Как убедить работника перейти на электронную трудовую книжку и оптимизировать затраты работодателя

Переход на электронные трудовые книжки - процесс, который в значительной мере оптимизирует расходы работодателя, позволяет перевести процессы, связанные с обработкой данных и предоставлением сведений о работнике, в дистанционный формат.

Что актуально не только для крупных компаний, где процесс кадрового обслуживания сосредоточен в Центрах, но, и для работодателей с небольшой численностью сотрудников, так как, позволяет снизить расходы, связанные с хранением и передачей данных.

Тем не менее, очень часто, приходится сталкиваться с отказом работников от перехода в электронный формат.

В связи с чем, даже при наличии небольшого процента отказа, усилия работодателя, связанные с оптимизацией оборота бумажных трудовых книжек могут быть сведены к нулю. Так как, ведение даже одной бумажной трудовой книжки должно быть обусловлено соблюдением условий о хранении, ведении, обороте и выдаче. Следовательно, необходимость в обеспечении закрытого хранения (как правило, в несгораемом сейфе), регистрации приёма-передачи (книга учёта), назначении лица, ответственного за оборот трудовых книжек, пересылка в адрес работника при увольнении - останутся.

Не забываем, при этом, о возможности утери бумажной трудовой книжки - что редко, но, случается. И по вине безответственных работников, и, вследствие внешних факторов - реорганизации, переезда организации, структурных изменений.

Следствие возможной утери - необходимость восстановления данных, излишне трудозатраты специалистов, расходы на запросы в другие организации, недовольство работников.

Приведу возможные возражения, которые могут минимизировать отказы работников и перейти к электронному формату в рамках всей компании.

Возражение 1: трудовая книжка продолжает храниться у работника, сведения о предыдущей трудовой деятельности остаются в трудовой книжке.

Возражение 2: в любое время работник имеет право запросить заверенные сведения о предыдущей и текущей трудовой деятельности у работодателя или в ПФ РФ, и, при необходимости, вложить их в свою трудовую книжку или предоставить по месту требования в распечатанном виде. Таким образом, отсутствуют риски, связанные с возможной утерей сведений в электронном формате. 

Возражение 3: при наличии электронной трудовой книжки у работника есть возможность для передачи данных о трудовой деятельности в электронном формате, без необходимости предоставления заверенной копии трудовой книжки.

Возражение 4: электронная трудовая книжка оформлена в едином формате, позволяет видеть и оценивать свою трудовую деятельность в печатном структурированном виде.

Возражение 5: мы все живём в эпоху цифровизации и оптимизации процессов. Поэтому, отказываться от возможности работы со своими данными в электронном формате - непростительное упущение.

Тем более, что, бумажная трудовая книжка остаётся на хранении у работника. А данные в неё есть возможность прикладывать ежегодно (или чаще), в печатном формате, по запросу работника.

Возражение 6: бумажные трудовые книжки подвержены воздействию внешних факторов, со временем, в процессе эксплуатации, данные в них выгорают и затираются. При хранении данных в электронном виде всегда есть возможность к обновлению информации в виде заверенных распечатанных данных. 

Возражение 7: (особенно актуально при приеме новых сотрудников, подавших в установленные сроки заявление о сохранении бумажной трудовой книжки на предыдущем месте работы): в компании приняты единые стандарты документооборота, в том числе, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. При учёте того, что, каждый лояльный компании сотрудник должен соответствовать её стратегическим требованиям, соответствующим законодательству и экономически обусловленным - для вновь принятых сотрудников указанное возражение имеет первоочередное значение. 

Описанные выше возражения возможно разместить в электронной рассылке на работников компании, корпоративном портале. Возобновлять рассылки периодически - до полного замещения бумажных трудовых книжек электронными. 

Кроме того, возражения должны использоваться специалистами по кадровому делопроизводству в ежедневной работе с каждым сотрудником. Оформление процесса перехода на электронные трудовые книжки, внесение трудовой деятельности в учётные системы, анализ  процесса перехода - находится в их ведении.

Так как сам процесс оптимизации расходов работодателя на бумажный документооборот обусловлен необходимостью стопроцентного перехода на электронные трудовые книжки - возможна разработка KPI, регулирующих оплату работы специалистов по кадровому делопроизводству.

Информацию о действующем в компании электронном документообороте, правилах работы и оформлении перехода на электронные трудовые книжки возможно, и, скорее необходимо внести в Правила внутреннего трудового распорядка - именно в них содержатся все основные требования, которые должны быть обязательны к соблюдению работниками.