Когда нужно и не нужно согласие на обработку персданных при приеме работника?

При приеме на работу кандидат предоставляет много личной информации: адрес, телефон, семейный статус, образование и др. А значит, речь идет о персональных данных. Нарушение их обработки грозят серьезными штрафами, а если соискателя не приняли, информацию надо уничтожать. Что же является персданными и какие из них используются при приеме в штат?

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

При приеме на работу кандидат предоставляет много личной информации: адрес, телефон, семейный статус, образование и др. А значит, речь идет о персональных данных. Нарушение их обработки грозят серьезными штрафами, а если соискателя не приняли, информацию надо уничтожать. Что же является персданными и какие из них используются при приеме в штат?

Закон определяет, что персональные данные – любая информация, которая прямо или косвенно относится к конкретному физическому лицу. К данным относят: ФИО, пол, возраст, образование, контакты (адрес, телефон и др.), семейное положение, ИНН и СНЛИС, факты биографии, финансовое положение, сведения о зарплате, фотография для установления личности и т.д.

При этом сведения считают персональными, только если по ним можно идентифицировать человека. Скажем, просто номер телефону не будет персданными, т.к. без дополнительной информации не получится соотнести его с конкретным гражданином.

Если же говорить о приеме в штат соискателя, персональной будет любая информация, которая относится к нему. И обрабатывать ее можно только в предусмотренном законом порядке. Под обработкой закон предусматривает любую операцию или несколько операций, связанных с использованием таких данных. В частности, это сбор, запись, накопление, хранение, уточнение и изменений. Также сюда относится передача данных и предоставление доступа, блокировка и уничтожение. Если вы, скажем, передадите данные кандидата третьему лицу (в другую компанию или человеку в компании, который не уполномочен получать эту информацию), это уже можно считать нарушением. И кандидат может пожаловаться, если узнает.

Другими словам, обрабатывать данные можно для обеспечения соблюдения законов и норм права, содействия в трудоустройстве, продвижения по службе, обеспечения безопасности и контроля качества работы. Об этом, в частности, говорит ст. 86 ТК РФ. Скажем, для начисления зарплаты, оплаты страховых взносов, приема на работу – использовать данные можно. Причем по общему правилу обработку данных осуществляют с его письменного согласия. 

Но толкование закона о персональных данных позволяет сделать вывод, что если обработка данных нужна для исполнения трудового договора, согласия работника не нужно. Так же не нужно «одобрение» для ведения кадрового и воинского учета, личных карточек, уплаты взносов, пенсионного страхования. При этом компания может разрешить доступ к личным данным работников не всем, а только уполномоченным лицам, и они будут иметь право получать только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных задач, согласно ст. 88 ТК РФ. Например, руководитель вправе использовать данные сотрудников для оценки эффективности, повышения зарплаты, управления запросами. И если при этом руководитель уполномочен на такие действия локальным актом, и это входит в его должностные обязанности. Кстати, если работник сам передаст свои сведения третьей стороне, это также не будет нарушением.

Другая ситуация, когда компания передает персданные третьим лицам для своей коммерческой деятельности, скажем, контрагентам. В таких целях это запрещено без письменного согласия. И тогда, если для повышения зарплаты или оценки работы нужно отправить информацию в стороннюю организацию, придется получить согласие работников.

Еще один важный момент – участие работника в вебинарах и видеоконференциях. Само по себе участие не является обработкой персданных и не требует соблюдения дополнительных норм. Но если в конференции используются средства фиксации изображения или голоса, а затем эти данные хранятся и передаются третьим лицам, эта информация считается биометрическими персданными, и требует письменного согласия сотрудника.

Напомним в этой связи, что обработка данных без согласия грозит административной ответственностью. Согласно ч.2 ст. 13.11 КоАП РФ, должностное лицо может получить штраф до 40 тыс. рублей, компания – до 150 тыс. рублей. Повторное нарушение приведет к еще большим санкциям: штраф до 100 тыс. рублей – на руководителя и до 500 тыс. рублей – на организацию. Кроме того, работодатель несет и материальную ответственность перед работниками. Поэтому если нарушения закона о персональных данных причинит им материальный ущерб или даже моральный вред (кстати, сотрудники могут подать отдельный иск именно о моральном вреде), с компании могут взыскать средства по решению суда.