Практический курс по управлению бизнес-процессами (разработка и внедрение системы регламентаци)

Наверняка, Руководители не раз замечали, что многие документы, процедуры и нормативы, принятые в компании, просто не работают. Какие-то документы просто устаревают и со временем теряют связь с реальностью, а какие-то процессы излишне регламентированы и тормозят развитие бизнеса. Плохо составленные регламенты не только не работают, но и приводят к потерям ресурсов компании. Именно поэтому, так важно создать и наладить работающую систему бизнес-процессов, где будут закреплены границы ответственности за выполнение процесса и одновременно исключены бесконтрольные зоны. Пройдя практикум, Вы получите структурированную визуализацию процессов 1 и 2 уровня, а также  всю информацию по разработке и внедрению системы регламентации деятельности в компании. 

Программа тренинга

I. Система регламентации деятельности

1. Общая структура процессов и документов компании
2. Регламентация трех групп объектов в компании
   • Организационные единицы (подразделения, должности).
   • Ресурсы (материальные, финансовые, кадровые и т.п.).
   • Бизнес-процессы (процессы верхнего уровня, уровня структурных подразделений и должностного лица).
3. Категории регламентирующих документов
4. Нормативные документы.
5. Организационные документы.
6. Планово-учетные документы.

II. Процессный подход к организации деятельности компании

1. Система координат при анализе и регламентации деятельности
   • Проблемы регламентации.
   • Субъектность деятельности, как точка отсчета.
   • Типы деятельности (задачи, функции, процессы, проекты).
2. Принципиальная схема процессов деятельности компании
   • Основной бизнес-процесс, как полный цикл получения конечного результата - продукта.
   • Обеспечивающие бизнес-процессы, как циклы управления ресурсами компании.
   • Три уровня управления компанией.
3. Состав типовых бизнес-процессов в деятельности компании
   • Типовой состав основного бизнес-процесса.
   • Процессы стратегического уровня управления.
   • Объекты и процессы тактического уровня управления.
   • Принципы и уровни регламентации процессов деятельности ("Политики", "Процедуры", "Рабочие инструкции").

III. Технологии описания и оценки бизнес-процессов

1. Нотации (языки) описания бизнес-процессов
   • Виды и типы нотаций для описания процессов.
   • Простая и понятная для экспертов - кросс-функциональная нотация (cross functional).
   • Группа нотаций, позволяющая сложное моделирование - IDEF (IDEF0, IDEF3, DFD, IDEF1x).
   • Нотации программного средства ARIS (VAD, eEPC).
2. Описание существующего бизнес-процесса базового уровня
   • Предварительное описание бизнес-процесса с конечного результата ("Обратный ход").
   • Проверка правильности описания бизнес-процесса ("Прямой ход").
   • Практическое занятие: Анализ регламентирующего документа. Разработка модели бизнес-процесса базового уровня.
3. Оценка оптимальности бизнес-процесса базового уровня
   • Условия и конечный результат оценки оптимальности бизнес-процесса.
   • Оценка оптимальности последовательности процедур БП.
   • Оценка оптимальности конечного результата БП.
   • Оценка оптимальности промежуточных результатов.
   • Оценка оптимальности планирования, контроля и учета БП.
   • Практическое занятие: Анализ модели бизнес-процесса базового уровня "как есть". Формирование перечня вопросов экспертам.
4. Оптимизация бизнес-процесса базового уровня (краткий практикум)
   • Усовершенствование форм передачи данных, планирования, контроля и учета.
   • Фиксация оснований для принятия управленческих решений.
   • Изменение состава и последовательности процедур.
   • Определение областей ответственности за процедуры.
   • Изменение требований к конечному результату и содержания процедур.
   • Определение нормативов выполнения.
5. Практическое занятие: Разработка предложений по оптимизации бизнес-процесса.
6. Практическое занятие: Разработка модели бизнес-процесса базового уровня "как должно быть".

