Особенности перехода на электронный документооборот

Для любого процесса в работе большую роль в современном мире играет автоматизация. Государство постепенно принимает законы о переходе на электронные формы сотрудничества между работодателем и работником. Но как правило самым сложным оказывается переходный период, который сейчас переживают все. Мы уже работаем с "элетронными трудовыми книжками", электронные подписи с различной степенью защиты доступны для всех и постепенно осваиваем переход на электронный документооборот.                                                                                                      

В статье 22.2 Трудового кодекса закрепили правила о том, как переходить на электронный документооборот.  С одной стороны, переход на электронный документооборот – право как для работника, так и работодателя, но как всегда есть исключение из правил- это работники без трудового стажа, которых приняли на работу после 31 декабря 2021 года. При этом если работодатель решит перейти на электронный документооборот, обязать сотрудников вести документы в электронном виде он не вправе.

Перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы, которые оформляются на бумаге или с которыми знакомят сотрудников под подпись. Согласно ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса правила электронного документооборота не применяют для трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности, актов о несчастном случае на производстве, приказов об увольнении и документов, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда.

Сейчас это не особо комфортная ситуация, особенно если мы представим предприятие с численностью свыше 1000 работников. Часть из которых попадет под исключение, часть откажется переходить, а часть перейдет.  Электронный кадровый документооборот можно применять со всеми работниками, в том числе дистанционными, если они будут согласны на переход (ч. 5 ст. 312.1 Трудового кодекса). Единые требования, которые работодатели начнут применять с 1 марта 2023 года (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ) к составу и форматам электронных документов установит Минтруд по согласованию с Минцифры и Росархивом.

Время перехода на электронный документооборот зависит  от конкретной ситуации в компании. Если компания была участником эксперимента Минтруда, то правила применяют с 16 ноября 2021 года. Если участия в эксперименте не принималось, то переходить на электронный кадровый документооборот можете с 22 ноября 2021 года.

Для оценки целесообразности перехода на электронный документооборот необходимо взвесить все плюсы и минусы. Безусловным плюсом будет скорость обмена документами. А минусы -дополнительные расходы на оплату системы и двойная работа. Сейчас это не особо комфортная ситуация, особенно если мы представим предприятие с численностью свыше 1000 работников часть из которых попадет под исключение, часть откажется переходить, а часть перейдет. Так же необходимо учитывать риск доступа к документам проверяющих органов, если документы будут выгружаться на портал «Работа в России». Можно использовать свою информационную систему, но в этом случае будет необходим дополнительный бюджет для оформления усиленных электронных подписей не только для сотрудников, но и для соискателей.

Если компания все таки решит перейти на электронный документооборот, то первое с чего необходимо начать - это выбор информационной системы, через которую будет проходить обмен данными. Обязательно внести изменения в локальные нормативные акты, где необходимо закрепить новые правила обмена данными. Уведомить сотрудников о переходе и получить от них согласия либо отказ.