Тренинг "Эффективное взаимодействие подразделений"

Мечта любого руководителя - слаженная работа всех подразделений и сотрудников, когда понятны и прозрачны зоны ответственности, нет "белых пятен" в функциях и рабочих операциях, и когда команда работает как единый организм. Но на практике даже в компаниях, где существуют регламенты, инструкции и описанные бизнес-процессы, руководитель день за днем сталкивается с одними и тем же проблемами:

• дублирование функций (все делают всё и в результате работа не сделана); 
• размытые зоны и границы функций подразделений;
• перевод подразделениями ответственности и ошибок друг на друга;
• постоянное "тушение пожаров" и работа в режиме авралов;
• постоянно повторяющиеся ошибки и упущения в работе.

Часто подразделения хорошо знают свою работу (инструкции и регламенты), но неэффективно взаимодействуют с другими подразделениями, нарушая ход технологической цепочки и думая "это не моё дело, я свою работу уже сделал". Именно в точках взаимодействия подразделений лежат причины сбоев в работе, ошибок, срывов сроков, затрат и постоянной нагрузки на руководителя бизнеса.

Я помогаю компаниям перейти от работы по инструкциям (где каждое подразделение отвечает только за свою функцию) к работе по бизнес-процессам (где на первое место выходит взаимосвязь подразделений, и вся работа является прозрачной технологической цепочкой).

Формат обучения и вовлечения сотрудников - это гарантия успешного внедрения нового подхода, лояльности и заинтересованности подразделений, отсутствия сопротивления "на местах". Сотрудники буквально влюбляются в этот подход, видят его преимущества и логику, начинают вместе работать над поиском решений и путей совместной эффективной работы.

Обучение по бизнес - процессам / взаимодействию подразделений проводится в формате семинара / творческой лаборатории и позволяет:

• изменить логику и подход к работе и внедрить концепцию "общей технологической цепочки";
• выявить и устранить типовые ошибки, проблемные и "узкие места" взаимодействия подразделений / найти решение по эффективной настройке работы;
• увидеть ключевые проблемы во взаимосвязи работы подразделений и влияние процессов передачи информации, этапов работы, определения зон ответственности на общий коммерческий результат;
• договориться и прийти в рабочему соглашению о чётком взаимодействии и зонах ответственности;
• провести экспресс-ревизию существующих регламентов и дополнить их;
• достигнуть общего понимания контрольных точек, стандартов работы.

Результат обучения для компании:

• устранение типовых ошибок, дублирования функций, выявление недостающих действий и операций для общего результата;
• вместо неработающих документов и нежизнеспособных регламентов - реальное изменение рабочих процессов и их внедрение в практику;
• изменение неэффективных сценариев работы и взаимодействия, ликвидация "узких мест";
• экономия времени и денег компании на описание и внедрение бизнес - процессов "сверху", которое не заработает без вовлеченности сотрудников;
• разрешение конфликта интересов подразделений, формирование настроя на сотрудничество подразделений вместо противостояния;
• снижение операционной вовлеченности руководителя во взаимодействие подразделений;
• внедрение крутых работающих быстрых практик типа журнала качества, метрик процессов, создания сквозных памяток и чек-листов и пр.;
• и главное - 100% готовность к документированию / оптимизации / автоматизации бизнес - процессов силами сотрудников компании.

Программа, содержание и материалы обучения  готовы и обкатаны на уже реализованных проектах. Но обучение всегда адаптируется под конкретную компанию, поэтому при подготовке предварительно запрашивается и обрабатывается следующая вводная информация:

• существующая оргструктура компании и функциональная матрица;
• перечень типовых ошибок и нарушений в работе ("лист претензий" подразделений друг к другу);
• база регламентов / инструкций / бизнес-  процессов (если есть);

К каждому обучению проводится подготовка лучших шаблонов / алгоритмов / блок-схем / практик и примеров отрасли (из "библиотеки опыта" консультанта - тренера).

Программа семинара  / творческой лаборатории "Бизнес - процессы как эффективное взаимодействие подразделений) 2 дня / 16 часов.

1. Выгоды и задачи внедрения бизнес-процессов как рабочего подхода:

- для бизнеса

- для руководителей

- для сотрудников

Почему не работают положения / должностные инструкции / регламенты отдельных подразделений. Минусы описательных регламентов.

2. Термины: бизнес-процесс и технологическая инструкция

3. Стандартные бизнес – процессов организации:

·         Маркетинг

·         Продажи

·         Производство

·         Вспомогательные (БП сопровождения)

·         Процессы управления и контроля

Совмещение регламентов компании и со стандартными бизнес - процессами.

4.  Основные термины бизнес – процесса и их практическое значение: 

Ответственный / Владелец / Формат результата / Вход процесса / Выход процесса

Как выглядит блок – схема (знаки алгоритмизации / условный оператор / переход по зонам ответственности)

5. Экспресс - ревизия основных бизнес - процессов и регламентов компании.

6. Что такое критерии результативности (формат результата) / KPI

Какие бывают KPIs. Как проверять бизнес – процесс вопросами. Как выявлять узкие места. 

7. Работа в мини-группах по выявлению узких мест / дублирования функций.

8. Разбор типовых ошибок и поиск решений для изменения бизнес - процесса. 

9. Разбор лучших отраслевых практик / сценариев бизнес - процессов.

10. Моделирование списка изменений для регламентов.

11. Разбор "дорожной карты" дальнейшего улучшения и разработки эффективных сценариев бизнес - процессов.

Преимущества:

- 15-летний опыт работы HR- и операционным директором в компаниях раличных отраслей (производство, оптовая и розничная торговля, логистика, медицина, ИТ, банки, инжиниринг, сервис, услуги b2b, образовательные услуги), глубокое понимание отраслевой специфики;

- 7-летний подтвержденный опыт бизнес -технолога, 12 реализованных проектов описания / внедрения / оптимизации бизнес - процессов, стандартизации и повышения эффективности бизнеса;

- 10-летний опыт проведения обучающих мероприятий / семинаров / тренингов / стратегических сессий / фасилитации рабочих групп;

- наличие рекомендаций и положительных отзывов Заказчиков (собственников и директоров бизнеса)

Опыт:

Реализованные проекты обучения подразделений бизнес - процессам: 

1) "Виктория сервис" (клининг / техническое обслуживание и эксплуатация зданий)

2) "Школа программистов" (дополнительное образование в ИТ)

3) "Марказит" (оптовая торговля ювелирными изделиями)

4) "РТС" (услуги b2b / сертификация)

5) "Аквасторож" (производство / оптовая торговля)

Отзывы участников тренинга (руководители структурных подразделений):

"Выявили места потери эффективности работы", "Разработали за 2 часа стандарт работы отделения и внедрили за 1 месяц" , "Наконец-то согласовали действия друг с другом", "Выяснили, кто виноват и что делать", "Поняли, что работаем по устаревшим регламентам и нужно внедрять сквозные процессы", "Разобрали типовые ситуации авралов и взаимных претензий и поняли, как это исправить"

Ресурсы:

- готовые материалы, программа, сценарий тренинга;

- наличие большой библиотеки шаблонов / алгоритмов / блок-схем / практик из 23 отраслей;

- работаю очно / дистанционно (в формате вебинара);

- гарантия конфиденциальности и соблюдения договорных обязательств