Кейс «План работы» для оценки руководителей

Коллеги, хочу поделиться очень интересным кейсом из книги «Assessment center для руководителей». (Красностанова М.В., Осетрова Н.В., Самара Н.В.)

Кейс хорошо себя проявил при оценке руководителей. Представлен в виде индивидуального письменного упражнения. Время выполнения: 1 час. 

Диагностируемы компетенции: планирование и организация работы. 

Вводные данные (лист 1).

Вы – Иван Михайлович Карпов, отец семейства и начальник городской службы благоустройства территории «Зеленый остров».
Ваше окружение:
Соня – Ваша жена.
Яков– сын.
Инесса Михайловна Козлова – дворник.
Петр Семенович – рабочий.
Игорь Васильевич Максимов – представитель администрации города.
Мария Семеновна Сотовикова – представитель ЖКХ «Наш город».
Лена Зябликова – студент‑стажер.
Алексей Смирнов – менеджер компании «Гринвуд».
Наталья – менеджер компании «Вальс цветов».

 * * *

 «Сегодня 25 апреля, четверг, Вы получили поручение от администрации города по озеленению территории Вашего города на ближайшем субботнике 27 апреля, где предполагается благоустройство нового микрорайона. К субботнику Вам необходимо закупить саженцы деревьев и кустарников, а также цветочную рассаду.

На закупку саженцев и рассады у Вас есть сегодня и завтрашний день. Ситуация осложняется тем, что накануне майских праздников несколько Ваших сотрудников ушли в отпуск и в итоге осталось трое: дворник, рабочий и студентка‑стажер, и этой рабочей силы явно недостаточно для реализации Ваших планов.

Сегодня Вам также нужно встретить Вашего сына на вокзале, возвращающегося с командировки, и у Вас с ним будет некоторое время, чтобы переговорить, так как вечером сегодняшнего дня он уезжает в отпуск на море на 2 недели. К сожалению, никто другой не может встретить сына: жена и теща находятся на даче, и предупредить сына тоже невозможно – у него 2 дня отключен сотовый телефон.

Помимо этого, на днях Вам поступила очередная жалоба из ЖКХ «Наш город» относительно уборки некоторых территорий и личные претензии к качеству выполняемой работы дворником – Инессой Михайловной. Сегодня Вы хотите переговорить с Инессой Михайловной и принять какое‑то решение, поскольку завтра Вам назначена встреча с администратором ЖКХ по этому поводу.

Кроме того, завтра вечером у Вас назначена встреча в администрации города по поводу подготовки и готовности к субботнику. Также остались нерешенными и другие вопросы.

Сегодня с утра Вы решили просмотреть корреспонденцию, которая пришла на Ваше имя, и составить план работы на эти 2 дня (25 и 26 апреля). Также Вы планировали разобрать и структурировать рабочую документацию, накопившуюся за долгое время, Вы предполагаете, что в среднем, это займет около 2‑х часов.

Ваш рабочий день начинается в 9.00 и заканчивается в 18.00, в перерыв с 13.00–14.00, Вы, как правило, отсутствуете в офисе и обедаете дома, который расположен рядом с Вашей работы. Еще одна причина, по которой Вам необходимо появиться дома в обед – покормить домашних животных, обычно их кормит жена или дочь, но в данное время они находятся на даче.

Просмотрите поступившую информацию и запишите в ежедневнике Ваш план действий в ответ на данную информацию: напишете ли Вы ответную записку, назначите ли срок, решите ли задачу тотчас или после, или вообще ничего не предпримете – все зависит только от Вас.

У Вас есть 1 час на то, чтобы составить план.

Сегодня: 25 апреля, 9:00.

(Каждый блог информации печатается на отдельном листе).

Информация 1.

Здравствуй, отец!

Что‑то случилось с телефоном, и у меня не было возможности позвонить, поэтому отсылаю тебе это письмо. Я приезжаю из Рязани 25.04 на вокзал в 17.15, номер поезда и вагона я сообщал ранее. Потом, как ты помнишь, в 20.00 мне нужно выезжать в аэропорт, поэтому у нас с тобой будет немного времени, чтобы поболтать, у меня накопилась масса интересных новостей по работе и личных. Буду ждать встречи.

P. S. У меня к тебе просьба – забери, пожалуйста, пакет документов по одному проекту, я хочу поработать над ним в отпуске. Их передаст тебе Вася, мой друг, он будет в кафе, что неподалеку от нашего дома, 25.04 в 11:30. Это очень важно для меня. Спасибо.

Твой сын, Яков, 20 апреля.

Информация 2.

Уважаемый Иван Михайлович!

В очередной раз хочу Вам выразить недовольство и претензии относительно уборки территорий домов № 13, 15, 24 по ул. Кутузова, находящихся под зоной ответственности ЖКХ «Наш город». А также личные претензии и жалобы жильцов вышеуказанных домов в адрес И. М. Козловой относительно сомнительного качества ее работы.

