Бизнес-тренер: продажи, сервис, работа с клиентами
Сотрудники весь день заняты, но важные дела остаются несделанными. Каждый сам решает, что сейчас срочно, а когда меняются приоритеты, работа перестраивается слишком медленно.
Со стороны руководителя это часто выглядит как проблема тайм-менеджмента: сотрудники не умеют расставлять приоритеты, занимаются второстепенными вопросами и не могут быстро переключиться на действительно важную задачу.
Проблема часто не в том, что сотрудники вообще не умеют планировать и управлять своим временем. Они планируют работу, но в течение дня появляются новые задачи, срочные запросы, изменения приоритетов и текущие проблемы, которые требуют внимания здесь и сейчас.
Клиенты задают вопросы, задерживаются документы и поставки, возникают ошибки, претензии, согласования, срочные запросы коллег. Эта работа может быть почти незаметна руководителю, но именно она поддерживает нормальную работу компании.
В результате первоначальный план постоянно меняется, а важные дела откладываются не потому, что сотрудники ничего не делают, а потому, что им приходится одновременно удерживать текущую работу и реагировать на новые задачи.
Поэтому управление временем в компании - это не только личное планирование. Сотруднику нужно понимать, что он может определить самостоятельно, когда необходимо согласовать приоритет с руководителем и что делать, если новая срочная задача появляется поверх уже существующих обязательств.
На тренинге участники учатся не пытаться одновременно успеть все, а осознанно управлять рабочей нагрузкой, планировать с учетом реальной работы и договариваться о приоритетах.
1. Куда на самом деле уходит рабочее время
Разбираем реальный рабочий день участников: плановые задачи, постоянную операционную работу, возникающие проблемы и незапланированные запросы.
Участники определяют, какие действия действительно необходимы для результата, а какие отнимают время по привычке или потому, что сложившийся порядок работы давно не пересматривался.
2. Планирование в условиях реальной работы
План помогает распределить работу заранее, но в течение дня появляются новые задачи и меняются обстоятельства.
Разбираем, как планировать день и неделю с учетом постоянной операционной работы, оставлять резерв на незапланированные задачи и осознанно перестраивать план, когда меняются приоритеты.
Важно не просто добавить новую срочную задачу, а понять, что именно из запланированного будет перенесено и к каким последствиям это приведет.
3. Приоритет - это не только то, что нужно сделать первым
Если задач больше, чем позволяет рабочее время, выбор приоритета означает, что какая-то другая задача будет выполнена позже или не будет выполнена вообще.
Учимся оценивать не только важность новой задачи, но и последствия переноса уже существующих.
4. Что сотрудник решает самостоятельно, а что необходимо согласовать
Не каждый выбор требует участия руководителя. Но сотрудник не всегда располагает всей информацией о целях компании, клиентах, проектах и допустимых рисках.
Разбираем три варианта действий:
5. Когда руководитель меняет приоритеты
Руководитель имеет право вмешиваться в текущую работу и менять приоритеты. Задача сотрудника - уметь быстро перестроиться, не превращая новое поручение в еще одну задачу поверх всех предыдущих.
Отрабатываем, как в моменте уточнить:
Сотрудник не спорит с руководителем, а помогает ему увидеть последствия выбора.
6. Если срочные вмешательства повторяются
Один неожиданный приоритет может быть обычной рабочей ситуацией. Если одно и то же происходит постоянно, имеет смысл менять не ежедневный список задач, а способ организации работы.
Участники учатся замечать повторяющиеся ситуации и обсуждать с руководителем, что можно изменить: порядок согласования задач, резерв времени, сроки, распределение нагрузки или правила работы со срочными вопросами.
7. Личное управление временем
После того как приоритеты понятны, используем инструменты личной организации:
Матрица Эйзенхауэра и другие инструменты рассматриваются как способы личной организации, а не как замена согласованию приоритетов в компании.
8. Когда проблема не в управлении временем
Если сотрудники постоянно устраняют одни и те же ошибки, переделывают документы, исправляют сбои или компенсируют проблемы между подразделениями, ускорение работы не решит проблему.
На тренинге участники учатся отличать личную организацию времени от повторяющихся проблем в рабочем процессе, которые нужно обсуждать и устранять отдельно.
Практика
Работаем с реальными ситуациями участников:
Участники тренируются не просто составлять очередность дел, а перестраивать план, объяснять ситуацию, показывать последствия выбора и договариваться о реалистичных приоритетах.
Результат для компании
После тренинга сотрудники лучше понимают, как управлять своей рабочей нагрузкой, временем и приоритетами в реальной рабочей среде.
Они умеют планировать с учетом текущей операционной работы, самостоятельно принимать решения в пределах своей ответственности, вовремя выносить конфликт приоритетов на обсуждение с руководителем, показывать последствия изменения задач и договариваться о том, что действительно должно быть сделано в первую очередь.
Это помогает уменьшить ситуации, когда сотрудники пытаются одновременно выполнить все, важные дела остаются несделанными, а руководитель и сотрудники по-разному понимают, на что сейчас должно уходить рабочее время.
Если руководитель работает непосредственно с небольшой группой участников, часть тренинга можно провести совместно. Это позволяет сразу договориться о правилах изменения приоритетов и работы со срочными задачами.
Опыт и формат
Тренинг проводят Светлана Щукина и Андрей Щукин совместно.
Светлана более 12 лет проводит корпоративное обучение по продажам, коммуникациям, взаимодействию сотрудников и работе с реальными рабочими ситуациями.
Программа адаптируется под задачи компании и реальные ситуации участников. Тренинг проводится очно и онлайн. Работаем по договору, безналичная оплата.
Задайте их исполнителю и узнайте стоимость решения вашей задачи.
Интересует данная услуга и хотите получить несколько откликов по теме?