Аудит кадрового делопроизводства

Проведу аудит кадрового делопроизводства: проверю полноту и корректность кадровых документов и процессов, их соответствие действующему законодательству РФ, иным действующим нормативно-правовым актам, а также внутренним документам, действующим в организации. Выявлю отклонения и зоны риска, подготовлю итоговый отчет с рекомендациями по устранению выявленных нарушений.

Аудит позволяет получить объективный ответ на три вопроса:

Что должно быть → что фактически есть → что необходимо исправить.

Услуга актуальна, если:

— давно не проводилась комплексная проверка КДП;

— нет уверенности в полноте и правильности оформления кадровых документов;

— необходимо оценить соответствие КДП действующим требованиям законодательства;

— менялся сотрудник, отвечающий за кадровое делопроизводство;

— необходимо подготовиться к возможной проверке;

— требуется выявить системные ошибки и кадровые риски;

— руководству необходима регулярная отчетность о состоянии КДП и устранении выявленных отклонений.

Что входит в услугу

1. Определение объема аудита

Уточняем численность, количество юридических лиц и площадок, особенности кадровых процессов, используемые информационные системы, период и объем проверки.

2. Проверка кадровых документов

Проверяется наличие, полнота, корректность оформления и взаимосвязь документов по основным кадровым процессам: прием, перевод, изменение условий труда, увольнение, отпуска, рабочее время, время отдыха и другим процедурам в согласованном периметре аудита.

3. Проверка локальных нормативных актов

Проверяется наличие необходимых ЛНА, их актуальность, согласованность между собой и с кадровыми документами, а также фактическое применение установленных организацией правил и процедур.

4. Проверка соответствия требованиям

Кадровые документы, ЛНА и процессы проверяются на соответствие:

— действующему трудовому законодательству Российской Федерации;

— иным применимым нормативным правовым актам Российской Федерации;

— локальным нормативным актам организации;

— утвержденным в организации кадровым процедурам и внутренним документам.

Проверяется не только наличие документа, но и соответствие фактического кадрового процесса установленным требованиям.

5. Анализ кадровых процессов

Определяем, являются ли обнаруженные нарушения единичными или связаны с организацией самого процесса: распределением ответственности, отсутствием контроля, несогласованностью документов или другими системными причинами.

6. Реестр отклонений и рисков

Каждое выявленное отклонение фиксируется и классифицируется по уровню риска и приоритетности устранения.

7. Итоговый отчет

Заказчик получает структурированный отчет:

участок проверки → требование → фактическое состояние → выявленное отклонение → риск → рекомендация → приоритет устранения.

8. План устранения отклонений

Определяем, что необходимо исправить в первую очередь, какие документы разработать, восстановить или актуализировать и какие процессы требуют изменения.

При необходимости отдельно согласовывается сопровождение устранения выявленных отклонений и последующий регулярный контроль.

Я проверяю не только наличие и оформление документов.

Задача аудита — установить взаимосвязь «требование законодательства или внутреннего документа → кадровый процесс → документ → фактическое исполнение».

Это позволяет увидеть не только отдельную ошибку, но и причину её появления и снизить вероятность повторения аналогичных отклонений.

Услуга подходит организациям, которым необходимо провести независимую проверку состояния кадрового делопроизводства, оценить соответствие законодательству, подготовиться к проверке, принять дела после смены кадрового специалиста или HR-руководителя, выявить кадровые риски либо организовать регулярный контроль КДП.

По результатам аудита заказчик получает:

— объективную картину состояния кадрового делопроизводства;

— оценку полноты кадровых документов;

— перечень выявленных несоответствий законодательству, нормативным требованиям и внутренним документам;

— реестр отклонений и рисков;

— приоритеты устранения;

— практические рекомендации;

— итоговый отчет для руководства;

— основу для дальнейшего контроля устранения отклонений и регулярной отчетности.

До начала работы необходимо определить:

— численность работников;

— количество юридических лиц и площадок;

— период проверки;

— объем кадровых документов;

— сплошной или выборочный формат проверки;

— используемую кадровую информационную систему;

— необходимость аудита охраны труда;

— необходимость и периодичность последующей отчетности.

После определения объема согласовываются сроки, стоимость, формат взаимодействия и состав итогового отчета.

Работа оформляется договором. Обеспечивается конфиденциальность полученной кадровой информации.

Более 20 лет работаю в HR и управлении персоналом. Работала начальником отдела кадров, руководителем управления по работе с персоналом и заместителем генерального директора по персоналу.

В зоне моей ответственности находились кадровое делопроизводство, локальные нормативные акты и кадровые процессы в компаниях различного масштаба, включая производственные организации и структуры численностью до нескольких тысяч сотрудников.

Поэтому рассматриваю КДП не изолированно, а как систему: требования → документы → процессы → ответственность → контроль.