Аудит и оптимизация сквозных бизнес-процессов

Проводим аудит сквозных бизнес-процессов: восстанавливаем фактическую модель работы, выявляем причины задержек, потерь и управленческих сбоев, проектируем целевой процесс и сопровождаем внедрение изменений.

Определяем результат процесса, роли и ответственность участников, контрольные точки, показатели, правила принятия решений и работы с отклонениями.

Итог работы — управляемый процесс, который обеспечивает требуемый результат и не зависит от постоянного ручного вмешательства руководителя.

Услуга подходит компаниям, в которых:

• сроки регулярно срываются, а причины отклонений выявляются слишком поздно;

• ответственность теряется на стыках подразделений;

• участники выполняют свои функции, но никто не отвечает за конечный результат процесса;

• приоритеты меняются без единых правил;

• одни и те же данные ведутся в нескольких источниках;

• руководителю приходится вручную координировать действия участников;

• процессы описаны, но фактическая работа отличается от регламентов;

• необходимо подготовить процесс к автоматизации, масштабированию или организационным изменениям.

Как проходит работа

1. Определяем задачу и границы процесса

Фиксируем бизнес-результат, который должен обеспечивать процесс, его начало и окончание, участников, владельца и критерии эффективности.

До начала аудита согласовываем, что именно компания хочет изменить: сократить сроки, повысить надёжность процесса, снизить количество ошибок, устранить потери, повысить прозрачность или уменьшить зависимость от ручного управления.

2. Восстанавливаем фактическую модель процесса

Изучаем документы, данные и используемые информационные системы. Проводим интервью с руководителями и сотрудниками, анализируем реальные рабочие ситуации.

3. Выявляем причины проблем

Анализируем:

• лишние действия и дублирование функций;

• разрывы в передаче информации;

• неясное распределение ролей и полномочий;

• конфликтующие цели и показатели подразделений и др.

4. Проектируем целевую модель процесса

Определяем:

• этапы и ожидаемый результат каждого этапа;

• участников, роли, полномочия и зоны ответственности;

• контрольные точки и показатели процесса;

• правила принятия и эскалации решений;

• порядок изменения приоритетов;

• действия участников при возникновении отклонений;

• необходимые формы, регламенты и рабочие инструменты.

5. Формируем план изменений

Определяем последовательность внедрения, сроки, ответственных и критерии результата. Разделяем изменения, которые можно внедрить сразу, и задачи, требующие дополнительной подготовки, автоматизации или обучения сотрудников.

6. Проверяем решение на практике

При проектном формате запускаем пилот на выбранном участке или группе заказов. Анализируем, как новая модель работает в реальных условиях, фиксируем отклонения и корректируем решение до его закрепления в ежедневной работе.

Что получает компания

• модель текущего и целевого процесса;

• перечень выявленных проблем и их причин;

• распределение ролей, полномочий и ответственности;

• показатели и контрольные точки процесса;

• правила принятия решений и работы с отклонениями;

• необходимые регламенты, формы и рабочие инструменты;

• дорожную карту внедрения изменений;

• при расширенном формате — сопровождение пилота и оценку результатов новой модели.

Работаем с управленческими, производственными, логистическими, коммерческими и HR-процессами.

В производственных компаниях можем работать с процессами планирования и выполнения заказов, обеспечения производства материалами и комплектующими, взаимодействия производства, снабжения и склада, управления приоритетами и сроками.

Под конкретную задачу формируем проектную команду из организационных консультантов и профильных практиков.

Форматы работы

• аудит и рекомендации;

• аудит и проектирование целевой модели;

• проект полного цикла: диагностика - проектирование - пилот - внедрение;

• сопровождение отдельных этапов организационных изменений.

Работаем дистанционно, очно или в смешанном формате. Стоимость и сроки определяются после уточнения границ процесса, масштаба компании и ожидаемого результата.