажам делегировать частичные обязанности управленца — например, частичную координацию работы команды, участие в сложных переговорах.

Эффективным будет дублирование позиции. То есть сотрудник становится заместителем текущего руководителя или работает в паре со специалистом из другого отдела над развитием продукта.

Кадровый резерв против текучести персонала

Что стоит сделать:

• Проанализировать причины текучки

Прежде чем сформировать кадровый резерв, оцените причины ухода персонала. На что необходимо обратить внимание:

●     exit-интервью с уволившимися;

●     какие отделы “горят” чаще всего;

●     связана ли текучка с низкой зарплатой, отсутствием развития, перегрузками или проблемами с руководителями направлений.

Важно! Кадровый резерв не решит системных проблем компании. Сначала необходимо провести аудит-процессов и устранить истинные причины постоянных увольнений.

• Определить “горячие” позиции

Следует составить список должностей с высоким процентом текучести. Например, менеджеры по продажам, специалисты колл-центров. Для этих направлений разработайте оперативный резерв, который будет пополняться за счёт короткого обучения за 1-3 месяца.

• Работать с рисками

После введения кадрового резерва следует анализировать показатели, которые могут указывать на вероятный уход сотрудника:

●     снижение KPI,

●     падение вовлечённости,

●     участившиеся больничные,, опоздания и отгулы.

В таком случае предложите специалисту войти в кадровый резерв и выстроить карьерный путь, чтобы развиваться в новой должности.

Пример

Сотрудник из администрации почувствовал, что засиделся и работа больше ему не интересна. На горизонте появилась возможность занять место в отделе по продажам. Руководство, предварительно оценив насколько данный сотрудник может быть успешен в продажах,  предложило ему развитие в этом направлении, но пока в составе резерва.

В течение 2-3 месяцев специалиста обучали базовым навыкам работы с клиентами, документообороту и ведению CRM-системы.

Чтобы мотивировать кандидата, ему предложили систему бонусов. Например, за каждый месяц, когда работник замещал менеджера по продажам к зарплате прибавлялось 10%.

По итогам успешной работы специалист перешёл на должность с устойчивыми навыками. Задачи не ввели его в замешательство, ведь с новыми обязанностями он уже хорошо знаком.

Коллеги, есть ли у вас секреты по организации кадрового резерва в компании? Как вы считаете, нужно ли разграничивать методы организации запаса при масштабировании и системном уходе персонала?