В связи с этим в очередной раз предлагаю Вам встретиться по этому поводу и, наконец, принять какие‑то меры, в противном случае я поставлю в известность администрацию города об этом случае. Думаю, что на встрече также уместно присутствие самой И. М. Козловой.

Буду ждать Вас 25 апреля в 17. 00 в нашем офисе.

С уважением, М. С. Сотовикова, 19 апреля.

Информация 3.

Иван Михайлович, добрый день!

Недавно Вы к нам обращались по поводу приобретения саженцев. К сожалению, в связи с наступлением весеннего сезона и большим спросом на лиственные кустарники и их отсутствием в ассортименте, на данный момент мы не можем Вам предложить саженцы деревьев, интересующих Вас, в необходимом количестве. Мы готовы предоставить Вам 5 % скидку на покупку.

Иван Михайлович, предлагаю Вам подъехать к нам на складской комплекс в четверг, 25 апреля в 11.00 выбрать и оформить Ваш заказ. Вы предупреждали о своей занятости, поэтому заранее предупреждаю Вас, что в среднем, это займет времени около 1,5–2‑х часов. С нашей стороны, мы можем также предложить Вам услуги по доставке.

С уважением, менеджер компании «Гринвуд» Алексей Смирнов, 23 апреля.

Информация 4.

Иван Михайлович!

Предлагаю Вам встретиться на неделе и обсудить круг вопросов, касающегося Вашего участия в субботнике.

Мой секретарь свяжется и известит с Вами о дате и времени встречи. Всего доброго.

С уважением, И. В. Максимов, 22 апреля.

Информация 5.

Иван Михайлович, добрый день!

Недавно Вы связывались с нами относительно заказа и покупки цветочной рассады. Мы располагаем большим ассортиментов многолетних цветов и растений, и, полагаю, Вы сможете выбрать то, что Вас заинтересует. Для Вашего удобства мы можем оформить заказ и доставку продукции в этот же день: как правило, все это занимает не более 2‑х часов. Предлагаю Вам подъехать к нам 25 апреля, в 11.30.

С уважением, Наталья, менеджер компании «Вальс цветов», 24 апреля.

Информация 6.

Уважаемый Иван Михайлович!

Игорь Васильевич будет готов принять Вас 26.04 в 15.00.

С уважением, Ольга Ивановна, секретарь приемной И. В. Максимова

2Запреля

Информация 7.

Иван Михайлович, добрый день!

К сожалению, я не смогла Вам дозвониться и застать Вас на месте. Хотела Вам напомнить, что я отпросилась у Вас на 26 апреля на первую половину дня. Звонил Олег из техслужбы насчет поломки Вашего компьютера, сказал, что он будет у Вас в пятницу в 12:00, заодно он также заменит нам старые телефонные аппараты.

С уважением, Лена Зябликова, 24 апреля.

Информация 8.

Карпову И. М.

Уважаемый Карпов И. М.!

Завтра 26 апреля с 11:00–11:30 Вы сможете подъехать к нам и забрать Ваш музыкальный центр. Мастер будет на месте и объяснит Вам причину поломки. С 27 апреля наш сервисный центр закрывается на 2 недели по техническим причинам.

С уважением, служба гарантийного ремонта ООО «Нет проблем», 25 апреля.

Информация 9.

Иван Михайлович, добрый день!

Один из клиентов отказался от своего заказа (кустарники) по своим причинам и думаю, что нам удастся оставить его для Вас. Заказ должны вернуть завтра к 11:00, хотя у нас в офисе нерабочий день, я могу подъехать специально и встретиться с Вами, чтобы переоформить заказ, это займет около 15 минут. Будет замечательно, если Вы подъедете к 11:15

С уважением, менеджер компании «Гринвуд» Алексей Смирнов, 25 апреля.

Информация 10.

Уважаемый Иван Михайлович!

Хочу напомнить Вам, что 26 апреля в 15:15 состоится собрание жильцов нашего ЖКХ: среди всего прочего будет подниматься вопрос об уборке территорий, поэтому Ваше присутствие необходимо.

С уважением, М. С. Сотовикова, 25 апреля.

Информация 11.

Иван Михайлович!

Я давно хотела с Вами переговорить, но уже долгое время по тем или иным причинам это не представляется возможным. Меня не устраивает мой объем работ, учитывая, что в последнее время за мной закрепили еще несколько территорий, и в соответствии с этим – зарплата. На днях я нашла более подходящее место работы и рядом с домом. Я беру положенный оставшийся мне отпуск, тогда 26 апреля – мой последний рабочий день. Но я бы хотела еще переговорить с Вами относительно задолженности по зарплате, я буду у Вас 25 апреля к 13:00.

