Чем рискует работодатель из-за неправильного списания отпусков?

Отпуск – одна из главных головных болей работодателей. По закону в каждой компании должен быть график отпусков, и сотрудники должны его соблюдать. Но на практике он почти никогда не совпадает с реальными датами. Но главное – работники редко отдыхают точно 28 положенных дней отпуска. Либо остаются «хвосты» отпусков, т.к. не отгуливают все, либо, наоборот, появляется отрицательный баланс.

Отпуск – одна из главных головных болей работодателей. По закону в каждой компании должен быть график отпусков, и сотрудники должны его соблюдать. Но на практике он почти никогда не совпадает с реальными датами. Но главное – работники редко отдыхают точно 28 положенных дней отпуска. Либо остаются «хвосты» отпусков, т.к. не отгуливают все, либо, наоборот, появляется отрицательный баланс – когда отдохнул больше, чем положено за год. Причина всегда из-за того, что работодатели идут навстречу сотрудникам. А еще – и дополнительные дни отдыха и отпуска, которые есть у многих категорий работников. В итоге график рушится и встает вопрос о том, как закрыть хвосты или списать отпуска? А это – зона серьезного риска.

Согласно ст.114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка. По общему правилу на основании ст. 115 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Но кроме установленного по закону основного отпуска бывают еще дополнительный оплачиваемый отдых. В частности, дни за ненормированный рабочий день, если он указан в трудовом договоре, дополнительные отпуска за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему районах. Очередность отпуска определяется в соответствии с графиком, который компания должна утвердить не позднее чем за 2 недели до наступления нового года.

По логике ТК РФ у работника может появиться отрицательный баланс ежегодного отпуска, если он отгуляет его, все накопленные к этому моменту дни дополнительного ежегодного отпуска, и в пределах положенного ему по закону дней за текущий рабочий год. Отметим при этом, что предоставление отпуска в счет следующего года закон не предусматривает, но и не запрещает.

Причем на уровне Трудового кодекса нет возможности погасить или уменьшить отрицательный баланс по основному отпуску путем зачета накопившихся дней дополнительного отпуска. В то же время компания может издать приказ, на основании которого минусовой баланс одного отпуска уменьшите за счет неиспользованного остатка – другого отпуска. Такое решение компании, на наш взгляд, не приведет к нарушению прав работников.

Главное – в приказе надо отразить фактически существующие балансы разных видов отпусков, указать факты некорректного предоставления отпусков. Причем, по каждому сотруднику. А также – утвердить в приказе решение о том, что с согласия работников дни основного отпуска с минусовым балансом им предоставлены в счет дополнительного оплачиваемого отпуска.  Хотя это не исключает риск привлечения к ответственности по ч.1.ст.5.27 КоАП РФ за нарушение норм трудового права. Хотя его мы оцениваем как незначительный, т.к. права работников не нарушены, и вряд ли они пойдут жаловаться на это в ГИТ.

Другой вариант – не издавать приказ, а предоставлять отпуск по графику, чтобы работники больше не уходили в минусовой баланс по основному отпуск. Но в таком случае останутся фактические остатки отпусков, и это также создает риск получения штрафа по ст.5.27 КоАП РФ. Дело в том, что из-за отпуска авансом (который уже получен), дни дополнительного отпуска продолжаются копиться, но ГИТ проверит, не запрещали ли вы сотрудникам дополнительный ежегодный отпуск в течение 2 лет. А это – серьезное нарушение.

Так или иначе, оба варианта действий создают риски, но первый способ мы видим более удобным и оптимальным, т.к. он позволит быстрее сократить отрицательные остатки отпуска, а также количество дней дополнительного отпуска. Плюс – вы сможете предоставлять отпуск уже с правильным подходом. 

Кроме того, не забудьте проверить программу, в которой фиксируется информация об отпусках. Из-за минусовых балансов по разным видам отпуска, информация там может отображаться некорректно. В таком случае стоит внести правки вручную, а лучше – доработать саму программу, чтобы не было проблем в дальнейшем. Конечно, данные в программе не подтверждают факт предоставления отпуска с юридической точки зрения (его подтверждает, скажем, табель учета, заявление и приказ), но программа обычно является рабочим инструментом, на основе которого HR фиксирует все данные. И любая неточность приведет к более серьезной ошибке.