Законодательные основы кадрового делопроизводства

Владея правовой базой, зная ее исключительно, можно смело начинать работу с персоналом, оформлять и вести трудовые отношения в организации. Однако как показывает опыт, знать мало, необходимо еще уметь применять. О применении обязательных нормативных актов будет рассказано в последующих статьях, а пока знакомимся с главными законами в области труда.

Организация любой формы и вида деятельности состоит из людей, которые входят в основные или вспомогательные подразделения производства, работают в настоящее время или работали в прошлом или будут работать. Со всеми работниками (бывшими, настоящими и даже будущими) организация-работодатель должна иметь базу и средства для правильного оформления трудовых отношений. В отношениях с бывшими работниками организация-работодатель, прежде всего, должна соблюдать требования по хранению документов о состоявшихся в прошлом трудовых отношениях, их характере и содержании. Для отношений с будущими работниками у организации-работодателя должны быть готова вся необходимая локальная нормативная документация, подготовлено рабочее место, разработана программа адаптации, заключены договоры на проведение предварительного медицинского осмотра и на обучение по охране труда (при необходимости) и прочее. Естественно, документационное оформление трудовых отношений с работающими в настоящее время сотрудниками требует соблюдения большего количества нормативных актов Российской Федерации. Это основы кадрового делопроизводства. Нарушение требований трудового законодательства может повлечь на организацию-работодателя наказание в виде административного штрафа до 500 000 рублей или приостановки деятельности организации до 90 суток или лишение свободы руководителя организации-работодателя до 3 лет (Уголовный кодекс Российской Федерации и Кодекс об административных правонарушениях РФ), подробно о статьях мы будем говорить на следующих занятиях. 

Федеральные законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, определяют все стороны и нюансы трудовых отношений с работниками, поэтому знать их и иметь «под рукой» необходимо и руководителю организации, и кадровику-менеджеру по персоналу. На нашем занятии мы рассмотрим общие нормативные акты, которые обязательны для любого работодателя.

1. Трудовой кодекс Российской Федерации в самой последней редакции (на март 2015 года актуален "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 г. N 197-ФЗ, в редакции от 31.12.2014 года) (Приложение №1 к занятию). Печатную версию может купить любая организация или индивидуальный предприниматель, и желательно покупать или обновлять Трудовой кодекс в организации как минимум один раз в год, так как изменения в него вносятся до 10 раз за год (как это было в 2014 году).

Трудовой кодекс статьей 1. определяет задачи трудового законодательства по регулированию трудовых отношений в части:

1. организации труда;
2. трудоустройства у данного работодателя;
3. подготовки и дополнительного профессионального образования работников непосредственно у данного работодателя;
4. социального партнерства, ведения коллективных переговоров, заключения коллективных договоров;
5. участия работников и профессиональных союзов в установлении условий труда;
6. материальной ответственности работодателей и работников;
7. государственного контроля за соблюдением трудового законодательства;
8. разрешения трудовых споров;
9. обязательного социального страхования в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Основополагающие нормативные акты и основы кадрового делопроизводства в трудовом законодательстве определяет тоже Трудовой кодекс (статья 5 ТК РФ):

1. Конституция РФ, соблюдение которой обязательно в отношениях между работодателем и работником независимо от типа трудовых отношений и их характера (Приложение №2).

Обращаю внимание, что статьи о запрете дискриминации и  принудительного труда (статьи 3 и 4) восходят к Конституции РФ и Конвенции №29 Международной организации труда. Трудовой кодекс признает легитимность нормативных международных актов - общепризнанные нормы международного права и международные договоры Российской Федерации (статья 10 ТК РФ), включая их в состав Трудового законодательства.

1. Непосредственно Трудовой кодекс (включая законодательство об охране труда).
2. Иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, нормативные правовые акты содержащие нормы трудового права:

• указы Президента Российской Федерации;
• постановления Правительства РФ и нормативные правовые акты органов исполнительной власти и местного самоуправления.

Наиболее важные мы рассмотрим ниже.

1. Коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Данные виды нормативной документации мы изучим на занятии №14-15.

Нормы трудового права, содержащиеся во всех нормативных правовых актах, должны соответствовать Трудовому кодексу, а при расхождении руководствоваться надо Трудовым кодексом РФ.

Рассмотрим некоторые обязательные для знания и применения нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

1. Работа с кадрами строится на оперировании персональными данными работников. Правила обработки, использования и хранения информации, содержащей персональные данные, порядок работы с ней определяется Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

Определимся, что такое персональные данные работника (для удобства сократим далее – ПДР). Персональные данные работники, или ПДР - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному работнику. Это информация, взятая из документов работника (паспорт, СНИЛС, ИНН и прочие личные документы), информация о трудовых отношениях, заработной плате, об адресе и номере телефона, в общем вся информация, сведения, которые относятся к работнику.

Также Федеральный закон обязует работодателя разрабатывать собственное Положение о работе с персональными данными работников. Особенности разработки Положения и исполнения Федерального закона и ответственность за соблюдение Федерального закона «О персональных данных» мы рассмотрим на занятии №9, посвященному вопросу работы с ПДР.

Для ознакомления Федеральный закон прикреплен в Приложении №3 к данному занятию.

1. Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются Федеральным законом от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (Приложение №4). Нарушение требований закона может негативно отразится не только на работодателе, но и на работнике, которому грозит увольнение за разглашение охраняемой тайны (подпункт «в» пункта 6 статьи 81 ТК РФ). Настоятельно рекомендую создать в организации Положение о конфиденциальной информации, чтобы определить перечень конфиденциальной информации, порядок обращения с ней для соблюдения данного закона.
2. Государство регулирует отношения в сфере охраны труда, устанавливает порядок осуществления экспертизы условий труда, порядок проведения специальной оценки условий труда, разрабатывает меры экономического стимулирования деятельности работодателей по обеспечению безопасных условий труда. Законодательство в сфере охране труда включает в себя положения Трудового кодекса РФ (в частности глава 35 «Организация охраны труда»), Федеральный закон от 28.12.2013 г. N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (Приложение№5), обязывающий работодателя обеспечивать здоровые и безопасные условия работы для своих работников. Подробно об охране труда мы остановимся на занятии №14 «Охрана труда в организации».
3. Государство создает систему мер, направленных на компенсацию или минимизацию потерь работников вследствие признания их безработными, трудового увечья или профессионального заболевания, инвалидности, болезни, беременности и родов, наступления старости, необходимости получения медицинской помощи и наступления иных установленных законодательством социальных страховых рисков, подлежащих обязательному социальному страхованию.

Исходя из определения организация обязана знать и применять нормативные акты по обязательному социальному страхованию (приложение №6):

• Федеральный закон «Об основах обязательного социального страхования»  от 16.07.1999 года №165-ФЗ определяет субъектов обязательного социального страхования (далее – ОСС):

Субъекты ОСС - страхователи (работодатели), страховщики, застрахованные лица.

Страхователи – организации-работодатели, а также физические лица-работодатели, обязанные уплачивать страховые взносы, а в отдельных случаях выплачивать отдельные виды страхового обеспечения.

Страховщики - коммерческие или некоммерческие организации, создаваемые для обеспечения прав застрахованных лиц по ОСС при наступлении страховых случаев.

Застрахованные лица - граждане, у которых отношения по ОСС возникают в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (статья 6 вышеуказанного закона).

Обращаю внимание,  что закон запрещает посредническую деятельность в системе обязательного социального страхования.

• Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24 июля 1998 года №125-ФЗ определяет следующие категории лиц, подлежащих ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний:
• физические лица, выполняющие работу на основании трудового договора;
• физические лица, осужденные к лишению свободы и привлекаемые к труду страхователем.
• физические лица, выполняющие работу на основании гражданско-правового договора, подлежат ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если в соответствии с договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы (статья 5 вышеуказанного закона).

Данный закон устанавливает основы ОСС от несчастных случаев и профессиональных заболеваний и определяет порядок возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью работника при исполнении им обязанностей по трудовому договору.

• Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 года N 255-ФЗ регулирует правоотношения, определяет круг лиц, подлежащих ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, и виды предоставляемого им обязательного страхового обеспечения, устанавливает права и обязанности субъектов обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, условия, размеры и порядок обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячным пособием по уходу за ребенком граждан.

Согласно закону ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством подлежат граждане, работающие по трудовым договорам, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества; члены производственного кооператива, принимающие личное трудовое участие в его деятельности и другие (статья 2 названного закона).

• Федеральный закон «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» от 29.11.2010 №356-ФЗ определяет правовое положение субъектов обязательного медицинского страхования и его участников, их отношения и ответственность, связанные с уплатой страховых взносов на обязательное медицинское страхование неработающего населения. Необходимо пояснить, что обязательное медицинское страхование - вид обязательного социального страхования, представляющий собой систему мер, направленных на обеспечение при наступлении страхового случая гарантий бесплатного оказания застрахованному лицу медицинской помощи за счет средств ОМС.
• Федеральный закон «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» от 15.12.2011 №167-ФЗ устанавливает основы государственного регулирования пенсионного страхования, регулирует правоотношения в системе пенсионного страхования, а также определяет правовое положение субъектов пенсионного страхования, основания возникновения и порядок осуществления их прав и обязанностей.

Обязательное пенсионное страхование представляет собой систему мер, направленных на компенсацию гражданам заработка (выплат, вознаграждений), получаемого ими до установления обязательного страхового обеспечения (в обыденной жизни мы имеем ввиду «пенсию» в различных видах – страховую, накопительную, а также социальные пособия на погребение пенсионеров).

Субъектами обязательного пенсионного страхования являются страхователи, страховщик и застрахованные лица.

Страховщик осуществляет обязательное пенсионное страхование и им является Пенсионный фонд Российской Федерации.

Страхователи по обязательному пенсионному страхованию - лица, производящие выплаты физическим лицам: организации;

• индивидуальные предприниматели; 
• физические лица;

Застрахованные лица - граждане, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование в соответствии с Федеральным законом, работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг.

Более подробно вопрос об обязательном социальном страховании рассмотрим на занятии №15.

1. В кадровом делопроизводстве необходимы Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа (приложение №7). Несмотря на то, что обязательность ведения работодателем трудовой книжки работника постоянно оспаривается, на настоящий момент трудовая книжка еще является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника и ненадлежащее оформление ее грозит работодателю штрафом или приостановкой деятельности организации (ст. 5.27. КоАП РФ). Поэтому вопрос о правильности оформления, ведения и хранения трудовых книжек нами будет рассмотрен на занятии №10.
2. Организационно-распорядительные и учетные документы в организации должны быть оформлены согласно Государственному стандарту РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65-ст, и  устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, а также требования к бланкам документов.

Если для оформления процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то организация может разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам на основании ГОСТа. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов, вместо них организация приказом должна утвердить самостоятельно разработанные формы документов. При заполнении самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Федеральной архивной службой в 2010 году, определяет полный список внутренних документов организации, регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их значимости.

Руководителям организации и работникам, отвечающим за делопроизводство, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства, а конкретно Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ, регулирующий хранения, комплектование, учет и использование архивных документов организации (приложение №8).

*Приложения будут публиковаться отдельными статьями.