Новый уровень тайм-менеджмента

Для тех, кому стандартное планирование только усложняет жизнь и понижает рабочую эффективность, мы составили новую подборку рекомендаций. Как стать более продуктивным в работе и сделать график, который будет подходить вам на все сто процентов? Для этого нужно не просто взять ежедневник и вписать все свои задачи. Следует учесть несколько нюансов, которые позволят «подчинить» себе время.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Люди, которые живут в гибком графике, чаще всего сталкиваются именно с такой проблемой – необходимо владеть инструментами тайм-менеджмента, чтобы рабочие и личные задачи выполнялись эффективно и в срок. Но работа над своим расписанием не всегда может быть выполнена корректна, и тогда образ жизни, ежедневный темп может наращивать чувство тревоги и выгорание. Поэтому мы решили посмотреть в сторону того, какие есть способы улучшить известные способы планирования своего расписания, чтобы в нем было больше пользы для вашей работы и комфорта лично для вас.

Что нам предлагает «знакомое планирование» – матрицу Эйзенхауера, раскладки на неделю / месяц, чтобы распределить задачи по дням и строго следовать заданному графику. Однако, есть те, для кого такая строгость и предопределенность – это лишний стресс и отсутствие желания погружаться в рабочий ритм. Мы говорим не о запланированных встречах, не о собраниях или мероприятиях. Речь идет о распределении персональных рабочих и личных задач в течение заданного промежутка времени. Для кого-то максимальная определенность – это легкость. «Посмотрел в расписание, знаю, где я буду через полчаса, через час и через полторы недели». Для других же это может быть реальным стрессом и путем к рабочему выгоранию.

Почему так происходит? Потому что график контролирует жизнь, и любое изменение своего графика под спонтанные потребности может вызвать чувство «я не способен качественно следовать своему распорядку». Отчасти это может быть из-за того, что изначально график был составлен без учета некоторых особенностей личной организации. А если вы имеете возможность составлять его самостоятельно для себя, то есть отличная новость – значит, вы сами можете изменить его в лучшую сторону.

Рассмотрим рекомендации, которые позволят скорректировать свое расписание так, чтобы оно вызывало больше комфорта:

1. Если вы чувствуете, что рабочих задач становится слишком много, и вам не хватает времени, чтобы закрыть давно лежащие дела, то возьмите себе время на «выравнивание» распорядка.

Иногда «важные и срочные» задачи нарастают, как снежный ком, и как тут не столкнуться с проблемой в планировании, если нужно и личные дела сделать, и рабочие, и, по правилам, баланс сохранить, и лежит «стопка незакрытых дел», а времени не хватает. Здесь может расти чувство вины и усталости.
Как быть? Четко определите время, которое вам необходимо, чтобы разгрузить себя от тех задач, которые лежат мертвым тяжелым грузом и вызывают у вас вину за невозможность их выполнить. Загруженные периоды – это нормально, если у них есть четкие границы окончания. Договоритесь с самим собой, на какой этап вы берете конкретную цель – завершить все необходимые задачи, чтобы начать планировать свой идеальный график. Пока ваши дела «наваливаются» на вас непрестанно, и вы не можете найти время завершить те задачи, которые блокируют ваш карьерный и личностный рост, планирование своего комфортного графика вряд ли будет эффективным.

2. Учтите свои персональные биоритмы.

Миф это или не миф, но большая часть мира живет по ритму «жаворонков». Но вы знаете свой организм лучше кого-либо другого, и вы точно можете сказать, в какое время суток ваша высшая точка продуктивности. «Стандартное планирование» говорит нам – выполните самое сложное дело в первой половине дня, чтобы потом вам было легче завершать день простыми задачами. Правила комфортного графика таковы – поставьте самое сложное и энергозатратное дело на то время суток, на которое приходится пик вашей продуктивности. А более легкие задачи вы можете распределить в течение дня. Быть может, вам и вовсе проще начинать с самых легких дел, чтобы «наращивать темп» для самой объемной задачи. Будьте экспертом самого себя, чтобы график соответствовал именно вам!

3. Планируйте минимум на полгода вперед.

Если вы хотите добиться успеха, то каждая задача в течение дня должна иметь свою цель – для чего вы это делаете. Некоторые из них понятны в рамках одного дня – например, я ем, чтобы иметь энергию. Но большинство других задач, особенно рабочих, имеют долгосрочную цель. Для этого вам нужно планирование наперед, чтобы иметь мотивацию осуществлять эти ежедневные маленькие цели и держать в голове ту масштабную, ради которой вы работаете. Долгосрочное планирование не берет вас в рамки, а позволяет мотивировать себя и распределять время комфортным образом.

Попробуйте воспользоваться нашими рекомендациями и составить по ним свой идеальный распорядок, как минимум, на неделю! В какое время вы будете работать? Сколько часов в день вам нужно на отдых? Какая ваша масштабная долгосрочная цель? Отвечая себе на эти вопросы, вам будет проще управлять своим временем. Не обесценивайте возможность контролировать самый ценный ресурс. Успехов!