Примерное положение о кадровом резерве

Предлагаю в копилку примерное положение о кадровом резерве компании малого или среднего бизнеса.
Положение является частью нормативной базы, регламентирующей процессы обучения и развития персонала в компании, и содержит ссылки на другие локальные нормативные документы. Для эффективной работы данного положения также необходимо иметь в наличии пакет шаблонов (приложений). 
По желанию заказчика адаптирую данный документ под требования вашей компании, включая разработку шаблонов по работе с кадровым резервом (приложений к положению).
Также в качестве отдельного проекта разработаю нормативную базу вашей компании по процессам обучения и развития, включая процессы оценки. 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

компании ХХХ

_____________И.О. Фамилия

«____»____________201___ г.

Положение о кадровом резерве компании «ХХХ»

Оглавление

I.  Общие положения.

II.  Этапы подготовки кадрового резерва.

III.  Подготовка участников программы кадрового резерва.

IV.  Оценка уровня подготовки резервистов.

I. Общие положения

1. Положение о КР (далее по тексту – Положение) описывает бизнес-процесс подготовки кадрового резерва в компании «ХХХ» (далее по тексту – компания).

2. Целью подготовки кадрового резерва является:

• плановое и внеплановое замещение ключевых, в т.ч. управленческих, должностей;
• реализация обеспеченности компании персоналом для реализации ее стратегии;
• обеспечение непрерывности производственного процесса.

3. Владельцем бизнес-процесса подготовки кадрового резерва является учебный центр компании. Ключевыми участниками процесса являются руководители подразделений и сотрудники, участвующие в программе подготовки кадрового резерва (резервисты).

4. При подготовке резервистов учебный центр использует следующие методы подготовки без отрыва от основной производственной деятельности.

• Обучение в учебном центре – получение теоретических знаний по целевой должности в учебном центре компании.
• Подготовка на рабочем месте – получение практических навыков по целевой должности на рабочем месте под руководством наставника.
• Развивающие поручения – решение рабочих задач, направленных на развитие профессиональных и личностных компетенций сотрудника в рамках целевой должности.
• Участие в проектах – формирование проектных групп из числа резервистов и других сотрудников для достижения производственных целей по целевой должности.
• Временное замещение – временное исполнение должностных обязанностей коллеги/ вышестоящего руководителя.
• Самоподготовка – самостоятельное получение знаний по целевой должности в соответствии с программой обшей или индивидуальной подготовки резервиста.

5. При итоговой оценке участников программы кадрового резерва учебный центр использует методы оценки, указанные в разделе II п.4 Положения об оценке.

6. Учебный центр осуществляет регулярное информирование о ходе программы подготовки кадрового резерва посредством размещения информации на корпоративном портале.

II. Этапы подготовки кадрового резерва

Учебный центр организует и осуществляет подготовку кадрового резерва по следующим этапам.

1.Определение целевых должностей для подготовки резерва.

2. Планирование оптимальной численности резервистов под каждую позицию.

3. Создание карточек целевых должностей.

4. Отбор кандидатов в кадровый резерв.

5. Оценка кандидатов в кадровый резерв.

6. Закрепление наставника.

7. Подготовка участников программы кадрового резерва.

8. Мониторинг эффективности подготовки резервистов.

9. Оценка уровня подготовки резервистов.

10. Подведение итогов программы подготовки резервистов.

11. Планирование дальнейшей работы с кадровым резервом.

12. Удержание перспективных сотрудников.

1. Определение целевых должностей для подготовки резерва

В перечень целевых должностей для подготовки кадрового резерва входят все вакантные позиции, возникающие по разным основаниям (например, декретный отпуск, предстоящее увольнение, создание новых подразделений, введение нового функционала).

Перечень целевых должностей для подготовки резерва на текущий год утверждается руководством компании.

При определении целевых должностей для подготовки резерва применяется Матрица назначений на должность.

2. Планирование оптимальной численности резервистов под каждую позицию

Для каждой целевой должности должно быть подготовлено не менее 2-х резервистов.

3. Создание карточек целевых должностей

В случае отсутствия карточки целевой должности карточка должности (Приложение 1 к Положению о внутреннем обучении) должна быть разработана руководителем подразделения, для которого осуществляется подготовка по программе кадрового резерва.

4. Отбор кандидатов в кадровый резерв

Выдвижение кандидатов в кадровый резерв проводится тремя способами:

1) выдвижение сотрудника его непосредственным руководителем;

2) выдвижение сотрудника руководством компании, директором по персоналу, учебным центром;

3) самовыдвижение сотрудника.

Отбор проводится в 2 этапа:

1) предварительный отбор – отбор по соответствию формальным требованиям;

2) основной отбор – оценка кандидатов.

Цель предварительного отбора – оценить формальное соответствие кандидата требованиям для зачисления в кадровый резерв.

