Как вести график отпусков согласно требованиям ТК и успевать что-то кроме?

График отпусков и нормы ТК РФ о нём многие кадровики, сами работники и руководители считают сущим атавизмом. И надо признаться, небезосновательно. Ведь эти нормы перекочевали в ТК РФ из КЗОТа, когда трудовая жизнь была расписана по путёвкам на год вперед, а об отпусках на 1 день никто даже и не слышал....Но «однодневки» - реалии кадровой службы сегодня.
И если ваше руководство не видит в этом ничего криминального и отпускает сотрудников в краткосрочные ежегодные отпуска – этот совет для вас.
Ведь объем работы по ведению графика согласно требованиям закона в таких случаях превышает все разумные границы.

Суть идеи:

График отпусков перед началом года заносится в 1С, редактируется там же.

"Но ведь мы должны вести все в бумаге??" - резонно возразите Вы. 

Привожу пошаговую схему действий (на примере 1С версии 8.3): 

1. Подготовка и оформление графика

 1.1. Распечатать бланк графика отпусков из 1С для заполнения в структурных подразделениях. 

1.2. В график отпусков включается ежегодный основной отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней по всем сотрудникам, в т.ч. по совместителям.

При разделении на части - одна из частей отпуска – не менее 14 календарных дней!

Рекомендую также включать в график ежегодные дополнительные отпуска (ЧАЭС, за вредность), в идеале - и остатки отпусков или их часть за предыдущие периоды работы. Для этого составлять отдельный график (дополнение к нему) не требуется. 

1.3.Подписи работников (с датами) необходимо оформить на отдельных листах ознакомления (даже если обязанность знакомить с графиком не закреплена в ваших локальных нормативных актах (Кол. договоре, ПВТР и т.д.) с указанием принадлежности к документу. 

1.4. После предоставления графиков от подразделений формируется единый график отпусков в базе 1С (переносятся сведения о датах отпуска сотрудников из бумажного носителя) (Вкладка «Кадровый учет» - «График отпусков» - «Добавить»). 

2. Предоставление отпуска и ведение графика отпусков   

Ведение учета отпусков в 1С избавит от необходимости

- оформления заявления о переносе отпусков, когда отпуск не по графику

-  внесения отметок о переносе в бумажную версию графика.

Ознакомление работников (в листе ознакомлении) с графиком отпусков позволит избежать соблюдения 2-недельного срока написания заявлений о предоставлении отпуска. 

2.1. Рекомендовано: не реже двух раз в месяц формировать отчет о предстоящих отпусках, делать рассылку руководителям структурных подразделений для информирования о времени начала отпуска сотрудников в текущем месяце.

В случае переноса (изменения) даты начала отпуска работников, руководители подразделения обязаны информировать отдел кадров о новых сроках предоставления отпуска (ответным письмом, без формальных требований). На основании этих полученных данных ОК вносит в график в 1С корректировку (ставит отпуск на более поздний срок). 

2.2. При оформлении отпуска с работников берутся «простые» заявления о предоставлении отпуска, написанные в срок, позволяющий произвести выплату отпускных не менее, чем за 3 дня до начала отпуска. 

2.3. Сотрудник отдела кадров обязан осуществить проверку заявления о предоставлении отпуска на право его использования.

При предоставлении отпуска «авансом» проставляется виза ОК "На дату начала отпуска неиспользованных дней". Напротив нее должна стоять виза руководителя Работника, принимающего решение об отпуске «авансом». 

2.4. Внесение корректировок в график отпусков в 1С (проставление фактических дат предоставления отпуска), при необходимости – корректировка ранее внесенных периодов. 

Например:

если у работника было запланировано две части отпуска по 14 к.д., с 01.06.2018 и с 01.10.2018, а он принес заявление на отпуск с 01.02.2018 на 3 к.д., то логично будет произвести корректировку следующим образом:

- внести (добавить) отпуск на 3к.д. с 01.02.2018

- оставить без изменения часть отпуска на 14 к.д. с 01.06.2018

- изменить часть отпуска с 01.10.2018, - в части правки 14 к.д. на 11 к.д. 

2.5. Издание приказа, ознакомление с ним работника. 

3. Действия при проверке (аудите) 

3.1. В случае проверки гос. органами - распечатать скорректированный график отпусков из 1С, сформированный к дате проверки. 

Алгоритм оформления бумажной версии:

1)     Распечатать скорректированный график отпусков из 1С «как есть» (далее - версия 1);

2)     Выгрузить график из 1С в редактируемый формат, очистить колонку 7 «Фактическая дата отпуска» (далее - версия 2);

3)     Перенести сведения о фактических датах отпусков из версии 1 в версию 2 от руки.

4)     Новый бумажный вариант оформить идентично первоначальному: проставить дату и номер Протокола учета мнения профсоюза, подпись руководителя организации. Дата утверждения - первоначальная. 

Внимание! Для перестраховки рекомендую оформить доверенность на сотрудника, который в случае отсутствия директора подпишет документ (если директор предприятия на момент проверки находится в другой местности, болеет, в отпуске и т.п.). 

3.2. Приложить к новому графику отпусков оформленные ранее листы ознакомления работников. 

Видео-версия данной инструкции (для тех, кто больше воспринимает на словах) по ссылке:

https://www.youtube.com/watch?v=OFJDMf4uEk8