Должностные инструкции (ДИ) специалистов ПТО

ПТО должно не «вести документацию».

Должно быть понятно, кто отвечает за каждый этап её движения.

Разработка и аудит Должностных инструкций (далее ДИ) специалистов производственно-технического отдела

От формального перечня обязанностей — к понятной системе функций, взаимодействия и ответственности.

Когда каждый участник процесса понимает свою роль, документация перестаёт быть зоной «перекидывания ответственности».

Документы по объекту должны появляться не сами по себе. За каждым документом, сроком и действием должен быть понятен ответственный.

ПТО отвечает не только за «документацию»

Кто отвечает за исполнительную документацию?

Кто контролирует комплектность документов?

Кто собирает исходные данные от производства?

Кто проверяет объёмы?

Кто готовит документы для сдачи работ?

Кто взаимодействует с заказчиком и техническим надзором?

Кто отвечает за устранение замечаний?

Если в должностных инструкциях ПТО это сформулировано одной фразой - например, «ведёт техническую документацию», - значительная часть реальной работы остаётся за пределами документа.

ДИ ПТО должна описывать реальный производственный процесс, т.к. они находятся между несколькими участниками строительства:

проектирование → производство работ → ПТО → строительный контроль → заказчик / технический надзор → сдача объекта

Поэтому здесь особенно важно не просто перечислить обязанности сотрудника, а определить:

ЧТО он получает (исходные данные, проектную и рабочую документацию, сведения о выполненных работах)

ЧТО он делает (анализирует, оформляет, проверяет, систематизирует, передаёт)

ЧТО он выдаёт (документы, сведения, расчёты, отчёты, исполнительную документацию)

С КЕМ взаимодействует (производством, проектировщиками, снабжением, заказчиком, подрядчиками и другими участниками)

Почему типовая ДИ ПТО часто не работает?

Формулировки: «Ведёт исполнительную документацию», «Осуществляет техническое сопровождение строительства», «Контролирует выполнение работ» выглядят профессионально. Но они не отвечают на главные вопросы:

Какую именно документацию?

На каком этапе?

На основании каких данных?

Что проверяет специалист?

Кто предоставляет ему информацию?

Кому он передаёт результат?

Что происходит при обнаружении ошибки или отсутствия документов?

При разработке ДИ эти общие формулировки переводятся в конкретные трудовые функции.

1. Что входит в разработку

АНАЛИЗ (место ПТО в структуре, процессы, подчинённость, состав отдела, распределение функций, взаимодействия)

НОРМАТИВНАЯ БАЗА (ТК РФ, квалификационные требования, профессиональные стандарты, нормативно-техническую документацию, требования к оформлению документации, внутренние регламенты)

ФУНКЦИОНАЛ (конкретные обязанности, полномочия, ответственность, взаимодействие, квалификационные требования/знания, результаты работы).

Исполнительная документация - отдельная зона ответственности. Здесь особенно важно избежать формулировки: «Ведёт исполнительную документацию».

Вместо этого необходимо определить:

· какие документы формирует специалист;

· какие получает от производственных подразделений;

· какие данные проверяет;

· какие документы комплектует;

· какие передаёт на проверку;

· какие направляет заказчику;

· как работает с замечаниями;

· кто контролирует комплектность;

· кто отвечает за актуальность документации.

Потому что исполнительная документация это не одна операция, это последовательный процесс с несколькими участниками.

ПТО и производство: граница ответственности. Одна из основных задач при разработке ДИ - не смешать функции ПТО и производственного персонала. Например:

Производство - организует и выполняет работы на объекте

ПТО - обеспечивает предусмотренные функцией отдела процессы технической и документальной подготовки, сопровождения и оформления

Руководитель строительства - организует производственный процесс и принимает управленческие решения в пределах своих полномочий

Специалист строительного контроля -осуществляет предусмотренные ему функции контроля.

ПТО не должно превращаться в подразделение, которое «отвечает за всё».

Взаимодействие - ключевой элемент ДИ ПТО. ПТО постоянно получает информацию от других подразделений. Поэтому в ДИ важно закрепить:

ОТ КОГО поступают исходные данные

ЧТО именно должно быть предоставлено

В КАКОМ ВИДЕ передаются документы и сведения

ЧТО ДЕЛАЕТ ПТО с полученной информацией

КОМУ передаётся готовый результат

Например:прораб → ПТО → проверка/комплектование → строительный контроль → заказчик

Такая логика должна быть отражена в распределении функций между должностями.