IV. Технология регламентации деятельности компании

1. Структура регламентирующих документов
   • Требования к регламентирующим документам компании.
   • Требования к системе регламентирующих документов со стороны различных категорий пользователей (сотрудников компании).
   • Требования к системообразующим документам.
   • Роль и задачи документа, регламентирующего базовый уровень деятельности: Административной инструкции - "Процедуре".
   • Документы, детализирующие требования к сотрудникам.
2. Разработка Административной инструкции, регламентирующей базовый уровень бизнес-процесса
   • Структура инструкции и общие требования к тексту.
   • Раздел "Условия и ограничения".
   • Раздел "Процедуры выполнения".
   • Раздел "Контроль за соблюдением".
   • Раздел "Общие положения".
   • Практическое занятие: Разработка Регламента бизнес-процесса базового уровня на основе схемы - раздел 3 "Описание процедур".
   • Практическое занятие: Разработка Регламента бизнес-процесса базового уровня на основе схемы - раздел 2 "Условия и ограничения".
3. Правила целостного моделирования и регламентации деятельности компании
   • Описание группы процессов базового уровня, как направления деятельности компании.
   • Требования к модели процессов деятельности всей компании.
   • Правила выбора бизнес-процессов для регламентации.
   • Практическое занятие: Целостное моделирование 1-го направления деятельности Компании - разработка модели процессов направления деятельности.
4. Внедрение регламентирующих документов
   • Оптимизация организационной структуры с учетом модели Бизнес-процессов.
   • Требования к регламентирующим документам компании.
   • Внедрение регламентирующих документов.
   • Стадии развития коммерческих организаций и проблема перехода к "регулярному менеджменту" от "личного энтузиазма".

V. Разработка концепции регламентации деятельности

1. Распределение областей ответственности за Регламентацию деятельности
   • Высшее руководство.
   • Менеджеры среднего звена.
   • Сотрудник компании.
   • Специалисты структурных подразделений, ответственные за нормативные документы.
   • Служба качества (подразделение ответственное за регламентацию деятельности).
2. Характеристика процедур работы с нормативными документами
   • Оценка и выбор процессов для регламентации в нормативных документах.
   • Разработка модели процесса.
   • Разработка текста документа.
   • Согласование и утверждение документа.
   • Внедрение документа в опытную эксплуатацию.
   • Контроль соблюдения требований.
   • Прекращение действия документа.
3. Практическое занятие: Разработка плана мероприятий по регламентации деятельности.

Продолжительность - 2 дня

Количество участников - все руководители структурных подразделений одного уровня + ТОП-менеджер с широкими полномочиями, способный принимать решения на уровне всей организации.

Преимущества

Пройдя "Практический курс по управлению бизнес-процессами", Вы

научитесь четко распределять полномочия и ответственность сотрудников, и как результат - получите прозрачные и управляемые бизнес-процессы;

научитесь грамотно формализовать бизнес-процессы и тем самым, улучшите взаимоотношения между подразделениями компании;

снизите зависимость компании от "незаменимых" работников, благодаря разработанным документам, регламентирующим объем и последовательность действий;

снизите трудозатраты при введении в должность новых сотрудников и сокращении продолжительности адаптационного периода для вновь принимаемых на работу сотрудников. 

Опыт:

"ТД ИРБИС", "ТД Алтайский Букет", "ГК Идалика (Евроклин)", ОАО "Владимирский хлебокомбинат", "Сибмонтажавтоматика", "GV-Gold", "Радугаэнерго". "Владисарт", Прок-Байкал", "Дефектоскопия" (Караганда), "ОрскЭМИ", "СОЭМИ", "Mr.FOOD",   ФГБУ "Камчаттехмордирекция", "ПЭМИ", КРЗЭМИ", КЗЭМИ", "Кухня без границ"-  консалтинговый проект по выстраиванию стратегических систем управления по BSC, построение модели управления результативностью и эффективностью  персонала от подбора до карьеры, Стратегический коучинг, Управленческий консалтинг, оптимизация бизнес-процессов, грейдирование, kpi, социальная политика, отработка взаимодействия, организационное планирование, Коммерческий аудит, Личная эффективность руководителей и персонала, Создание "Центра оценки персонала", Модели компетенций и Корпоративной культуры"

«Hamkorbank» - управление эффективностью.

Правительства Ярославской, Липецкой областей, ЯНАО – Навыки эффективного руководителя органов государственной службы, Личная эффективность руководителя, Эффективное взаимодействие органов государственной службы, Навыки эффективного делового общения.

и ещё более 500 компаний.

Ресурсы:

Матрица ИСОВ