Как организовать кадровое делопроизводство в обособленных подразделениях

Организация кадровой работы с удаленными подразделениями имеет свои сложности и это касается не только оформления документации и соблюдения сроков, а также установления взаимопонимания с сотрудниками. Следует учитывать некотрые правила, благодаря которым достичь желаемого станет гораздо проще и легче.

Организации, имеющие филиалы или представительства зачастую сталкиваются с проблемами по организации работы. Следует помнить о том, что согласно действующего законодательства (ст. 55 ГК РФ, ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ (ред. от 31.12.2017) "Об обществах с ограниченной ответственностью" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.02.2018), филиалы и представительства не являются юридическими лицами, их руководители действуют на основаниии доверенности юридического лица.

Для организации работы необходимо:

1. Изучить нормативную базу с учетом особенностей регионов, также  документы местного законодательства (обратить внимание на МРОТ, коэффициенты, надбавки, если имеются, квотирование рабочих мест).
2. Разработать и утвердить локальные нормативные акты (помимо предусмотренных трудовым законодательством праздничные дни обязательно включить региональные праздники).  При наличии большого количества филиалов или представительств гораздо эффективнее работает отдельный документ на каждый регион, а не единый для всей компании.
3. Разработать и утвердить штатное расписание (можно вести общее для всех, однако при большом количестве представительств или  филиалов гораздо удобнее вести отдельный документ по каждому отдельно).
4. Провести аудит трудового договора, обязательно включить особенности конкретного региона (коэффициенты, надбавки, дополнительные отпуска, оплата проезда и т.д.).
5. Закрепить зоны ответственности за принятие решений, право подписания документов,  внесение изменений в штатное расписание в Положении о подразделении и Доверенности на руководителя представительства или филиала.
6. Разработать регламенты работы и должностные инструкции ответственных лиц.
7. Назначить ответственных за ведение и хранение трудовых книжек на местах приказом руководителя организации.
8. Разработать и утвердить единые формы документов для всех.

Рекомендую составлять дорожные карты или пошаговые инструкции для взаимодействия с кадровиками из других регионов, такой подход к работе помогает систематизировать процесс и довольно быстро получить результат.

Организация работы потребует не малого количества времени и сил, однако это того стоит, при налаживании всего мехаизма вам нужно будет только контролировать процесс.