Требования для зачисления в кадровый резерв:

• Возраст кандидата в резерв – не менее 25 лет.
• Стаж работы в компании – не менее 1 года.
• Отсутствие дисциплинарных взысканий за время работы.
• Результат прохождения оценки по итогам испытательного срока и/ или плановой оценки на текущей должности – не менее 4 баллов (80%).
• Высокая результативность работы сотрудника за период (предыдущий + текущий год) на текущей должности – не менее 4 баллов (80%).
• Наличие профессиональных достижений (предыдущий + текущий год) на текущей должности.

5. Оценка кандидатов в кадровый резерв

Цель основного отбора – оценить потенциал (профессиональные и личностные качества) кандидата в соответствии с карточкой должности для каждой позиции.

Учебный центр организует процедуру плановой оценки для сотрудников, чьи кандидатуры прошли предварительный отбор на зачисление в кадровый резерв, в соответствии с Положением об оценке.

Результаты предварительного и итогового отбора кандидатов в кадровый резерв оформляются в карточке отбора в кадровый резерв (Приложение 1).

В результате данного этапа формируется итоговый список участников программы кадрового резерва.

6. Закрепление наставника

За каждым участником программы подготовки кадрового резерва закрепляется наставник из числа более опытных коллег или вышестоящих руководителей. Работа наставников регулируется Положением о наставничестве.

7. Подготовка участников программы кадрового резерва

Целью подготовки участников программы кадрового резерва (см. раздел III настоящего Положения) является повышение их профессиональных и личностных компетенций для успешной работы по целевой должности. Учебный центр совместно с руководителями подразделений разрабатывает следующие программы обучения и развития участников программы кадрового резерва.

• Разработка общей программы подготовки резервистов (Приложение 2 форма 2). Цель: получение и развитие знаний, умений, навыков, компетенций, применимых для всех целевых должностей.
• Разработка индивидуального плана обучения и развития для каждого резервиста (Приложение 2 формы 3-5). Цель: подготовка резервиста под требования целевой должности с учетом его индивидуальных особенностей.

Общая программа подготовки разрабатывается на период не менее 1 месяца, индивидуальный план обучения и развития – не менее 2 месяцев. Общая программа подготовки и индивидуальный план обучения и развития согласуются с директором по персоналу и руководством компании. Учебный центр самостоятельно отбирает методы подготовки участников программы (см. раздел I п.4), сообразуясь с целями должности и индивидуальными особенностями сотрудников.

8. Мониторинг эффективности подготовки резервистов

Для оценки прохождения программы подготовки кадрового резерва учебный центр проводит регулярные промежуточные встречи резервистов и их наставников с руководителями подразделения, для работы в котором проходит обучение сотрудник, руководителями службы персонала, руководством компании. При необходимости осуществляется корректировка общей программы подготовки и индивидуального плана обучения и развития резервиста.

9. Оценка уровня подготовки резервистов

По окончании программы подготовки кадрового резерва учебный центр проводит комплексную оценку уровня подготовки резервистов/ реализации программы развития профессиональных и личностных компетенций (см. раздел IV настоящего Положения).

По окончании программы резервист предоставляет обратную связь по итогам прохождения программы подготовки (Приложение 4 к Положению о внутреннем обучении) и передает заполненную анкету в учебный центр. Информация, полученная от резервистов в качестве обратной связи, используется для совершенствования процесса подготовки кадрового резерва в компании.

10. Подведение итогов программы подготовки резервистов

По результатам оценки уровня подготовки резервистов принимаются решения о:

• готовности резервиста занять вакантную целевую должность;
• исключении из резерва сотрудников, продемонстрировавших снижение производственных показателей и/или отсутствие прогресса в развитии профессиональных и личностных компетенций;
• проведении дополнительного обучения по навыкам и компетенциям, при оценке которых резервист получил балл ниже 3,5 (70%);
• поощрении успешных резервистов, продемонстрировавших рост результативности работы и повышение уровня развития профессиональных и личностных компетенций.

Результат этапа: определены резервисты с высоким уровнем готовности для замещения вакантных целевых должностей.

11. Замещение вакантных должностей участниками программы кадрового резерва

При наличии в компании открытых целевых должностей осуществляется рассмотрение кандидатов на замещение из числа успешных резервистов и назначение их на должность.

В течение 2 месяцев после перевода на новую должность учебный центр при необходимости осуществляет адаптацию обученного по программе подготовки кадрового резерва сотрудника на новой должности.

Адаптация на новой должности осуществляется с применением следующих методов:

• закрепление за резервистом наставника из числа коллег/ вышестоящих руководителей;
• консультации по общей программе подготовки и индивидуальному плану обучения и развития;
• проведение дополнительного обучения.

