Как организовать процесс регистрации выдачи трудовых книжек на руки и формы СТД-Р

Для кадровых специалистов!!!
Выдаете форму СТД-Р работнику выбравшему электронную трудовую книжку, а как подтверждаете, что выдали? Кадровому специалисту дополнительно необходимо завести 2 новых журнала по учету уведомлений и журнал по выдаче бумажных трудовых книжек на руки работникам. Журналы прошить,  опечатать, страницы пронумеровать.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

В настоящее время идет процесс уведомления работников об изменении трудового законодательства и возможности выбрать учета трудовой деятельсноти, т.е оставить бумажную трудовую книжку или вести учет в электронном виде. Так вот если работник отказался от бумажной трудовой книжки и выбрал электронный учет.

Работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности работнику:

1) в любое время по его запросу. Основанием для выдачи сведений в этом случае является заявление работника, поданное им в письменной форме или направленное в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя.

2) при увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).

Сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя предоставляются: 

- в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления;

- при увольнении - в день прекращения трудового договора.

Сведения формируются на основании приказов, подтверждающих оформление трудовых отношений между работодателем и работником.

Сведения выдаются в форме, выбранной работником:

- на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации;

- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

При выдаче сведений работнику, документ регистрируется в журнале о выдаче. Работник форму СТД-Р получает под роспись.

Если вы не зарегистрируете, что форму СТД-Р по запросу выдавали и если своей подписью работник не подтвердит получение. То в настоящее время, когда этот процесс только устанавливается может произойти, что работник пожалуется, что ему сведения работодатель не предоставил.

А это риск внеплановой проверки. 

Пожалуйста, регистрируйте и под роспись работника выдавайте. 

Работодатель по заявлению работника выдает трудовые книжки на руки, при выборе сведений о трудовой деятельности (ЭТК). При выдаче трудовой работник подписывается в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Рекомендую завести журнал выдачи трудовых книжек на руки, чтобы в одном журнале был единый список работников у кого трудовые на руках.

Журнал выдачи сведений о трудовой деятельности работникам выбравшим ЭТК

Образцы журналов выкладываю в шаблонах.