Подбор бизнес-ассистента

от 30 000 до 95 000  ₽

Помогаю подобрать бизнес-ассистента, который станет не просто человеком «на поручения», а полноценной опорой руководителя в ежедневной работе.

Перед стартом подбора разбираюсь, что именно руководитель хочет снять с себя, какие задачи можно делегировать, какой уровень самостоятельности нужен от ассистента и в каком формате человеку предстоит работать.

В зависимости от задач подбираю:

• бизнес-ассистентов для собственников;
• executive assistant;
• ассистентов руководителей;
• операционных ассистентов;
• ассистентов с функциями project management;
• ассистентов для работы с командой и подрядчиками;
• ассистентов для контроля задач, встреч, документов и дедлайнов;
• ассистентов с функциями рекрутинга, аналитики, закупок, клиентского сервиса или других смежных направлений.

Особенно хорошо понимаю подбор ассистентов в ситуации, когда руководитель говорит:
«Мне нужен человек, который просто заберёт часть хаоса на себя», но при этом сам ещё не до конца понимает, какие задачи стоит передать.

В таком случае сначала помогаю разложить нагрузку руководителя и определить:

• что действительно должен делать ассистент;
• какие задачи можно делегировать сразу;
• где нужен самостоятельный сотрудник, а где исполнитель;
• какие функции лучше оставить внутри других отделов;
• какой уровень ответственности и доступа необходим;
• какой человек подойдет именно под стиль конкретного руководителя.

Что беру на себя

• формирование профиля бизнес-ассистента;
• помощь в определении функционала;
• подготовку вакансии;
• поиск кандидатов;
• работу с входящими и холодными кандидатами;
• проведение первичных интервью;
• оценку самостоятельности и организованности;
• проверку навыков работы с большим количеством задач;
• оценку коммуникации и деловой переписки;
• проверку способности работать с конфиденциальной информацией;
• оценку стрессоустойчивости и скорости реакции;
• проверку того, насколько кандидат совпадает с руководителем по темпу и стилю работы;
• подготовку комментария по каждому кандидату;
• сопровождение до оффера и выхода.

На что особенно смотрю при подборе

Бизнес-ассистент — одна из тех позиций, где недостаточно совпасть по техническим характеристикам.

Человек может прекрасно вести календарь, работать с таблицами и организовывать встречи, но при этом совершенно не подходить конкретному руководителю по темпу, характеру и стилю коммуникации.

Поэтому отдельно оцениваю:

• насколько кандидат умеет предугадывать следующий шаг, а не ждать каждого поручения;
• способен ли самостоятельно расставлять приоритеты;
• как действует в ситуации, когда одновременно появляется несколько срочных задач;
• умеет ли напоминать руководителю о договоренностях без постоянного контроля сверху;
• насколько спокойно работает с неопределенностью;
• способен ли взаимодействовать с сотрудниками, подрядчиками и клиентами от лица руководителя;
• насколько комфортно будет работать вместе каждый день.

Моя задача — не просто найти «хорошего ассистента», а подобрать человека, после выхода которого руководитель действительно почувствует: часть нагрузки больше не находится у него в голове.

Могу подключаться как к подбору на уже сформированную позицию, так и помочь сначала разобрать задачи руководителя и спроектировать саму роль бизнес-ассистента.

Опыт:

Кейс 1. Бизнес-ассистент для собственника, который утонул в операционке

Собственник небольшой группы компаний практически полностью держал операционную работу на себе: календарь, встречи, подрядчики, контроль платежей, документы, постановка задач сотрудникам и постоянные напоминания по дедлайнам.
Запрос изначально звучал просто: «Нужен очень сильный ассистент, который разгрузит меня».
Перед подбором мы сначала разобрали текущую нагрузку руководителя и разделили задачи на три группы: то, что должен делать только собственник, то, что можно полностью передать ассистенту, и то, где ассистент должен выступать координатором между руководителем и командой.
После этого профиль позиции сильно изменился. Вместо классического помощника начали искать человека с хорошей самостоятельностью, сильной организацией и опытом координации нескольких процессов одновременно.
В итоге подобрали кандидата, который постепенно забрал на себя календарь, контроль договорённостей, работу с подрядчиками, организацию встреч, сбор информации от сотрудников и часть административных задач.
Через несколько месяцев руководитель уже подключался преимущественно к тем вопросам, где действительно требовалось его решение, а большая часть текущей координации проходила через ассистента.
Главный результат кейса — мы не просто закрыли вакансию, а сначала спроектировали правильную роль под реальную нагрузку руководителя.

Кейс 2. Замена ассистента, который хорошо выполнял поручения, но не снимал нагрузку

У руководителя уже был ассистент, однако значительного облегчения он не чувствовал.
Сотрудник хорошо выполнял конкретные задачи, если получал подробную инструкцию, но практически не проявлял инициативы: каждую мелочь нужно было поставить, объяснить, проконтролировать и потом напомнить.
Формально ассистент работал нормально, но по факту руководитель продолжал управлять ещё и самим ассистентом, поэтому количество нагрузки почти не уменьшалось.
В новом подборе мы сделали главным критерием не количество знакомых инструментов, а способность человека самостоятельно работать с неопределённостью и принимать решения в рамках своей зоны ответственности.
На интервью много работали через ситуации: что кандидат сделает, если руководитель недоступен; как определит приоритет между несколькими задачами; в какой момент примет решение самостоятельно, а когда обязательно запросит согласование.
В результате был подобран ассистент с более выраженным операционным мышлением.
После периода адаптации сотрудник самостоятельно контролировал сроки, собирал необходимую информацию до обращения к руководителю, напоминал команде о договорённостях и приносил не только вопросы, но и готовые варианты решения.
В итоге роль ассистента изменилась из «человека, которому надо постоянно ставить задачи» в человека, который помогает руководителю удерживать систему под контролем.