Поиск и подбор секретаря, помощника руководителя

Подбор секретаря и помощника руководителя — надёжный тыл для первого лица

Профессиональный подбор секретаря и помощника руководителя высвобождает первому лицу до 30% рабочего времени — календарь, звонки, документы и организационные вопросы перестают требовать его участия. Первого релевантного кандидата мы представим через 72 часа после заключения договора, с бесплатной заменой в течение гарантийного периода. Но пока приёмная пуста, это время утекает обратно. Ошибка найма на этой позиции стоит компании 4–6 окладов — с поправкой на то, что вместе с неудачным секретарём руководитель теряет самое дорогое: собственные часы, сорванные встречи и упущенные договорённости.

Коротко

• Первый релевантный кандидат — через 72 часа после заключения договора
• Замена кандидата — бесплатно в течение гарантийного периода
• Прозрачный договор, расчёт стоимости — индивидуально под задачу в день обращения
• Типовую форму договора с гарантийным периодом пришлём до любых оплат
• От вас — 30–40 минут на бриф и решение по финалистам
• Работаем по всей России и СНГ, конфиденциально

Секретарь и помощник руководителя — это шлюз, через который проходит всё, что летит в первое лицо: звонки, письма, посетители, документы, просьбы «на минутку». Хороший секретарь-референт пропускает важное и мягко останавливает лишнее, помнит то, что руководитель не успел записать, и держит приёмную в порядке при любом темпе. Найти и нанять такого человека — значит купить руководителю второй рабочий день внутри первого.

Кого закрываем

Приёмная:

• Секретарь, секретарь приёмной
• Секретарь на ресепшн
• Секретарь-делопроизводитель

Референты и помощники:

• Секретарь-референт, референт
• Помощник руководителя
• Ассистент отдела, ассистент департамента

Специальные требования:

• Секретарь со знанием английского языка
• Секретарь совета директоров
• Помощник руководителя с функциями офис-менеджера

Что происходит, пока позиция не закрыта

• Руководитель сам ведёт календарь, бронирует билеты и разбирает почту — по цене самого дорогого часа в компании.
• Встречи накладываются, переносятся и срываются, а договорённости теряются между звонками.
• Посетители и партнёры попадают «сразу в кабинет», отнимая время без фильтра важности.
• Документы на подпись ходят по кругу, а сроки по ним тихо горят.

Что даёт правильный подбор

Сильный помощник руководителя возвращает первому лицу контроль над собственным днём — и это самый быстрый способ поднять производительность топ-уровня без реорганизаций. Экономия = 10+ месячных зарплат за счёт:

• высвобожденных часов руководителя, каждый из которых дороже оклада секретаря;
• встреч и договорённостей, которые перестали срываться и теряться;
• документооборота приёмной, работающего без напоминаний;
• закрытия вакансии с первого раза — без второго круга поиска и адаптации.

Стоимость подбора несопоставима с ценой одной ошибки найма в 4–6 окладов и месяцами расшатанного графика первого лица.

Что вы получаете

• Собственная база сильных кандидатов — некоторых сможем порекомендовать вам уже завтра, ещё до запуска активного поиска.
• Финалисты на позицию — отобранные, проверенные, с аналитикой и обратной связью по каждому.
• Еженедельная отчётность о ходе поиска.
• Персональный куратор HR-BP/HRD-уровня, который лично ведёт проект от брифинга до гарантийного периода.
• Поддержка на этапе оффера и сопровождение выхода сотрудника.

Как мы подбираем: методология «Точное попадание»

Принцип метода — точечное попадание в запрос, а не воронка из сотни резюме. На брифинге разбираем не только функционал, но и стиль руководителя: темп, манеру коммуникации, границы доверия — секретарь подбирается под человека, а не только под должностную инструкцию. При необходимости — профиль должности с задачами и KPI.

Research и поиск ведём по собственной базе, job-сайтам, Telegram-сообществам, профсообществам ассистентов и по рекомендациям, включая прямой выход на кандидатов, которые не ищут работу активно. Оценка — биографическое интервью по реальным рабочим эпизодам и интервью по компетенциям (STAR, PARLA) с фокусом на трёх ключевых: деловая коммуникация и этикет, тайм-менеджмент и приоритизация, надёжность в работе с конфиденциальной информацией. Психологический профайлинг — по трём критичным качествам: дискретность, эмоциональная устойчивость, аккуратность. Дальше — проверка референций у прежних руководителей и анализ мотивации, чтобы не было замен через три месяца.

Подбор секретаря и помощника руководителя под ключ: как проходит работа

1. Диагностика запроса и бриф.
2. Профиль позиции и KPI (при необходимости).
3. Стратегия поиска.
4. Активный поиск и прямые контакты.
5. Интервью и оценка.
6. Представление финалистов на позицию.
7. Организация собеседований и поддержка оффера.
8. Сопровождение выхода.
9. Гарантийный период.

Гарантии

• Замена кандидата — бесплатно в течение гарантийного периода.
• Первый релевантный кандидат — через 72 часа после заключения договора.
• Прозрачный договор: типовую форму с гарантийным периодом и зонами ответственности пришлём до любых оплат.
• Конфиденциальность по запросу — включая закрытый поиск без публикации вакансии.

Как рассчитывается стоимость подбора?

Индивидуально, под функционал и требования к кандидату, — расчёт вы получите в день обращения вместе со сроками и типовой формой договора.

Что произойдёт после вашего сообщения

1. Ответим в течение 2 часов в рабочее время.
2. Проведём 30-минутный бриф в удобном формате — звонок, Telegram или встреча.
3. В тот же день пришлём оценку сроков закрытия именно вашей вакансии, расчёт стоимости и типовую форму договора.

Выберите HR FREE BRAND исполнителем по этой позиции — и уже через 72 часа после заключения договора вы увидите первого релевантного кандидата на секретаря или помощника руководителя. Ваша приёмная начнёт работать на вас, а не наоборот.

На что обратить внимание при подборе

1. Нанимают «по образованию и грамотной речи» → на практике человек тонет в календаре и путает приоритеты звонков.
2. Не проверяют деловую переписку и телефонный этикет → каждое письмо от имени руководителя приходится перечитывать.
3. Молчат о реальном характере и темпе руководителя → кандидат уходит в первый же напряжённый месяц.
4. Не тестируют умение хранить информацию → внутренняя кухня компании обсуждается за её пределами.
5. Берут первого «сносного», лишь бы закрыть приёмную → через полгода ищут снова, уже со скидкой на репутацию вакансии.

Кто мы

Кадровое агентство HR FREE BRAND основано экспертом с 13+ годами в HR и подборе, из них 5 лет — на позициях HRD в компаниях от 2000 до 7000 сотрудников. Сегодня это рекрутинговое агентство полного цикла: 35+ лет суммарного опыта ключевых экспертов, 2500+ проведённых собеседований, 10+ отраслей экспертизы, 89 регионов России и СНГ. Проекты по приёмным и ассистентам ведёт лично куратор HR-BP/HRD-уровня — человек, который сам годами работал рядом с первыми лицами и знает, чем секретарь «на телефоне» отличается от референта, которому можно доверить календарь собственника.

Наша философия — «Бери на 7, давай на 10»: обещание в договоре — нижняя граница результата, а не верхняя. Берём только те проекты, в которых можем добиться результата, — и отказываемся от остальных.