Что должна знать кадровая служба при решении о ликвидации компании?

В нынешней ситуации многие компании стараются снизить издержки, сокращают штат и оптимизируют работу. Увы, иногда приходится и закрывать организацию полностью, в т.ч. и увольнять сотрудников. Но с решением о ликвидации работа не заканчивается, особенно для кадровой службы. Как организован процесс закрытия и что должны помнить HR, если учредители решили завершить бизнес? 
Добровольная ликвидация проводится по решению, которое принимают учредители юрлица. Процесс может занять от 3 месяцев до года

В нынешней ситуации многие компании стараются снизить издержки, сокращают штат и оптимизируют работу. Увы, иногда приходится и закрывать организацию полностью, в т.ч. и увольнять сотрудников. Но с решением о ликвидации работа не заканчивается, особенно для кадровой службы. Как организован процесс закрытия и что должны помнить HR, если учредители решили завершить бизнес? Расскажем по пунктам.

Добровольная ликвидация проводится по решению, которое принимают учредители юрлица. Процесс может занять от 3 месяцев до года и состоит из следующих этапов:

1. Решение о ликвидации 

При ликвидации трудовые договоры расторгаются по п.1 ч.1 ст. 81 ТК РФ. Основанием для увольнения является решение о ликвидации. Решение принимает учредитель или другой уполномоченный орган, определяя срок ликвидации. Максимальный – 1 год. При определении срока надо учитывать объем имущества, а также размер штата. Самый безопасный вариант - указать максимальный срок. Если не удастся ликвидировать в срок, придется обращаться в суд с заявлением о продлении срока. Минимальный срок тоже не установлен, но, как правило, он составляет от 3 месяцев. За это время нужно успеть внести запись о ликвидации в ЕГРЮЛ и т.д.

2. Комиссия по ликвидации

После принятия решения создается ликвидационная комиссия или ликвидатор. Комиссия будет заниматься не только вопросами ликвидации, но всеми внутренними делами, в т.ч. увольнением работников. В состав комиссии можно включить любых физилиц, но комиссия будет работать с персональными данными работников, поэтому лучше включить тех, кто имеет право на доступ к данным. Также комиссии потребуется составлять бухгалтерские и юридические документы.

3. Уведомление работников

О предстоящем увольнении необходимо уведомить всех под подпись за два месяца. Факт надлежащего предупреждения подтверждается его подписью на уведомлении. В случае отказа от ознакомления необходимо составить об этом акт в присутствии не менее 3-х человек. В случае отсутствия работника (болезнь, отпуск, в т.ч. в связи с материнством) направьте уведомление по почте с описью вложения и уведомлением о вручении; позвоните и составьте протокол звонка, так как если письмо не доставят и оно вернется, уведомление не будет признано законным.  

4. Уведомление службы занятости

Не позднее чем за 2 месяца до ликвидации надо сообщить в Центр занятости, указав должность, профессию, специальность, требования, условия оплаты. Если речь о массовом характере, уведомляйте за 3 месяца. Основной критерий массовости – ликвидация компании со штатом от 15 человек. Столичные компании обязаны направить письмо в службу занятости по почте или на портале «Работа в России». Неуведомление станет основанием для привлечения к ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ: штраф на юрлиц – до 5 000 рублей. Об увольнении работницы в декрете и получающей пособие по уходу за ребенком, необходимо уведомить ФСС РФ. 

5. Оформление увольнения 

По истечении уведомления оформляется приказ о расторжении договора. В нем приводится ссылка на решение о ликвидации. С согласия работника можно расторгнуть договор до истечения срока уведомления, выплатив компенсацию в размере среднего заработка. Увольнения тех, кто находится в отпуске, оформляется в общем порядке. Их отсутствие не препятствует расторжению трудового договора в связи с ликвидацией. Однако если данные работники не смогут присутствовать в офисе работодателя в день увольнения, им необходимо направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие выслать ее почтой. 

Организация считается ликвидированной после исключения из единого государственного реестра юрлиц, но по данному основанию работника можно уволить и после принятия решения о ликвидации. Главное, чтобы компания действительно прекратила деятельность, а не лишь «переформатировала» бизнес. В спорах о законности увольнения в связи с ликвидацией суды исследуют вопрос, имеет ли место ликвидация в действительности. О продолжении работы может свидетельствовать, что не изменились профиль и функции, она осталась в том же здании, с использованием того же имущества, с сохранением большинства кадров. 

6. Выплаты при увольнении 

В день увольнения нужно выплатить зарплату, компенсацию за отпуск, выходное пособие и иные выплаты, предусмотренные локальными актами или договором. Тем, кто на момент увольнения проработал в текущем году более 5,5 месяцев, нужно рассчитать компенсацию за весь текущий рабочий год. При этом, если работник не ходил в отпуск в этом году, компенсация выплачивается за весь рабочий год, а если ходил - только за неиспользованные дни полного отпуска.

Работодатель взамен выплат среднего заработка за период трудоустройства (за 2-й и 3-й месяцы) может выплатить двукратный средний месячный заработок. 

7. Сдача документов в архив 

Ликвидационная комиссия должна передать архивные документы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. На хранение передаются документы по исчислению зарплаты; трудовые договоры, приказы о назначении, переводе или увольнении; учетные и личные карточки; личные дела и др.

В Москве архивные документы, в том числе по личному составу, организация передает за свой счет на хранение в городской архив. Документы по личному составу передаются в городские архивы на хранение до завершения процедуры ликвидации.