Оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры

Цель: описания бизнес-процессов – описание пути продукта компании к клиенту.

Основные тезисы моей работы:

• Основа продуктивной работы всей организации – хорошо отлаженные бизнес-процессы.
• Хорошо организованная деятельность (процессы организации) могут выполнять правильно организованные и сориентированные на цели организации сотрудники.
• Именно эффективно отлаженная деятельность, или стремление руководства к этому, привлекает и мотивирует квалифицированный персонал.
• Правильно поставленные задачи не оставляют шанса для нерадивых сотрудников быть на содержании компании.
• Контроль очень необходим, но контролировать непосредственно людей гораздо дороже и менее эффективно, чем контроль получения нужных результатов.

Основные результаты описания бизнес-процессов:

• Наглядная иерархия стратегических целей компании до конкретных обязанностей на каждом рабочем месте: позволяет концентрировать ресурсы только на необходимые процессы для достижения необходимых результатов;
• Описание бизнес-процессов позволяет быть уверенным в одинаковом понимании требуемых результатов руководителями и исполнителями, взаимодействующими подразделениями в одном бизнес-процессе и конечной цели: понятная входящая информация и заданный уровень исполнения – понятный вид исходящей информации: сокращение времени/цикла получения продукта/оказания сервиса;
• Системный подход к управлению: необходимые решения для компании принимаются с учетом их влияния на все сопряженные элементы системы, поскольку связи известны, наглядны;
• Позволяет провести оценку стоимости ресурса и повысить эффективность управления им.
• Подготовка компании к автоматизации управления по определённым бизнес-процессам.

Описание модели бизнесы включают:

• элементы бизнес-процессов и организационной структуры:
• основные направления деятельности компании (в том, числе связь с внешней средой: контрагенты, клиенты и т.п.);
• сквозные направления взаимодействия между подразделениями (в том числе с вспомогательными);
• документооборот компании;
• распределение ответственности по подразделениям в конечной цели бизнеса;
• описание функционального содержания рабочих мест по каждой позиции:
• назначение (цель, роль, место) должности в бизнес-процессах компании
• основные результаты, которые должны быть получены;
• функциональные обязанности, которые позволяют достигать целевых результатов;
• ресурсы (квалификация работника, организация рабочего места, степень ответственности и т.п.)
• регламентация деятельности:
• разработка регламентов взаимодействия между подразделениями и инструкции исполнения рабочих функций (матрицы ответственности, инструкции, дорожные карты и т.п.)
• пакет документов (Положения об отделах, Должностные инструкции и т.п.)

Управленческие решения на основе описания бизнес-процессов:

1.  Построение организационной структуры
2.  Нормирование отдельных процедур и бизнесов-процессов в целом (необходимое время на необходимые результаты, в том числе промежуточные)
• влияет на определении стоимости работ и продукта;
• определяет оптимальную численность;
3.  Описание рабочих мест, определение задач и конкретных функций рабочей должности:
• конкретный перечень должностных обязанностей и закрепление результатов за конкретным исполнителем;
• формирование матрицы ответственности: исключение дублирующих функций на различных должностных позициях,
• разработка системы оценки работы: показатели эффективности выполнение функции, KPI (достижение целей компании), критерии оценки;
• влияет на систему оплаты труда.
4.  Определение сложности различных видов работ:
• Профилирование рабочих мест;
• Определение и распределение квалификационных характеристик компании для выполнения работ различной сложности (влияет: на оптимизацию численности по уровню квалификации, на более точный поиск сотрудников при найме персонала, разработка программ карьерного роста и обучения и др.)
5.  Оптимизация численности персонала – оптимизация затрат на бюджет ФОТ:
• необходимая квалификация для необходимого уровня исполнения,
• необходимая численность для необходимого объёма;
• возможные совмещение профессий или отдельных функций (для взаимозаменяемости и расширении функционала при оптимальном штате);
• выделение функций, которые можно отдать на аутсорсинг (например, редко выполняемые), или выделить как проектную работу (временную) силами своего персонала (за дополнительную оплату);
• формирование кадрового резерва (сокращение времени и бюджета на поиск необходимой квалификации);
• минимизация численности управленческого звена (четко поставленные задачи, автоматизация управленческих процессов, автоматизация процессов документооборота, повышение ответственности исполнителей).

Опыт работы по описанию рабочих мест и бизнес-процессов:

1.  ООО НИМЦ МЕДИКА МЕНТЕ, медицинские услуги. Внешний консультант, 2023.
2.  ООО «РусДент», в должности Директора по персоналу и организационному развитию 2013 – 2021.
3.  ЗСФ ООО «ЛУКОЙЛ-Бурение», “Описание рабочих мест и оценка труда” в целях построения единой модельной тарифной сетки для группы компаний Лукойл. Менеджер проекта, 2004.