Как подбирать секретаря в небольшой офис

Работа с клиентами малого и среднего бизнеса, часто имеет свои особенности, которые вытекают из специфики работы организании. Малый бизнес находящийся в стадии становления, как правило самый сложный, но в тоже время и самый благодарный клиент. Если компания чувствует, что Вы готовы решать их проблемы  - они всегда будут с Вами. Расскажу несколько слов о специфике подбора секретаря в небольшой офис.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Небольшая компания, самый неудобный клиент для сотрудничества. Потому что вероятнее всего и соц. пакет минимальный и заработная плата не вся «белая», да и клиент может в любой момент передумать и изменить функционал для подбираемого сотрудника.

Секретарь в такой компании, лицо, зачастую ключевое. Именно секретарь чаще всего является связующим звеном различных подразделений.

Хороший секретарь. Всегда ценится на рынке и без работы не останется.

При уточнении заявки, помимо стандартных для любой вакансии моментов, важно уточнить следующее:

• какие профессии будут совмещаться сотрудником, работающим на должности секретаря.
• какие перспективы дальнейшего карьерного роста, будут у нового сотрудника.
• что составляет основную часть рабочего дня секретаря, какие навыки важны в первую очередь, а каким компания готова обучать.
• насколько жестко прописан функционал и планируются ли в ближайшее время изменения функционала или реорганизация офиса.

В зависимости от полученных ответов, нужно корректировать поиск и отбор кандидатов.

Какие могут быть «отклонения»  от стандартной должностной инструкции:

• необходимость участвовать в ведении первичной бухгалтерии (возможно отдельно потребуется знание 1с, возможно рассматривать на данную вакансию кандидатов с бухгалтерским опытом)
• в небольшом офисе практически всегда идет совмещение функционала секретаря офиса–менеджера и помощника руководителя. Соответственно, нам с Вами будет нужен многостаночник, способный быстро переключаться с одного вида деятельности на другой.
• секретарь, как известно, должность  несколько «тупиковая», поэтому, если клиент допускает возможность карьерного роста кандидата, нужно изначально делать акцент на кандидатов с образованием и опытом работы, близким к области возможных изменений.
• немаловажные качества для секретаря – исполнительность, управляемость, умение работать по чужим правилам.  В моем понимании это те качества, которые нужно прощупать на собеседовании в первую очередь, после выявления профессиональных навыков.
• именно с данной должностью максимально любопытно использовать профессиональные тесты. Я люблю давать секретарям тест на грамотность собственной разработки, обязательно БЛАНКОВЫЙ (т.е. тест на бумаге, который нужно заполнять руками). Анализируя не только формальные результаты теста, но и то, встречаются ли в тесте исправления, помарки, насколько кандидат аккуратен в заполнении граф, не выражает ли кандидат недовольство тем, что бланковый тест «вчерашний день» и что нужно давно пользоваться компьютерами. Мне всегда доставляют удовольствие кандидаты, которые заявляют, что быть грамотным не обязательно, поскольку «все подскажет компьютер».

И еще один тест – на знание компьютера. Я свое время, я потратила довольно долгое время для подбора материала для проведения этого теста. В какой – то момент мне на глаза попалась последняя страничка журнала Работа и зарплата, где размещена очень простенькая табличка с технической информацией (адрес, график работы адреса филиалов). Опробовав на нескольких кандидатах, я стала использовать это задание как стандартный тест на знание ПК. Инструкция всем одинаковая «В любой доступной Вам программе, сделайте табличку максимально похожую на эту». А дальше все по накатанной – смотрим не только ЧТО кандидат делает. Но фиксируем и то что он при этом говорит и как реагирует на ситуацию.

Если подбор ведется в ситуации урезанного бюджета, когда мы понимаем, что заработная плата по данной вакансии занижена, и на вакансию приходят не слишком подготовленные кандидаты, то данный тест будет не столько о тестом, сколько обучающей программой 0 в процессе выполнения задания, Если слабо подготовленный кандидат не справляется с заданием, ему можно подсказать правильное решение и посмотреть обучаемость – насколько кандидат сможет повторить показанное ему действие второй раз.

Ну и не забывать о том, что в небольшом офисе с не четко прописанной структурой и функционалом, вероятнее всего будет на слишком комфортно чувствовать себя сотрудник из крупных, жестко структурированных компаний с четко прописанным функционалом. Обычно, я не трачу времени на просмотр кандидатов из компаний более высокого уровня.

Кандидат из крупной жестко структурированной компании не сможет работать.

Как представлять вакансию соискателям.

Соискателям  мы, как всегда, говорим правду- правду и ничего кроме правды. Но акцент можно поставить на тех моментах, которые для нас наиболее выигрышны.

Например:

Необходимость совмещения нескольких профессий . – Можем представить как возможность обучения на рабочем месте.

Грядущую реорганизацию офиса – как возможность продвижения по карьерной лестнице в более интересную деятельность.

Отсутствие жесткой иерархии  - как возможность неформального общения и теплой дружеской обстановки в коллективе.

Вопросы размещения решаем стандартными способами.

Платные и бесплатные работные ресурсы. Просмотр размещенных резюме кандидатов с прозвоном нужных людей и приглашением их на собеседование. Соц. сети и прочие новомодные штучки, дают слишком низкую отдачу, для того. чтобы тратить на них врем по этой вакансии.

С учетом вышеизложенного, первичный отбор  по телефону начинается с решения стандартных вопросов. Я предпочитаю не рассказывать много и долго про компанию, а задавать вопросы, отвечая на которые, кандидат сразу примеряет на себя работу в компании.

Напрмер:

- Где вы проживаете? Наш офис расположен на метро Полежаевская. Будет ли вам удобно добираться до работы?

- Мы работаем с таком – то режиме, устраивает ли Вас график работы?

- У нас небольшой офис. На данный момент нам требуется секретарь с совмещением функций секретаря, офис-менеджера и помощника руководителя. Будет ли Вам интересно совмещать функции?

-  Кроме того нам необходимо , чтобы у вас были навыки работы в 1с, потом что вам придется тесно сотрудничать со складом и бухгалтерией. Приходилось ли Вам сталкиваться сданной программой, что конкретно Вы делали.

Особенности очного общения и оценки кандидатов.

О некоторых приемах в личной беседе я уже написала. Для меня больше важны личные качества. Отсутствие у кандидата настроя «научите меня» (в небольшом офисе, скорее всего будет проблемы с обучением, поэтому основная предпосылка должна звучать «я сделаю и я научусь»). В небольшой компании особенно важно, чтобы новый человек мог сразу войти в структуру компании и встать на свое место как пазл в детской игре. Поэтому, максимально качественный подбор можно выполнять только в том случае, если рекрутер знает людей в компании, из привычки и особенности .

Подготовка кандидатов к интервью в компании.

Для целей подготовки кандидатов к встрече в компании, я обычно показываю сайт компании. Важно, чтобы кандидат понимал где и с кем он будет работать. Если есть какие –то неприятные особенности в будущей работе, я стараюсь преподнести эти особенности наиболее мягко. Кстати, я никогда не переделываю резюме кандидатов, чтобы сделать его более привлекательным для работодателя. Клиент имеет право «видеть» кандидата таким какой он есть. Это уже моя задача сделать так, чтобы к клиенту на собеседование не попадали «лишние люди».