Опыт применения облачных ATS систем при подборе персонала в сфере продаж

В каждой своей статье я делюсь опытом реальных проектов, которые я вела в качестве HR бизнес-партнера или бизнес-тренера. Один из таких проектов - "Привлечение удаленных рекрутеров для комплектации отделов продаж". Проект был реализован с помощью облачной ATS системы Talantix и программного продукта Proaction.

Заказчик проекта ставил задачу: набрать трёх руководителей отделов продаж и каждому в отдел взять 4 менеджера по продажам. Срок реализации - 1,5 месяца. За этот период времени нужно было трудоустроить 15 новых сотрудников.

Для решения данной задачи, необходимо было привлечь двух внешних рекрутеров, помимо менеджеров по подбору персонала, работающих в компании. Так как рекрутеры могли работать удаленно, возникло несколько вопросов: 

• на каком ресурсе они будут вести вакансии?
• каким образом будут коммуницировать с кандидатами?
• как контролировать их работу, если они работают удаленно?
• как рекрутеры будут информировать о дате и времени проведения собеседований?
• как оценивать эффективность работы по этапам подбора?
• как корректировать действия рекрутеров?

Система 1C или Е-staff не подходили для проекта. Для работы команды была выбрана облачная система Talantix.

Какие возможности предоставила облачная система:

• возможность настраивать воронку этапов для каждой вакансии: отдельно для менеджеров по продажам и для руководителя отдела продаж;
• возможность быстро загружать резюме с различных сайтов, включая бесплатные ресурсы (Job.Mo, Indeed);
• возможность настраивать роли каждого участника проекта;
• возможность подключить  наблюдателя (Директора по продажам) к определенным этапам воронки. Так мы предоставили возможность Директору по продажам ставить свои комментарии и выбирать из предоставленных резюме наиболее приоритетные, планировать график собеседований, получая автоматические уведомления на почту о дате и времени собеседования;
• возможность проводить удаленное тестирование кандидатов (тест вербальных и числовых способностей);
• возможность контролировать работу рекрутеров: по этапам воронки подбора, по конверсии переходов с этапов на этап и срокам работы;
• возможность настроить стандарты писем на каждую вакансию, а также отслеживать отправленные письма и их содержание;
• возможность готовить сводную аналитику для Заказчика.

В процессе реализации возникли непредвиденные проблемы. Опишу подробнее. На позиции удаленных рекрутеров было рассмотрено около 150 резюме и выбрано около 10 кандидатов. Всем кандидатам давалась возможность отработать по 30 резюме, затем оценивалась конверсия и выбирались лучшие. 

Что выяснилось: 

1. Ни один из соискателей не знал ничего об облачных платформах для подбора и не знал как с ними работать. 
2. Многие соглашались на проект, не задавали вопросов, думая, что легко справятся с заданиями. 
3. Трое из 10 рекрутеров, столкнувшись с первыми возражениями кандидатов, сразу отказались от проекта. 
4. Большинство не умели и не знали как правильно писать письма. Это я поняла, как только прочитала первые отправленные сообщения. 
5. Также многие рекрутеры не звонили кандидатам или интенсивность звонков была незначительна. Это можно было отслеживать за счёт оценки скорости отработанных резюме на этапе: "Исходящий звонок" и количества резюме, переведённых на этап "Отказ". 

Что было сделано для минимизации рисков: 

• короткая инструкция по работе с платформой Talantix + видео-урок на 20 минут;
• подробное описание вакансий;
• скрипт исходящего звонка;
• шаблоны писем кандидатам;
• цели для каждого этапа воронки подбора;
• краткое описание профиля кандидата: критерии как должен вести себя кандидат при общении по телефону, критерии прохождения тестов (результаты тестов у руководителя отдела продаж и менеджера по продажам);
• типовые возражения и варианты их отработки;
• правила взаимодействия внутренних и удаленных рекрутеров;
• правила информирования Наблюдателя (Директора по продажам) .

Примеры этапов воронки подбора для двух вакансий:

Менеджер по продажам: 

1. Резюме в работе
2. Отправить письмо
3. Исходящий звонок
4. Удаленное тестирование
5. Skype-интервью
6. Выход на стажировку
7. Приглашение на работу
8. Трудоустройство
9. Недозвоны
10. Отказ

Руководитель отдела продаж:

1. Резюме в работе
2. Отправить письмо
3. Исходящий звонок
4. Удаленное тестирование
5. Интервью с Директором по продажам
6. Аналитический кейс
7. Приглашение на работу
8. Трудоустройство
9. Недозвоны
10. Отказ

Примеры вопросов для оценки на интервью для Менеджеров по продажам:

• назовите пять самых важных критериев, по которым вы выбираете работу, кроме денежных?
• как вы можете оценить свой вклад в работу компании у предыдущего работодателя? 
• какие вы решади задачи на предыдущем месте работы, перечислите пять основных?
• какой был план по продажам?
• как часто вы выполняли план по продажам?
• по каким причинам не выполняли план по продажам?
• укажите размер среднего чека и цикл сделки на предыдущем месте работы?  
• какие этапы воронки продаж были в цикле сделки?
• с какими прграммными продуктами вы работали при ведении клиентов и заключении сделок?

Примеры вопросов для оценки на интервью Руководителя отдела продаж:

• у кого вы были в подчинении (должность)? 
• какое количество сотрудников было в управлении?
• сколько сотрудников вы набрали и уволили сами?
• назовите пять важных качеств успешного продавца?
• по каким причинам увольняли сотрудников? 
• какие планы по продажам были установлены на отдел?
• как строились, устанавливались планы? 
• какие KPI были у сотрудников? 
• почему именно эти KPI?
• какие компании (или физлица) были вашими основными клиентами? 
• какой была воронка продаж и как вы контролировали работу сотрудников на этапах?
• перечислите системы учета и CRM системы, которые вы использовали в работе?

Основные онлайн платформы для работы: 

• Talantix;
• Proaction

Результаты проекта: 

• система Talantix позволила выстроить работу в режиме "одного окна";
• Директор по продажам включился в проект, обсуждал релевантные резюме, ставил свои комментарии для выбора (все дистанционно);
• скорректированы требования к кандидатам и профилю должности;
• увеличена скорость работы по этапам воронки подбора за счёт настройки автоматизированных действий;
• работа всех сотрудников абсолютно прозрачна: наглядно видно с какой скоростью и эффективностью работали рекрутеры;
• За 1 месяц и 18 дней полностью сформированы три отдела продаж.