Этапы оформления нового сотрудника, переход на электронную трудовую книжку

Важно не только произвести качественный отбор персонала, но и правильно оформить на работу.
Обсуждение перехода на электронные трудовые книжки началось еще в конце 2008 года. Через 10 лет эта инициатива состоялась.
Трудовая книжка полностью не уходит из жизни работников, а приобретает цифровую форму. Обязанностью работодателя будет уведомление работника о данных изменениях , что прописано в законопроекте в части  «Переходные положения»
С 01.01.21 г. трудовые книжки на бумажном носителе предприятия будут вести только для сотрудников, которые подадут письменное заявление до конца 2020 г.  Если работник этого не сделает, то книжку ему выдадут на руки и дальнейший учет сведений о трудовой деятельности будет вестись в электронной форме.

Для оформления в штат организации работодателю требуется:⠀⠀

1. Запросить документы у сотрудника.⠀⠀⠀⠀

При приеме на работу сотрудник должен в обязательном порядке предъявить работодателю следующие документы:⠀⠀

• паспорт⠀⠀
• трудовую книжку (при отсутствии трудовой деятельности ранее, работодатель обязан ее оформить)⠀⠀
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (для впервые поступивших на работу оформляется работодателем, за исключением сотрудников работающих удаленно, которые оформляют СНИЛС самостоятельно).⠀⠀
• документы воинского учета (военный билет или приписное свидетельство)⠀⠀
• документы об образовании (диплом)⠀⠀⠀⠀

ст. 65 ТК РФ  Попросить что-то сверх указанного, работодатель не имеет права.⠀⠀⠀

За исключением некоторых категорий сотрудников , которые не могут быть допущены к работе без справки об отсутствии судимости или медицинской книжки.( педагоги, государственные служащие, главные бухгалтера должны предоставить справку об отсутствии судимости; врачи, воспитатели, водители, продавцы обязаны предъявить личную медицинскую книжку).⠀⠀

2. Подписать внутренние документы.⠀⠀⠀⠀

В каждой организации внутренние положения и правила разрабатываются самостоятельно, однако есть и обязательный перечень документов, которые работник должен подписать до того как с ним будет заключен трудовой договор.⠀⠀⠀

Это правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, положение об оплате труда и премировании (при наличии), также документ о порядке хранения и использования персональных данных работников.⠀⠀⠀⠀

О том что сотрудник ознакомлен с данными документами делается пометка под роспись на листе ознакомления.⠀⠀

3. Оформить трудовой договор.⠀⠀⠀

 ст. 57 ТК РФ регламентирует правила оформления ⠀⠀

При оформлении дистанционных сотрудников или надомников предъявляется тот же перечень документов, что и при устройстве в офис в виде электронных копий. Однако работодатель имеет право потребовать заверенные нотариусом копии документов, которые работник предъявил при трудоустройстве, заказным письмом с уведомлением о вручении  (ст.312.2 ТК РФ)⠀⠀

Трудовой договор составляется в двух экземплярах и факт передачи его работнику, обязательно подтверждается подписью работника на экземпляре работодателя.⠀⠀

4. Оформить приказ о приеме на работу.⠀⠀

После подписания трудового договора работником подписывается приказ о приеме на работу. Содержание приказа должно соответствовать содержанию трудового договора.⠀⠀⠀

Уведомить и подписать приказ необходимо не позднее 3-х дней с начала работы сотрудника в организации.⠀⠀⠀⠀

5. Заполнить трудовую книжку.⠀⠀⠀⠀

Трудовая книжка заполняется не позднее 7 дней со дня подписания работником приказа о приеме на работу. Запись в трудовой книжке обязательна, если работник проработал в организации более 5 дней.⠀⠀

Дистанционным сотрудникам запись в трудовую книжку работодателю делать не обязательно. В данном случае документом о факте трудовой деятельности и стаже работника в организации является заверенный трудовой договор.⠀⠀⠀

Также работодатель не обязан оформлять трудовую книжку работникам по совместительству.⠀⠀⠀

6. Направить на медосмотр и уведомить бывшего работодателя ( для отдельных категорий работников).⠀⠀

Уведомление бывшего работодателя обязательно в случае, если работник работал ранее в государственных или муниципальных органах и с момента уведомления не прошло 2-х лет) и ряд должностей регламентируемых указом Президента № 557.⠀⠀⠀

Предъявление ИНН законодательно не закреплено ( за исключением государственных служащих и других отдельных категорий работников).Поэтому требовать у работника его предъявить , работодатель не имеет права.⠀⠀⠀⠀

Регистрацию по месту жительства тоже не обязательна к предъявлению. Гражданин РФ имеет право свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Однако если у работника нет в собственности жилья и он находится по месту временного пребывания более 90 дней, то он обязан обратиться для постановки на учет в органы регистрационного учета.⠀ 

Переход на электронную трудовую книжку регламентирован Мин.трудом и правительственной комиссией рядом пакет поправок в законодательство.

1. О  внесении изменений в Кодекс РФ «Об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений»
2. О  внесении изменений в ТК РФ (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)
3. О  внесении изменений в Федеральный закон  Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»

Плюсы и минусы:

Преимущества для работодателей – нет необходимости закупать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, не надо вести приходно - расходную книгу по учету бланков и вкладышей и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей, а следовательно снят риск санкций в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ  за неправильное оформление или ведение трудовой книжки , также  снимается уголовная  ответственность по статье «халатность» за утерю или порчу трудовых книжек, упраздняется дисциплинарная ответственность (ч.1 ст. 192 ТК РФ) ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек.

Однако минусом станет ведение двойной работы кадровыми специалистами и увеличение штата кадровиков для работодателей.