 12. Удержание перспективных сотрудников

При отсутствии на момент окончания программы подготовки резервистов открытых целевых должностей проводятся мероприятия по удержанию перспективных сотрудников в компании.

Программа удержания перспективных сотрудников, успешно прошедших программу подготовки кадрового резерва, включает в себя следующие способы удержания:

• расширение функциональных обязанностей сотрудника, зоны его ответственности и уровня принятия решений;
• включение в проектные команды;
• самостоятельное ведение проекта в качестве руководителя проекта;
• организация временных замещений руководителя (на время отпуска, командировки, болезни и др.);
• возможность стать наставником для менее опытных сотрудников;
• надбавка к заработной плате;
• предоставление дополнительных социальных льгот.

При выборе способа удержания учитываются индивидуальные потребности сотрудника.

Результат этапа: продвижение подготовленных резервистов на вакантные целевые должности, сохранение кадрового потенциала компании за счет удержания перспективных сотрудников в кадровом резерве.

1. Для сотрудников, успешно прошедших отбор для участия в программе кадрового резерва, составляется Карта подготовки по программе кадрового резерва, в которую входят следующие документы:

III. Подготовка участников программы кадрового резерва

• Общая информация о сотруднике (Приложение 2 форма 1). Заполняет ведущий менеджер по обучению за 2 дня до начала программы подготовки;
• План обучения в учебном центре (Приложение 2 форма 2). Составляет ведущий менеджер по обучению за 2 дня до начала программы подготовки;
• План подготовки на рабочем месте (Приложение 2 форма 3). Составляет наставник в первый день реализации программы подготовки. План обучения на рабочем месте включает в себя: обучающие мероприятия, развивающие поручения, участие в проектах, временные замещения;
• План вхождения в должность (Приложение 2 форма 4). Составляет непосредственный руководитель или руководитель подразделения в первый день реализации программы подготовки;
• План самоподготовки (Приложение 2 форма 5). Составляет ведущий менеджер по обучению в первый день реализации программы подготовки.

 IV. Оценка уровня подготовки резервистов

1. Критериями прохождения программы подготовки кадрового резерва является следующее:

• результаты подготовки на рабочем месте;
• результаты выполнения ключевых задач из Плана вхождения в должность;
• результаты самоподготовки;
• отношение к работе/ обратная связь от наставника и вышестоящего руководителя;
• результаты выполнения оценочных заданий во время оценочных мероприятий.

2. Ведущий менеджер по обучению формирует пакет материалов для проведения оценки уровня подготовки кадрового резерва:

• общая информация о сотруднике (Приложение 2 форма 1);
• план обучения в учебном центре с результатами (Приложение 2 форма 2);
• план подготовки на рабочем месте с результатами (Приложение 2 форма 3);
• план вхождения в должность с результатами (Приложение 2 форма 4);
• план самоподготовки с результатами (Приложение 2 форма 5);
• отношение к работе (Приложение 2 форма 6);
• результаты выполнения оценочных заданий (Приложение 2 форма 7);
• итоговый оценочный лист по должности (Приложение 2 форма 8).

3. Резервист успешно проходит программу подготовки кадрового резерва при получении общего оценочного балла не ниже 4/ 80%.

4. Оценочные мероприятия по результатам прохождения программы кадрового резерва проводятся оценочной комиссией и состоят из следующих разделов:

• общая информация о компании (электронный тест);
• теоретические знания по должности (письменный или электронный тест);
• функциональные обязанности по должности (письменный или электронный тест, собеседование с непосредственным руководителем);
• работа в корпоративных системах (практическое задание);
• мотивационные коэффициенты/ КПЭ (электронный тест, собеседование с непосредственным руководителем);
• профессиональные навыки (оценочное мероприятие с решением кейсов и практических заданий).

5. Результаты выполнения оценочных заданий оформляются в оценочных листах (Приложение 2 форма 7).

6. Итоги прохождения программы подготовки кадрового резерва и решение оценочной комиссии оформляются в итоговом оценочном листе по должности (Приложение 2 форма 8). Решение оценочной комиссии подписывается всеми членами оценочной комиссии.

7. Итоги прохождения программы подготовки кадрового резерва и решение оценочной комиссии (Приложение 2 форма 8) представляются генеральному директору. Генеральный директор принимает окончательное решение о прохождении программы кадрового резерва.

8. В случае, если в период прохождения подготовки по программе кадрового резерва выявляется несоответствие сотрудника требованиям целевой должности, непосредственный руководитель по планируемой должности оформляет служебную записку о несоответствии резервиста требованиям целевой должности. Служебная записка согласовывается с директором по персоналу и передается на рассмотрение генеральному директору.

9. В период прохождения подготовки по программе кадрового резерва сотрудник может отказаться от участия в программе.

Разработка документа

Согласование документа

Ознакомление с документом