Свое место я порекомендовала знакомой, и оно ее заинтересовало, она подойдет к Вам 26 апреля в 12:00, Вы можете с ней переговорить. Также я буду еще на работе 26.04 после обеда и до вечера.

И. М. Козлова, 19 апреля.

Информация 12.

Иван Михайлович!

Завтра в 15:00 к нам придет Санэпидемстанция, кто‑то из жильцов дома подал на нас жалобу о том, что мы храним свою технику в антисанитарийных условиях и загрязняем первый этаж дома. Они просили Вас обязательно быть на месте к этому времени.

Петр Семенович, 25 апреля.

Информация 13.

Иван Михайлович!

На днях звонили из компании «Сад и огород», которая поставляет нам инструменты и технику, 26 апреля с 16:00–18:00 они нам должны подвезти садовые инструменты и хотели переговорить с Вами.

С уважением, Лена Зябликова.

Информация 14.

Ваня, здравствуй!

У нас все нормально, большую часть времени занимаемся огородом и цветами, по возможности, отдыхаем и даже чуть загорели. Тебе привет от Риты. Я буду звонить 26 апреля в 17:00, будь дома, пожалуйста, в это время. Целую и скучаю.

P. S. Передай, пожалуйста, нам через Алексея с Галей теплые вещи, они буду проездом у нас. Выезжают они, как всегда, в пятницу часов в 11.

P. S. Также напоминаю тебе, что в четверг в 16:00 я записала тебя к зубному, еле удалось договориться, так Игорь Иванович принимает последний день перед отпуском.

Соня. 

Информация 15.

Иван Михайлович!

Подарок Петру Семеновичу я купила. Я всех предупредила, а также пригласила наших коллег из другого офиса к 17:00 в пятницу, как мы и договаривались и поздравим юбиляра.

С уважением, Лена Зябликова. 

Информация 16.

Уважаемый Иван Михайлович!

Напоминаю Вам, что 25:04 в городском центре искусств будет проходить конференция «Чистый город»: к сожалению, И. В. Максимов не сможет присутствовать на ней, и он просил Вас выступить с небольшой речью (около 15 мин.) относительно благоустройства нашего города. Начало конференции в 15:00, Ваше выступление по программе будет приблизительно в 16:00

С уважением, Ольга Ивановна, секретарь приемной И. В. Максимова.

АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ

 Подробное описание уровней 

 Планирование.

А – дополнительно прописаны действия каждого персонажа, который исполняет делегируемые обязанности, возможные последствия действий, несколько вариантов маршрута.

Итого: несколько вариантов действий, прогнозирование возможных последствий и результатов во всех случаях. 

В – в бланке ежедневника прописана хронологическая последовательность (от начала до конца; не хаотично) всех действий. Перечислены все пункты маршрута, учтены все ограничения. Отсутствуют конфликты (правильно были делегированы обязанности). Выполнены дополнительные (второстепенные) задачи – осталось свободное время в конце упражнения, либо посещение некоторых пунктов было запланировано с запасом времени (сверх указанного в инструкции).

Итого:

● четкий алгоритм действий с учетом времени и располагаемых ресурсов;

● выполнение второстепенных задач.

С – в бланке прописаны не все пункты, может не соблюдаться хронологическая последовательность (занесены хаотично. Какие‑то пункты упущены или забыты вообще, например, разбор документации, указанный в начале инструкции). Запланированы к посещению не все пункты. Не выделены приоритеты (выполнены задания, имеющие меньшую важность, например, не пошел на конференцию, но посетил врача). Заполнен черновик.

Итого:

● выполнены не все действия, не соблюдены ограничения и ресурсы;

● не выделены приоритеты (выполнены задачи, имеющую меньшую важность).

D – в бланке не прописаны пункты вообще. Маршрут не прописан либо начат и брошен. Трудные пункты (с параллельными задачами) игнорируются вообще. Присутствуют все конфликты.

Итого:

● не выполнены задания (позиция «игнорирования»);

● отсутствуют попытки решений, нет ни одного (либо 2) законченных описанных действия.

Организация.

 А – задействует и распределяет обязанности между всеми исполнителями. Прописаны механизмы взаимодействия между исполнителями. Заканчивает задание ранее отведенного срока (при условии, что задание выполнено верно).

Итого:

● задействованы все исполнители;

● задание выполнено раньше срока. 

В – Делегирует полномочия (задействует 1 исполнителя). Выполняет задание в срок.

Итого:

● делегирует полномочия (задействованы не все исполнители);

● выполняет задание в срок. 

С – Все выполняет сам, не делегирует либо единичное задание адресует исполнителю. Переносит сроки, опаздывает со временем выполнения.

Итого:

● не делегирует полномочия;

● не укладывается в срок выполнения 

D – все пытается решить сам либо игнорирует события, если у него это не получается. Не выполняет задание в срок (в лучшем случае, присутствуют наброски черновика).

Итого:

● не выдерживает сроки выполнения задач.