Как повысить свою организованность на работе

Случалось ли с вами такое, что на вас наваливается сразу немало срочных задач, вы не знаете, как эффективно их распределить или боитесь, что что-то не удержите в голове? Случалось ли, что вы что-то забывали выполнить в срок? Что вы легко теряете концентрацию во время работы и не можете качественно прилагать усилия, теряете мотивацию?
Давайте порассуждаем, что значит быть организованным человеком, и поможет ли это в рабочем процессе.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Когда мы говорим о хорошей организации работы, первые ассоциации, которые могут приходить нам, – это пунктуальность / соблюдение сроков выполнения задач / возможность быстро включаться в процесс, иметь все необходимое под рукой, добиваться результатов и демонстрировать высокую эффективность. Звучит, отчасти, как образ идеального сотрудника. Достичь такой совершенной организованности может быть сложно, особенно в творческом процессе. Но мы можем внедрить в свою работу те полезные привычки, которые сделают работу проще и позволят вам больше контролировать свои задачи и продуктивность.

1. Используйте силу планеров.
Мы предлагаем вам несколько вариантов того, что можно вести в планере.
Во-первых, записывайте туда все свои задачи – распределяйте их по дням и неделям, управляйте своей загруженностью, достигайте баланса работы и отдыха. Используйте те планеры, в которых вы можете удобно увидеть необходимую раскладку (на день / на неделю / на месяц) и рассредоточить задачи комфортным образом. Могут подойти электронные планеры, чтобы удобно удалять дела, отмечать выполнение, всегда иметь его под рукой в смартфоне, вносить общие задачи для команды.
Во-вторых, используйте систему распределения задач, чтобы спланировать их в течение дня. Поделите их условно по матрице Эйзенхауэра:

• срочное и важное,
• срочное и неважное,
• важное и несрочное,
• несрочное и неважное.

В течение дня оптимальнее будет занести задачи в соответствующем порядке. Так вам удастся эффективно сохранить свою энергию для приоритетных дел, а в конце дня выполнить только то, что требует от вас меньшей важности и срочности. Вы можете также попробовать систему «съешь лягушку» и сделать самые сложные и неприятные дела в первой половине дня, предоставив вторую более легким.
В-третьих, учитывайте время выполнения задач. Распределяйте их в соответствии с тем, сколько вы в среднем тратите на выполнение, не ориентируйтесь на то, как получается у других. И тогда вы сможете подчинить себе свое рабочее расписание качественно. Чем больше запланировали – тем больше успели.

2. Регулярно проверяйте свои финансы и наводите в них порядок.
Не забывайте оплачивать квитанции, налоговые задолженности, держите на контроле свой баланс: на картах и счетах. Имейте четкое понимание, сколько вы тратите и зарабатываете, живете ли вы по средствам. Распоряжайтесь бюджетом проекта грамотно, чтобы не столкнуться с непредвиденными обстоятельствами с нулевым балансом. Будьте предусмотрительны даже в личных счетах, ведь эта часть организованности так же влияет на вашу работу.

3. Приучите себя оценивать необходимые для вашего дня ресурсы с вечера.
У вас на завтра запланирована рабочая встреча – подготовьте одежду и соберите сумку / портфель. Если вы погладите себе вещи с вечера, сэкономите массу времени и нервов при утренних сборах, потратив это время на что-то более ценное. Не обесценивайте вечернее продумывание того, что может пригодиться вам в течение дня, особенно, если вы будете выходить из дома рано. В утренней спешке и полусонном состоянии сложнее сосредоточиться, так можно легко забыть важную папку, флешку, зонт (уточняйте прогноз погоды). Будьте экспертом своего образа жизни и расписания – это тоже часть общей организованности.

4. Держите свой рабочий стол и дом в порядке.
Захламленное пространство отнимает у вас энергию – и это не только эзотерика, но и физическое следствие. Чем больше в вашей жизни беспорядка, тем больше времени вы будете тратить на то, чтобы находить нужные вещи, концентрироваться на процессе работы. Поэтому порядок рабочего и личного пространства – это ваш комфорт, забота о своем времени и уважение к самому себе. Выбирайте удобное место для вещей, которые вы используете ежедневно, – для ключей, наушников, банковских карт или документов. Оставляя эти вещи в одном знакомом месте каждый день, вы экономите до десяти минут своего времени на сборах. Когда речь идет о рабочей пунктуальности, они могут быть спасительными. А все дело в маленькой полезной привычке, дополняющей вашу организованность.

5. Регулярно позволяйте себе отдых.
Жизнь только в одних дедлайнах может рано или поздно привести к критическому выгоранию и желанию бросить все, создать беспорядок в своем пространстве и забыть про ежедневники. Одним словом, постоянный контроль себя вызывает желание сломать всю организованность. Поэтому обязательно выделяйте время для спонтанности, жизни и отдыха, в котором вы можете забыть о строгих рамках.

Организованность – это не тотальное подчинение строгому распорядку. Это лишь полезные привычки, которые помогают вам упрощать себе жизнь и рабочий процесс. Не создавайте себе сложностей сами – учитывайте особенности своей психики и внедряйте те привычки, которые действительно будут помогать. Желаем вам успехов и продуктивности!