Дистанционная работа без ЭЦП. Обмен электронными документами

«Наши сотрудники будут без ЭЦП. Трудовой договор подпишут на бумаге, а как с ними подписывать остальные документы? ЛНА, графики отпусков, приказы на отпуск и прочее? Компания не хочет на бумаге обмениваться этими документами»
Два таких запроса за первую рабочую неделю января, и понятно что нужен пост :-)

Напоминаю, публикация о новшествах дистанционной работы с 2021 года была опубликована здесь. Информация актуальна:

https://hrtime.ru/material/novoe-v-distantsionnoy-rabote-s-2021-goda-55063/

Ниже привожу пошаговые действия в зависимости от ситуации:

ПРИЕМ НА РАБОТУ.

Возможны варианты, в предложенной ситуацию считаю третий самым оптимальным:

1.    Работаем с ЭЦП. Этот вариант в данной публикации не рассматриваем

2.    Сотрудник приезжает в офис, ставит подпись в трудовом договоре (все как обычно)

3.    Трудовой договор высылаем работнику заранее по электронной почте. Он знакомится с документом, корректируем при наличии замечаний. После готовности подписать, отправляем к нему курьера с двумя подписанными экземплярами. Работник подписывает оба экземпляра, один оставляет себе, другой тут же отдает курьеру, курьер везет обратно в офис. Такая услуга у курьеров есть.

Минус варианта 3 - стоимость. Но выпуск ЭЦП также стоит денег + в дальнейшем необходимо использовать какую-то систему документооборота.

ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТАМИ (ЛНА) ПРИ ПРИЕМЕ

Лучший способ – точно также выслать для ознакомления все документы заранее, по электронной почте. В трудовой договор, в «тело» (до подписей) включить пункт:

«До подписания трудового договора ознакомлен(а) с Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, Положением об обработке и защите персональных данных работников, Должностной инструкцией, Положением о дистанционной работе»

Внимание!!

опасная привычка делать лист ознакомления с ЛНА Приложением к Трудовому договору!

Если лист ознакомления в бумаге сделать приложением к договору, он станет его неотъемлемой частью. При внесении изменений в документы (при издании новой версии ЛНА), Компании  придется опять отправлять курьера и тратить деньги.

Вышеуказанной формулировки в тексте договора вполне достаточно!

ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ

Внутри Положения о дистанционной работе удобно указать, что Работодатель все локальные акты и распоряжения доводит до Работника по электронной почте, в форме электронного документа / скан-копии. Здесь помним про требование статьи 312.3 ТК РФ –  обязанности обеих сторон «обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде»

В той же статье есть обязанность дистанционного работника и работодателя подтверждать получение электронного документа от другой стороны.

Срок нужно указать в Положении о дистанционной работе.

ПОДАЧА ЗАЯВЛЕНИЙ И СООБЩЕНИЙ РАБОТНИКАМИ

Писать заявление в бумаге, сканировать и посылать в офис смысла не имеет. Я клиентам предложила вариант «писем-заготовок». Например, в Положении о дистанционной работе пишем, что для подачи заявления на отпуск сотрудник должен написать письмо с темой «Заявление на отпуск, Иванов». В теле написать «Прошу предоставить (вид отпуска», С….По….»)

Аналогичные «заготовки» предложить работникам на все частые случаи: отпуска, предоставление больничного, согласование командировок и так далее.

ЧТОБЫ ПОТОМ В ЭТОМ РАЗОБРАТЬСЯ со всеми этими документами

Я советую завести для приема таких заявлений отдельный почтовый ящик, следить за правильностью оформления тем/тел писем, приучать работников. Потом по фильтрам можно будет поднять историю.

ПРИКАЗЫ

Приказы издавать все равно нужно в бумажном виде, подписывать у руководителя. Этой обязанности с нас никто не снимал. А вот направить на ознакомление работнику уже можно в виде  скан-копии. И снова Работник получает письмо, отправляет ответное, что документ получил, мы сохраняем его на случай, если необходимо будет подтвердить.

Какие вопросы по дистанционке у Вас остались? 

Узнать, сколько будут стоить Трудовой договор о дистанционке и Положение с учетом всех особенностей Вашей Компании, можно нажав на кнопку "Написать эксперту" или связавшись со мной по контактам, указанным в профиле на сайте.

Базовая стоимость от 4 000 рублей.

В Положении можем предусмотреть режим работы с посещением офиса, необходимые компенсации, порядок выдачи и удостоверения логинов/паролей доступа и многое-многое другое, чтобы Ваш документы был РАБОЧИМ, а не формальным.

Первоначальная консультация и понимание задачи бесплатно.