А Вы готовы к ведению электронных трудовых книжек?

Предлагаю вместе разобраться и ответить на некотроые вопросы нового законопроекта. Сейчас трудовая книжка – это бумажный документ, который содержит подтверждение трудового стажа работника. Законопроект, который заменит бумажную трудовую книжку на  электронные сведения о трудовой деятельности  работника вступит в силу 1 января 2020 года.

С 01 января 2020 года сотрудники должны будут решить хотят ли они продолжать вести бумажный вариант трудовой книжки или нет. Свое желание сотрудники обязаны выразить в форме заявления и подать работодателю в письменной форме в срок до 31 декабря 2020 года. В случае, если работник решит оставить бумажный вариант, в таком случае работодателю придется вести и бумажный и электронный вариант трудовой книжки. Если же работник выберет электронную форму трудовой книжки, то работодатель 1 января 2021 года обязан будет выдать работнику бумажную книжку и продолжать вести только электронные сведения. При выдаче бумажной трудовой книжки в журнале учета движения трудовых книжек необходимо сделать запись, что трудовая книжка выдана на основании заявления работника, также рекомендую завести журнал учета заявлений работников, где каждому из заявлений присваивать номер и дату.

С 01 января 2021 года работникам, принятым на работу впервые будут заводиться только электронные трудовые книжки.  

При приеме на работу можно будет требовать у соискателя трудовую книжку, только в том случае, если он у него есть. В случае отсутствия книжки работник предоставляет сведения в электронном виде. Электронные сведения работник может получить несколькими способами:

- у работодателя по последнему месту работы

- в МФЦ

- в ПФР

- на Едином портале государственных и муниципальных услуг

Получить доступ к своей электронной трудовой книжке работник сможет получить в любое время и бесплатно.

В день увольнения работодатель обязан будет выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации на бумаге за подписью ответственного лица или в электронном виде. Если работник отсутствует в день увольнения, то ему необходимо направить сведения о трудовой деятельности заказным письмом с уведомлением о вручении.

Также работодателей ждет новый отчет, который необходимо будет сдавать Пенсионный фонд. Отчет разработан по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств, либо через бесплатный электронный сервис ПФР. Отчет необходимо представлять с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. А с 2021 года дополнительно нужно будет отчитываться не позднее следующего рабочего дня после той даты, когда издали приказ о приеме на работу или увольнении.

С учетом этого работодателям необходимо оценить текущий порядок документооборота для того, чтобы информацию об издании кадровых приказов своевременно доводили до сотрудников, отвечающих за подачу сведений в ПФР. Это позволит избежать нарушения сроков подачи сведений и впоследствии штрафов.

В отчете СЗВ-ТД работодатели будут указывать:

- наименование и регистрационный номер организации

- Ф.И.О. сотрудника и его СНИЛС

- дату кадрового приказа

- вид кадровой документации – прием на работу, перевод, увольнение

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации

- структурное подразделение

- документ, являющийся основанием для оформления или прекращения трудовых отношений и его номер

Этот перечень сведений о трудовой деятельности соответствует сведениям из трудовой книжки, за исключением информации о поощрениях работника и его образовании.