Контроль объёмов и выполненных работ. Если такая функция входит в работу конкретного специалиста, ДИ должна отражать её конкретно.

Например:

· получение данных о выполненных работах;

· сопоставление с проектными решениями;

· работа с объёмами;

· подготовка документов;

· выявление расхождений;

· взаимодействие с ответственными лицами;

· внесение необходимых корректировок.

При этом важно отделить: проверку документации от фактического производственного контроля работ на объекте.

Это разные функции и разные зоны ответственности.

Работа с замечаниями. Отдельно анализируем процесс: замечание → фиксация → передача ответственному → устранение → получение подтверждения → проверка → закрытие

В ДИ необходимо определить роль конкретного специалиста на каждом этапе, если соответствующая функция входит в его трудовую функцию.

2. Аудит действующих ДИ ПТО

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ (отражает ли ДИ реальную работу специалиста)

ПОЛНОТА (все ли существенные функции ПТО закреплены)

РАЗГРАНИЧЕНИЕ (не смешаны ли функции ПТО, производства, строительного контроля, сметного отдела и руководителя проекта)

ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ (понятно ли, кто и на каком этапе отвечает за её подготовку и движение)

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ (закреплены ли необходимые связи между подразделениями)

КВАЛИФИКАЦИЯ (корректны ли требования к образованию, опыту и знаниям)

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОРРЕКТНОСТЬ (соответствует ли ДИ применимым требованиям законодательства и нормативной базы)

3. РЕЗУЛЬТАТ:

ПРИ РАЗРАБОТКЕ - готовые должностные инструкции ПТО, сформированные под реальную структуру и процессы компании

ПРИ АУДИТЕ - отчёт с выявленными проблемами и рекомендациями по каждой инструкции

ПРИ АУДИТЕ + АКТУАЛИЗАЦИИ - Аудит → выявление проблем → рекомендации → готовая новая редакция ДИ.

Не просто список замечаний, а документ, который можно использовать в работе.

4. С какими должностями ко мне приходят:

Руководство

· Начальник/Руководитель ПТО

· Заместитель начальника ПТО

Инженерный состав

· Инженер ПТО

· Ведущий инженер ПТО

· Инженер по исполнительной документации

· Инженер по подготовке производства

· Инженер по техническому сопровождению

· Инженер по сметной работе

Специалисты

· Специалист по исполнительной документации

· Специалист по подготовке документации

· Специалист по работе с проектной документацией

· Архивариус технической документации

Состав должностей определяется структурой конкретной компании.

Мой подход

Я не начинаю с шаблона инженера ПТО, а сначала разбираю как устроен ПТО → какие процессы он сопровождает → откуда получает информацию → что формирует → кому передаёт → где заканчивается его ответственность. После этого формируется ДИ.

Поэтому в документе отражается не абстрактный «инженер ПТО», а конкретная роль специалиста в системе управления строительством.

Опыт:

В работе с должностными инструкциями я соединяю три уровня:

ПРАВО (ТК РФ,квалификационные требования, профессиональные стандарты и иные применимые нормы)

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ДИ, ЛНА и кадровые процессы)

РЕАЛЬНАЯ РАБОТА КОМПАНИИ (производство, ПТО, проектирование, снабжение, строительный контроль, заказчик и другие участники процесса)

Поэтому задача - не просто написать инструкцию инженеру ПТО, а определить его реальное место в системе строительства и закрепить его трудовую функцию юридически корректно и понятно.

Форматы работы

РАЗРАБОТКА - ДИ ПТО с нуля

АУДИТ - Проверка действующих ДИ с выявлением юридических и функциональных проблем

АУДИТ + АКТУАЛИЗАЦИЯ - Анализ существующих инструкций и подготовка готовых новых редакций

КОМПЛЕКСНЫЙ ПРОЕКТ - Разработка ДИ для всего ПТО с одновременным разграничением функций между: ПТО ↔ производство ↔ проектирование ↔ строительный контроль ↔ снабжение ↔ руководство проектом.