Удаленное сопровождение по кадровому делопроизводству

Возьму на сопровождение кадровое делопроизводство компании: от оформления текущих кадровых процессов до контроля соответствия документов требованиям законодательства и регулярной отчетности руководителю.

Услуга позволяет компании получить профессиональную кадровую функцию без необходимости полностью содержать её внутри организации или усилить действующего кадрового специалиста внешней экспертизой.

У руководителя нет задачи самостоятельно контролировать правильность каждого приказа, трудового договора или кадровой процедуры. Но именно компания несёт риски, если документы отсутствуют, оформлены неправильно, не соответствуют фактическим отношениям с работниками или изменениям законодательства.

Услуга подходит, если:

— нет отдельного квалифицированного специалиста по КДП;

— кадровый специалист есть, но ему требуется профессиональная поддержка и контроль;

— компания растёт и увеличивается объём кадровой работы;

— после смены кадровика необходимо принять и систематизировать дела;

— накопились кадровые документы, которые необходимо привести в порядок;

— руководителю важно понимать состояние КДП и существующие риски;

— требуется не разовое исправление документов, а постоянное поддержание кадровой системы в рабочем состоянии.

1. Первичная диагностика КДП

При начале сотрудничества оцениваю текущее состояние кадровых документов и процессов, определяю критичные отклонения и задачи, требующие первоочередного решения.

Если требуется полноценный аудит или восстановление большого объёма документов, эта работа согласовывается отдельно.

2. Текущее кадровое делопроизводство

В согласованном объёме сопровождаю основные кадровые процессы:

— прием, перевод и увольнение работников;

— изменение условий трудовых договоров;

— оформление отпусков;

— рабочее время и время отдыха;

— подготовку трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов и других кадровых документов;

— ведение и актуализацию штатного расписания, графиков и кадровых реестров;

— другие кадровые события в пределах согласованного объёма сопровождения.

3. Локальные нормативные акты

Разрабатываю и актуализирую необходимые кадровые ЛНА и контролирую их согласованность с другими кадровыми документами и фактически действующими в компании процедурами.

4. Контроль соответствия законодательству

Контролирую соответствие кадровых документов и процессов действующему трудовому законодательству Российской Федерации, иным применимым нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и внутренним документам организации.

При изменении требований определяем, какие документы и процессы необходимо актуализировать.

5. Консультационная поддержка

Консультирую руководителя и ответственных сотрудников по вопросам оформления трудовых отношений и применения кадровых процедур.

В нестандартных ситуациях рассматриваем не только способ оформления документа, но и возможные кадровые риски различных решений.

6. Контроль кадровых рисков

Выявляю повторяющиеся ошибки, отсутствующие документы, несогласованность кадровых процедур и другие отклонения.

Задача — не только исправлять отдельные документы, но и устранять причины, из-за которых ошибки возникают снова.

7. Регулярная отчетность руководителю

В согласованной периодичности предоставляю информацию:

что сделано → какие отклонения выявлены → какие риски существуют → что необходимо исправить → какие вопросы требуют решения руководителя.

Это не просто услуга по подготовке кадровых документов.

Я рассматриваю кадровое сопровождение как систему:

требования законодательства → внутренние правила компании → кадровый процесс → документы → исполнение → контроль.

Поэтому руководитель получает не только оформленные кадровые события, но и профессиональный контроль состояния кадровой функции.

Малым и средним компаниям, которым не требуется полноценная кадровая служба; растущему бизнесу; организациям после смены кадрового специалиста; компаниям с действующим кадровиком, которому требуется экспертная поддержка; организациям, которым необходимо привести КДП в порядок и далее поддерживать его в актуальном состоянии.

В результате компания получает:

— системно организованное кадровое делопроизводство;

— своевременное оформление кадровых событий;

— актуальные кадровые документы и ЛНА;

— контроль соответствия требованиям законодательства;

— снижение кадровых рисков;

— профессиональную поддержку в нестандартных ситуациях;

— регулярное понимание руководителем состояния КДП;

— понятный перечень вопросов, требующих управленческого решения.

Главный результат — кадровое делопроизводство находится под профессиональным контролем, а руководитель понимает существующие отклонения и риски, не погружаясь в ежедневную кадровую операционку.

Перед началом работы проводится предварительная встреча, на которой определяем:

— численность работников;

— количество юридических лиц и площадок;

— текущее состояние КДП;

— количество кадровых событий в месяц;

— перечень процессов, передаваемых на сопровождение;

— используемую кадровую информационную систему;

— необходимость восстановления документов;

— необходимую периодичность отчетности.

После этого формируется индивидуальный состав услуги и ежемесячная стоимость сопровождения.

Стоимость зависит от численности, объёма кадровых операций, количества юридических лиц, состояния КДП и перечня передаваемых функций.

Аудит и восстановление кадрового делопроизводства, воинский и миграционный учет, расчет заработной платы, охрана труда и другие специальные участки включаются только по отдельному согласованию.

Работа оформляется договором. Обеспечивается конфиденциальность кадровой и персональной информации.

Более 20 лет работаю в HR и управлении персоналом.

Работала начальником отдела кадров, руководителем управления по работе с персоналом и заместителем генерального директора по персоналу. В зоне ответственности находились кадровое делопроизводство, локальные нормативные акты и кадровые процессы в компаниях различного масштаба, включая производственные предприятия и организации численностью до нескольких тысяч сотрудников.

Управляла кадровой функцией не только как специалист по документам, но и как руководитель, отвечающий за организацию процессов, распределение ответственности и контроль результата.

Поэтому могу одновременно видеть конкретную кадровую задачу и систему, в которой она возникает.