Аудит процессов и определение объема работы и численности персонала отдела бухгалтерии для торговой

по договоренности

При изменении масштабов деятельности компании понятно, как изменяется число сотрудников ключевых подразделений. Но что делать с бухгалтерией?

Часто в проблемах, возникающих во время масштабных изменений, обвиняют именно бухгалтерию?

Не оформлены вовремя отгрузочные документы, нет оплаты поставщику, нет отчета… - список можно продолжать бесконечно. Как организовать работу, сколько сотрудников нужно? Ответ на эти вопросы помогает сделать аудит процессов и расчет баланса рабочего времени.

Вы получите:

• Баланс рабочего времени
• Модель расчета численности персонала отдела

Обращайтесь, мы обсудим ваши задачи.

Преимущества:

Используя свой опыт, я помогу вам выявить сильные стороны и возможности для изменения в соответствии с задачами управления.

Изучив имеющиеся инструкции и положения, ознакомившись с существующей организационной структурой отдела, проанализировав ключевые функции отдела и информационные модели процессов, помогу составить баланс рабочего времени, фотографию рабочего для и модель расчета численности персонала.

На основании модели баланса рабочего времени вы сможете определять изменение объема работы в зависимости от сезонного фактора роста, определите необходимый состав сотрудников. 

Опыт:

Аудит процессов и определение объема работы и численности персонала отдела бухгалтерии для торговой компании с сезонными продажами.

При изменении масштабов деятельности компании понятно, как изменяется число сотрудников ключевых подразделений. Но что делать с бухгалтерией?

Часто в проблемах, возникающих во время масштабных изменений, обвиняют именно бухгалтерию?

Не оформлены вовремя отгрузочные документы, нет оплаты поставщику, нет отчета… - список можно продолжать бесконечно. Как организовать работу, сколько сотрудников нужно? Ответ на эти вопросы помогает сделать аудит процессов и расчет баланса рабочего времени.

Используя свой опыт, я помогу вам выявить сильные стороны и возможности для изменения в соответствии с задачами управления.

Изучив имеющиеся инструкции и положения, ознакомившись с существующей организационной структурой отдела, проанализировав ключевые функции отдела и информационные модели процессов, помогу составить баланс рабочего времени, фотографию рабочего для и модель расчета численности персонала.

На основании модели баланса рабочего времени вы сможете определять изменение объема работы в зависимости от сезонного фактора роста, определите необходимый состав сотрудников.

Торговая продовольственная компания.

Объем товарооборота компании имеет сезонный характер.

В условиях роста на товар компании открывались новые подразделения как независимые юридические лица.

Появилось собственное транспортное подразделение в компании.

Появились сбои с оформлением документов, операций в электронной базе данных, появилось сомнение в достоверности оперативных управленческих отчетов.

Учет операций велся на основе 1С Торговля, Бухгалтерия и ЗУП

Рост объема работ ускорил сезонный фактор.

Прежний состав сотрудников отдела бухгалтерии не мог справиться с резко возросшим объемом работы.

Сколько дополнительно нужно человек и на какой участок было не ясно.

Будет ли это сезонное увеличение или требуются сотрудники на постоянной основе, было не понятно.

С какой квалификацией нужны сотрудники и с какой заработной платой? Как это увеличит фонд оплаты труда бухгалтерии?

Решение:

Для ответа на вопросы, которые возникли в такой ситуации был проведен аудит функций отдела бухгалтерии:

• по юридическим лицам
• по участкам учета
• по видам работ 
• по операциям

Сделана фотография рабочего дня и определено какие виды работ оформляются электронными документами, какие – отчетами, измерено время на создание отчета и электронного документа. 

Составлен реестр регламентных отчетов компании, реестр промежуточных текущих отчетов, определено количество электронных документов в информационной системе по авторам документов.

Эти мероприятия позволили рассчитать баланс рабочего времени и выявить у кого из сотрудников возникло увеличение объема работы и на каких участках необходимы дополнительные сотрудники.

Данные информационной системы позволили выявить сезонный фактор увеличения.

Результат:

Выявлено увеличение объема работы бухгалтерии на 25% в результате открытия новых филиалов.

Фактор сезонного роста составляет 20% в течении 2 месяцев высокого сезона и 10-15% в течении сезонного роста до и после.

Выявлены дублируемые операции в базах данных, которые подлежат автоматизации, что позволит сократить время на 10%

Ресурсы:

Методика расчета баланса рабочего времени.
Опыт использования методики в организациях торговли, производства, оказания услуг.
Опыт управления финансовой службой более 10 лет.