Описание процессов и систематизация бизнеса

Компания более 10 лет на рынке занимается проектированием, поставкой и монтажом систем вентиляции, кондиционирования и увлажнения воздуха для квартир и коттеджей. Сегодня в штате порядка 10 сотрудников, взаимодействие строится на договоренностях и устных инструкциях. Несмотря на опыт и понимание внутри команды, рост численности и открытие филиала создают риски хаоса: размытые зоны ответственности, перегрузка отдельных сотрудников, отсутствие единых стандартов. Уже сейчас видна необходимость систематизации для ускорения адаптации новых сотрудников и сохранения качества в премиум-сегменте.

Цель
Цель работы — выстроить фундаментальную систему управления: от описания оргструктуры и основного бизнес-процесса до должностных инструкций, локальных процессов, регламентов и системы мотивации. Это позволит:

• обеспечить прозрачность и предсказуемость процессов;
• ускорить адаптацию новых сотрудников;
• равномерно распределить нагрузку и убрать дублирование;
• создать базу для масштабирования и открытия филиала в Москве.

Этап 1. Основной бизнес-процесс и организационная структура
Описание:

• Оргструктура — иерархия должностей с зонами ответственности, KPI и исключением двойного подчинения. Визуальная схема отражает все роли, включая совмещения, чтобы видеть реальную нагрузку и точки для новых наймов.
• Основной бизнес-процесс — линейная схема от привлечения клиента до анализа результатов и корректировки стратегии. Включает этапы, ответственных, действия и результаты. Позволяет видеть компанию целиком «от А до Я».

Для чего нужно:

• убрать хаос и личные договоренности, закрепив формальные зоны ответственности;
• выявить ключевых сотрудников и узкие места;
• создать единый язык общения внутри компании;
• использовать как инструмент на совещаниях и при разборе заказов.

Что дает:

• прозрачную систему взаимодействия;
• основу для описания локальных процессов, должностных инструкций и регламентов;
• управленческое решение: где перегруз, где нужен новый сотрудник;
• фундамент для масштабирования (в т.ч. открытия филиала).

Сроки и стоимость:
Этап 2. Должностные инструкции
Описание:
Должностная инструкция (ДИ) описывает обязанности, зоны ответственности и требования к квалификации. Структура: роль в компании, обязанности (по блокам), ценный конечный продукт (ЦКП), KPI (ключевые показатели эффективности), ответственность, полномочия, требования к квалификации.
Для чего нужно:

• закрепить за каждым сотрудником четкий набор обязанностей;
• разграничить зоны ответственности и исключить дублирование;
• создать основу для системы мотивации и контроля;
• использовать как базовый документ при найме и адаптации.

Что дает:

• сотрудники знают, что именно входит в их работу и что является результатом;
• руководство получает прозрачную систему оценки эффективности;
• база для построения карьерного роста (например, ученик → монтажник → бригадир).

Сроки и стоимость:

Этап 3. Локальные бизнес-процессы
Описание:
Локальные процессы — это детализация ключевых этапов основного бизнес-процесса. Каждый процесс описывается пошагово: ответственный, действия, результат, варианты развития событий. Например: процесс продаж, снабжения, проектирования, монтажа.
Для чего нужно:

• убрать вопросы «как действовать в конкретной ситуации»;
• показать взаимодействие нескольких отделов в одном процессе (менеджеры, проектировщики, снабженцы, бухгалтерия и т.д.);
• фиксировать, что не пропускается ни один шаг;
• иметь основу для регламентов и обучения новых сотрудников.

Что дает:

• предсказуемый результат по каждому заказу;
• снижение ошибок в премиум-сегменте (исключение дорогостоящих переделок);
• контроль за соблюдением последовательности и стандартов;
• инструмент анализа «узких мест» и принятия управленческих решений.

Сроки и стоимость:
 
Этап 4. Регламенты
Описание:
Регламент фиксирует порядок выполнения отдельной операции без вариантов развития событий. Это пошаговая инструкция: 1, 2, 3 — получаем результат. Например: порядок подготовки сметы, алгоритм выдачи материалов на объект, порядок закрытия смены.
Для чего нужно:

• стандартизировать действия сотрудников;
• минимизировать ошибки и зависимость от «человеческого фактора»;
• ускорить обучение новых сотрудников;
• создать прозрачные правила выполнения рутинных операций.

Что дает:

• каждый сотрудник выполняет задачу одинаково, без отклонений;
• сотрудники меньше задают уточняющих вопросов;
• обеспечивается стабильность качества при масштабировании.

Сроки и стоимость:
 
 

Этап 5. Система мотивации
Описание:
Система мотивации строится на основе KPI из должностных инструкций. Может быть в формате калькулятора (оклад + бонусы за выполнение показателей) или полноценной системы учета с автоматизацией сбора данных.
Для чего нужно:

• стимулировать сотрудников выполнять KPI;
• привязать доход к результатам, а не только к процессу;
• исключить субъективность при начислении премий;
• повысить прозрачность и управляемость затрат на персонал.

Что дает:

• сотрудники видят прямую зависимость «результат → доход»;
• руководство получает управляемый инструмент распределения фонда оплаты труда;
• формируется культура ответственности за показатели.

Сроки и стоимость:
Этап 6. Работа со вторым филиалом и его открытием
Описание:
На этапе запуска нового филиала необходимо доработать организационную структуру, актуализировать основной бизнес-процесс и создать новый процесс для филиала. Это позволит встроить филиал в существующую систему управления, закрепить подчинение и ответственность, а также обеспечить единые стандарты работы в Самаре и Москве.
Для чего нужно:

• предусмотреть масштабирование без потери качества и управляемости;
• адаптировать процессы под частичную реализацию в Москве (например, монтажная бригада без полного офиса);
• закрепить новые роли и зоны ответственности;
• ускорить адаптацию сотрудников филиала.

Что дает:

• филиал работает по тем же стандартам, что и головной офис;
• исключаются ошибки и разночтения в управлении;
• появляется прозрачная модель контроля филиала и отчетности.

Сроки и стоимость: